Sådan opretter du tilgængelige word-dokumenter

Mange mennesker - især de med handicap - brug speciel software og enheder, herunder skærmlæsere, for at få adgang til computere og læsemateriale. Uanset om det er skrevet til forretnings- eller akademiske formål, er det en god ide at sikre, at dine Word-dokumenter er tilgængelige for dette publikum. Der er nogle enkle designprincipper og trin til at tage skriftligt Word-dokumenter for at sikre, at alle kan få adgang til dem.

BEMÆRK: Mens skærmbilledet og specifikke menuer, der er beskrevet nedenfor, er fra Microsoft Word, gælder de generelle principper for at oprette tilgængelige Word-dokumenter med enhver tekstbehandlingssoftware.

Trin

Billede med titlen ved hjælp af stilarter i word.jpg
Billede med titlen ved hjælp af stilarter i word.jpg
1. Brug overskrifter og dokumentformater til at oprette en navigabel struktur. Fordi skærmlæsningssoftware (herunder købte softwareindstillinger til Windows-computere, samt Apples VoiceOver-funktion), læser højt, der er synligt på skærmen, ved hjælp af stilarter er nyttigt, fordi det giver din dokumentstruktur. Skærmlæsningssoftware vil bruge lyd til at fortælle, om en bestemt del af teksten er en titel, overskrift, underposition eller normal / kropstekst. Dette giver brugerne mulighed for at lave logisk følelse af dokumentet og at springe til visse overskrifter og emner. For at softwaren skal gøre dette, skal dokumentets forfatter gøre disse forskelle klare! Ellers vil hele dokumentet læses som en stor del af "normal" kropstekst.
  • Brug mindst de vigtigste stilindstillinger: titel, overskrift (med nummererede niveauer) og normal.
  • Sørg for at identificere dine overskrifter i den rigtige rækkefølge. Dette hjælper med at skabe et let at forstå system for nogen, der navigerer på din tekst. For eksempel kan du tildele din papirtitel den Titel stil, brug Overskrift 1 Stil til dine hovedafsnit, brug Overskrift 2 til dine underafsnit, og så videre.
  • Sørg for, at du ikke springer over overskriftsniveauer. Nest dine overskrifter, så deres stilnumre svarer til deres hierarki (jeg.E. Gå ikke fra 1 til 3 eller brug 3 til din hovedtitel og 1 til dine undertekster - sørg for 1 er den største overskrift, derefter 2, derefter 3 osv.).
  • Husk at du kan tilpasse, hvordan dine stilarter ser uden at påvirke tilgængeligheden. Du er velkommen til at skifte skrifttyper, størrelser og farver. Bare sørg for, at hver overskrift eller stykke tekst er "mærket" med den rigtige stil etiket, så skærmlæsere kan identificere det.
  • For længere dokumenter skal du overveje at bruge Words indbyggede indholdsfunktionsfunktion. Dette bruger automatisk dine overskrifter til at oprette en tilknyttet indholdsfortegnelse, der kan gøre navigering af dit dokument lettere for alle læsere.
  • Billedet med titlen Opret tilgængelige Word Documents Trin 2
    2. Brug alt tekst. Folk med synshandicap, uanset om de er blinde eller har delvis syn, kan miste, hvis du bruger mange billeder, diagrammer, figurer, fotografier eller clipart i dine dokumenter. Dette betyder ikke, at du skal springe over disse funktioner - du skal bare tilføje nogle alternative (eller "Alt") tekst eller billedtekster for at forklare, hvad de er. Skærmlæsningssoftware vil læse alt tekst eller billedtekster højt for at sikre, at brugerne med synshandicipper ikke går glip af.
  • For at tilføje Alt-tekst, start med højreklik på dit billede.Gå til Format billede billede og så Alt tekst. Skriv en simpel, men fuldstændig beskrivelse af billedet eller anden visuel funktion i titlen og / eller beskrivelsesboksen (afhængigt af længden) og klik på OK.
  • Billedet med titlen Opret tilgængelige Word Dokumenter Trin 3
    3. Sørg for, at tabellerne er tilgængelige. Tabeller er gode til at organisere data og oplysninger, men når de læses af en skærmlæser, kan de være forvirrende. At holde disse principper i tankerne kan gøre dem mere tilgængelige:
  • Brug klare og udpegede kolonneoverskrifter. Ligesom du bruger stiloverskrifter i hele din tekst, skal du bruge kolonneoverskrifter til at gøre dine tabeller konsistent og nemme at navigere. Sørg for at under Table muligheder, Du vælger Header ROW så skærmlæsere vil identificere den øverste række som kolonneoverskrifter.
  • Gør borde så enkle og logiske som muligt. Hvis det er muligt, undgå at have fusionerede eller splitte celler kun i bestemte kolonner eller rækker, fordi dette vil være forvirrende, når indholdet læses højt. Hold dig til en standard, jævnt lagt ud format.
  • Prøv at få dine tabeller læst logisk fra venstre til højre og øverst til bund (hvis du arbejder på engelsk). For at få en bedre ide om, hvordan en skærmlæser vil navigere på dit bord, skal du bruge TAB-tasten på tastaturet for at kontrollere den rækkefølge, at markøren går gennem dine kolonner og rækker.
  • Brug af Alt-tekst til borde, samt billeder og diagrammer, kan også hjælpe.
  • Billedet med titlen Opret tilgængelige Word Documents Trin 4
    4. Brug meningsfuld hyperlink tekst. Hvis du bare kopierer og indsætter en lang URL i dit dokument, vil skærmlæseren forsøge at læse hvert bogstav - hvilket kan være en smerte. En bedre tilgang indebærer at bruge meningsfuld hyperlink-tekst.
  • Når du vil tilføje et hyperlink, højreklik på linjen, hvor du vil have linket og vælge til Hyperlink (eller gå til Indsættes og så Hyperlink).
  • Kopier eller skriv webadressen i adressen eller link til tekstboks.
  • Inkludere en simpel men meningsfuld beskrivelse under Skærm eller tekst til display. Dette er den skrivning, der rent faktisk vil være synligt i dit dokument, og når det klikkes, vil det tage læseren til webadressen til webadressen.
  • Billedet med titlen Opret tilgængelige Word Documents Trin 5
    5. Undgå at bruge tomme mellemrum eller linjer for at oprette formatering eller plads. Hvis du har tendens til at ramme "Tab" eller "Gå ind" igen og igen for at skabe formatering du vil have, prøv at sparke vanen. Høre en flok hvidt rum (identificeret af en skærmlæser som "blank") kan være irriterende og kan give brugerne handicappede det indtryk, som dokumentet er afsluttet.
  • Brug i stedet dokumentformatering. Stole på indrykning, linjeafstand og stilarter for at skabe den effekt, du ønsker.
  • For at oprette ekstra plads efter linjer uden at trykke på ENTER, højreklik og gå til Afsnit. Under Afstand, Juster ovennævnte før, efter og line spacing som ønsket for at få det layout, du vil have.
  • En måde at kontrollere, hvordan dit dokument kan "se" til en skærmlæser, er at vælge indstillingen til Vis alle ikke-udskrivnings tegn Så du kan se afsnittet Symbol, der vises, hver gang du rammer Enter-tasten og den prik, der vises hver gang du rammer mellemrumstasten. Ideelt set bør disse kun vises, når du virkelig stopper et gammelt ord eller et afsnit og starter en ny. De burde ikke være der, når du bare vil oprette ekstra plads.

