4 måder at skabe et effektivt PowerPoint

Er du bange for, at dit PowerPoint vil sætte dit publikum til at sove? Eller at du kun starter din præsentation for at indse halvdelen af dine dias er meningsløse? Du har sikkert sat igennem din fair andel af kedelige powerpoints, og nu er du fastslået, at din præsentation bliver bedre. Med et par nemme tweaks kan du have et effektivt powerpoint, at dit publikum vil finde hjælpsomme og engagerende.

Trin

Metode 1 af 4:

Oprettelse af dit indhold

1. Skriv din tale ud, før du begynder at lave PowerPoint. Det er svært at lave en præsentation, hvis du ikke ved, hvad du planlægger at sige. Brainstorm hvad du planlægger at sige og bryde det i klumper. Så lav en oversigt eller jot ned noter for dig selv. Du kan endda oprette et kort script.

Brug din disposition eller noter til at hjælpe dig med at bestemme, hvad der skal medtages i dine dias.

Billedet med titlen Opret et effektivt PowerPoint Trin 10

2. Skræddersy oplysningerne for at passe til dit publikum. Du ville sandsynligvis skabe meget forskellige præsentationer for en klasse af gymnasieelever i forhold til en gruppe af virksomhedsledere, selvom emnet er det samme. Overvej gennemsnitsalderen og baggrunden for dine publikums medlemmer, når du skriver dine dias. Præsentere dine ideer på en måde, der nemt vil fordøjes for dem.

Hvis dit publikum vil have mindre baggrundskendskab om dit emne, skal du undgå at bruge jargon og bruge lidt mere tid til at forklare koncepter, de har brug for til at forstå.

Hvis du taler til folk, der kender meget om dit emne, behøver du sandsynligvis ikke at medtage så meget baggrund og kunne være okay at bruge nogle fælles jargon.

For et publikum med blandet baggrunde kan du inkludere en lille baggrundsinformation efter behov, men kan holde det minimalt, så meget kyndige publikumsmedlemmer ikke kede sig.

Billedet med titlen Opret et effektivt PowerPoint trin 11

3. Medtag kun væsentlige oplysninger for at forbedre læsbarheden. Du vil nok give dit publikum med så meget information som muligt, men de vil kæmpe for at læse dias, der er proppet med tekst. Du skal ikke bekymre dig om at skrive fulde sætninger eller notere ud hver eneste detalje. Bare inkludere højdepunkterne, som dine hovedpunkter, data og nøglebegreber.

Lad os sige, at du giver en præsentation, der forklarer resultaterne af en undersøgelse, du udførte på en lokal park. Dit dias kan omfatte punktpunkter, der siger, "Undersøgelse udført over 3 måneder", "kun voksne inkluderet," "62% vil have nyt legepladsudstyr," og "32% vil have en stænkplade installeret."

Din præsentation bør ikke indeholde alt, hvad du planlægger at sige.

Billedet med titlen Opret et effektivt PowerPoint Trin 4

4. Begræns dig til 5 linjer med tekst pr. Slide med op til 6-8 ord pr. Linje. Du vil have dit publikum til at lytte til, hvad du siger, ikke læse afsnit af oplysninger på dine dias. Dine længste dias skal hætte på 5 linjer, med de fleste af dine dias med 2 til 4 linjer af tekst. Vælg dine ord omhyggeligt, så publikum kun ser det, de har brug for at huske fra din præsentation.

Det betyder, at dine dias burde ikke have mere end 40 ord på dem.

Metode 2 af 4:

Design af din præsentation

1. Anvend en konsekvent skabelon, der har en minimalistisk farveskema. Ikke stress for meget om dit tema. Du behøver ikke en kompliceret farvepalet eller et unikt design for at skabe en engagerende powerpoint. De fleste mennesker kan lide et simpelt format, der er let på øjnene. Vælg en skabelon, der indeholder 2-3 farver og et simpelt design.

Når du åbner en ny PowerPoint-præsentation, åbnes fanen Skabelon automatisk. Du kan vælge en featured skabelon eller søge efter en bestemt stil. Det er bedst at indstille en skabelon, før du gør noget andet, da du ændrer din skabelon, kan du flytte placeringen af eksisterende tekst og billeder.
For eksempel kan du vælge en skabelon, der har en simpel kant og bruger et farveskema af sort og gul eller maroon og hvid. Hvis du repræsenterer en organisation, kan du bruge deres farver.
PowerPoint-præsentationer er typisk i landskab, så det er generelt bedst ikke at skifte din diasorientering til portræt.

Billedet med titlen Opret et effektivt PowerPoint trin 2

2. Vælg kontrastfarver til baggrund og tekst til læsbarhed. Valg af de forkerte farver kan gøre dine glider svært at læse. Hvis din baggrund er en mørk farve, skal du vælge en lys farve til din skrifttype. Hvis du bruger en lys farve til din baggrund, skal du gå med en mørk skrifttype. Brug de samme farver på alle dias.

Det er normalt okay at bruge standardfarverne til det tema du vælger. Du kan dog beslutte at ændre dem, hvis teksten blander sig ind i baggrunden.

Du kan ændre farverne ved hjælp af farveboksen på værktøjslinjen øverst på skærmen.

For eksempel kan du bruge hvid tekst på en maroon baggrund eller sort tekst på en hvid baggrund. Generelt er lys tekst på en mørk baggrund nemmest at læse.

Brug altid solid baggrunde. Udskrifter og design kan se godt ud, men de gør det sværere for dit publikum at læse din tekst.

Brug aldrig rød og grøn sammen eller blå og gul sammen, da folk, der er farveblind, ikke vil kunne læse materialet.

Billedet med titlen Opret et effektivt PowerPoint Trin 3

3. Vælg en klar, læselig skrifttype til dine overskrifter og kropstekst. Det er okay at bruge en enkelt skrifttype til hele din præsentation, men du foretrækker måske at bruge en overskrift skrifttype til dine dias titler og en tekst skrifttype til oplysningerne i kroppen af dine dias. Imidlertid modstå trangen til at bruge flere skrifttyper til forskellige typer oplysninger, da det kan få din præsentation til at se uprofessionel ud og kunne forvirre publikum.

Ligesom med farverne kan du beslutte at bruge de standard skrifttyper, der følger med det tema, du vælger. Sørg dog for, at skriftstørrelsen ikke er for lille.

Du vil se drop-down menuer til skrifttypestil og skriftstørrelse langs værktøjslinjen øverst på skærmen. Klik på menuen for at vælge den ønskede stil og størrelse.

Sans Serif Fonts som Arial og Helvetica er det nemmeste at læse i et diasshow, så de er en god mulighed. Du kan måske bruge Arial til dine titler og Helvetica til din kropstekst.

Brug ikke en sjov eller dum skrifttype, som tegneserie. De kan gøre dit powerpoint mindre effektivt ved at underminere din besked.

4. Indstil din skrifttype mellem 24 pt og 48 pt, så det er synligt. Når du ser på din præsentation på en computerskærm, ser en lille skrifttype godt ud. Men når din præsentation projiceres på en skærm, kan skrifttypen være for lille for det meste af dit publikum at læse det. Sæt altid din skrifttype til mindst 24 pt, så folk kan se din tekst, og brug den samme skriftstørrelse til alle dine dias.

For at se, om du skrifttyper er stor nok, stå omkring 6 fod (1.8 m) væk fra din computerskærm og se, om du kan læse skrifttypen.

Overvej, hvor mange mennesker der vil være i dit publikum, når du sætter skrifttypen. Hvis du giver en præsentation i et lille konferencelokale, vil en 24 pt skrifttype sandsynligvis se godt ud. Men hvis du præsenterer i et stort auditorium, skal du muligvis gå med en 48 pt skrifttype.

Billedet med titlen Opret et effektivt PowerPoint trin 5

5. Juster din tekst til venstre, så det er nemt at læse. Mens der ikke er nogen regel, som du ikke kan centrere din tekst, er det generelt lettere for dit publikum at læse tekst, hvis det er justeret til venstre. Denne vej kuglepunkter vil rette op pænt. Hvis du vil have din tekst i midten af siden, skal du blot formulle størrelsen på din tekstboks og bruge musen til at flytte boksen i midten af diaset.

Du kan også udfylde tomt plads på dit dias med et billede.

Billedet med titlen Opret et effektivt PowerPoint trin 6

6. Brug fed eller forstørret tekst til titler eller nøglefakta. Det er okay at springe over dette, men du kan have nogle point eller data, du vil fremhæve i din præsentation. Hvis ja, gå videre og modig den tekst eller forstørre den lidt, så det skiller sig ud. Bare vær sikker på at bruge dette minimalt, så publikum erkender, at den fremhævede tekst er vigtig.

Som et eksempel kan du være modig statistikker, du bruger i din præsentation. Du kunne skrive, "op til 64% af eleverne forbedrede deres testresultater."

På samme måde kan du bruge den til at fremhæve specifik formulering, f.eks. "Flertal Meget tilfreds med Park Services."