  • Billedet med titlen Opret tilgængelige Word Documents Trin 6
    6. Undgå flydende objekter. Når du tilføjer billeder, diagrammer eller andre objekter, skal du være forsigtig med din tekstindpakning. Hvis du bruger flydende objekter, kan skærmlæsningssoftware ignorere dem helt eller læse deres Alt-tekst i den forkerte rækkefølge.
  • I stedet skal du bruge "TOP og BOTTOM" eller "i overensstemmelse med tekst" tekst-indpakningsmuligheder.
  • 7. Sørg for at give alternativer til lydindhold. Hvis du har lydklip eller videoer, der kan være utilgængelige for personer, der er døve, skal du prøve at levere lukkede billedtekster eller transkripter for at sikre, at de også kan få adgang til dette indhold.
  • Billedet med titlen Opret tilgængelige Word Dokumenter Trin 8
    8. Skriv og design med alle former for brugere i tankerne, afhængigt af dit publikum. Nogle brugere kan have kognitive nedskrivninger og drage fordel af klart sprog. Nogle kan have farveblindhed eller andre synshandicap, der gør lavt kontrast tekst, der er vanskelig at adskille fra baggrunden. Nogle brugere, der stoler på skærmlæsere, bliver nødt til at lytte til hver del af dit dokument, nogle gange igen og igen. Hvis du har unødvendigt indhold, så prøv at udrydde det ud. Vær grundigt med dit indhold, men hvis det er muligt, bliv simpelt i din tilgang.
  • Hold titler kort, især hvis de ofte virker.
  • Hvis du bruger farve, skal du undgå at sætte meget lignende farver på toppen af ​​hinanden. Kontrast gør det lettere at læse for alle, især dem med synshandicap.
  • Ikke stole på farvekodning alene. For brugere, der ikke kan opfatte farve eller bruger skærmlæsere, skal du sørge for, at oplysninger formidles på flere måder, ikke kun gennem tekstens farve. For eksempel undgå en lang liste over genstande, hvor rød tekst betyder en ting og blå en anden.

    • Video

    Ved at bruge denne service kan nogle oplysninger deles med YouTube.

    Tips

    Hold dit publikum i tankerne. Du behøver måske ikke at ramme alle en af ​​disse trin for at lave et dokument, der virker for dit publikum, men at anvende disse grundlæggende principper kan hjælpe med at sikre, at dit dokument vil være tilgængeligt for et bredere udvalg af mennesker.
  • Hvis tilgængeligheden er vigtig for et givet projekt, spørg nogen med et handicap eller med viden om skærmlæsere og anden hjælpeteknologi til "prøve" Dit dokument ud og giver dig feedback.

    • Advarsler

    Ikke alle metoder til at oprette PDF-filer medfører virkelig tilgængelige dokumenter. Sørg for at undersøge din, fordi ellers det omhyggelige arbejde, du har gjort i Word, kan være ubrugeligt, når du konverterer dokumentet til en PDF.
    Del på sociale netværk :
    Lignende