Billedet med titlen Opret et effektivt PowerPoint trin 7

7. Vælg en grundlæggende diasovergang, der ikke er distraherende. Du har så mange sjove overgange at vælge imellem og kan være fristet til at få dine dias flyve i, forsvinde eller spinde, når du klikker på næste dias. Men publikums medlemmer finder dette irriterende efter et par dias, og det kan distrahere fra din besked. I stedet vælg en enkelt, enkel overgang til at gå fra slide-til-slide.

Du kan vælge og ændre overgange ved at klikke på fanen Overgang langs toppen af skærmen. Når menuen åbnes, skal du klikke på den overgang, du vil prøve at se en forhåndsvisning.

Fade-overgangen er en god mulighed. Når du klikker på næste dias, vil din nuværende side fade væk for at afsløre det nye dias.

Du kan også prøve dækningsovergangen, hvor det nye dias ser ud til at bevæge sig foran det gamle dias.

Billedet med titlen Opret et effektivt PowerPoint Trin 8

8. Begræns animationer og lydeffekter for et mere professionelt udseende. Du har sikkert set præsentationer, hvor ord hoppede på skærmen eller en klokke ringede, når diaset ændrede sig. Din præsentation vil dog være mere effektiv, hvis du holder dit design simpelt. Brug kun disse funktioner, hvis du vil markere et bestemt dias eller et stykke information.

Du kan muligvis bruge animationer på et enkelt dias, der er super vigtigt for din præsentation. Hvis du f.eks. Bruger et diagram til at præsentere nogle data, kan du inkludere en lydeffekt lige på chartlyset.

Metode 3 af 4:

Sætter dit indhold på dine dias

1. Planlægger at bruge ca. 1 minut på hvert dias. Du vil ikke ændre slides for ofte, fordi dit publikum kan miste fokus. Generelt har du brug for ca. 1 dias for hvert minut af din præsentation. Medtag lige nok information på hvert dias for at udfylde det øjeblik.

Mængden af info, du har brug for på hvert dias, afhænger af, hvad du planlægger at sige. Overvej, hvor meget forklaring du vil give om hvert punkt for at hjælpe dig med at bestemme, hvor meget information der skal medtages på hvert dias.
Du behøver ikke bruge præcis 1 minut på hvert dias, men brug dette som en grov retningslinje. Det er okay at bruge 45 sekunder på 1 dias og 90 sekunder på en anden. Prøv dog at undgå dias, som du kun bruger 20 til 30 sekunder på.
Du risikerer at miste dit publikums opmærksomhed hver gang du skifter dias, så du ikke vil gøre det for ofte.

Billedet med titlen Opret et effektivt PowerPoint Trin 13

2. Minimer din brug af tegnsætning, fordi den klipper dit dias. Du er sandsynligvis bekymret for at bruge dårlig grammatik i din præsentation, men et PowerPoint er anderledes end et essay eller rapport. Du skal ikke bekymre dig om at sætte kommaer eller perioder i slutningen af kugle lister. Forsøg desuden at reducere eventuelle lange sætninger, så de ikke behøver tegnsætning. Det er helt okay at have sætningsfragmenter i et powerpoint.

Hvis du bruger en masse tegnsætning, har du sandsynligvis for meget information på dine dias. Gå tilbage og se, hvad du kan skære ud for at komme ned til de væsentlige.

Billedet med titlen Opret et effektivt PowerPoint Trin 15

3. Brug ikke alle hætter undtagen i titler. Du tror måske at kapitalisere et helt ord eller en sætning understreger betydningen af ordene, men det er sværere for dit publikum at læse tekst, der er i alle hætter. Derudover opfatter folk typisk kapitaliseret tekst som råbe. Brug sætning taske til alle dine blok tekst på diasene, så de er nemme at læse.

Husk, du kan altid dristige vigtige ord for at henlede opmærksomheden på dem.

Billedet med titlen Opret et effektivt PowerPoint Trin 14

4. Brug en kugle liste til at præsentere nøglepunkter. Bullet lister er brød og smør af en PowerPoint-præsentation. De fleste af dine dias vil bestå af kugle lister over ord og sætninger. Prøv at medtage omkring 2-4 nøglepunkter pr. Slide.

Hvis du sammenligner eller kontrasterer et emne, kan du oprette 2 kolonner på dit dias. Ideelt set begrænse hver kolonne til 3-4 punktpunkter, så det er stadig nemt at læse.

5. Vis data i diagrammer eller grafer, så det er nemt at forstå. Det er okay, hvis din præsentation ikke har nogen diagrammer eller grafer, men brug dem, hvis du kan. Et godt diagram eller graf vil øge professionalismen i din præsentation, og du kan nemt oprette dem i PowerPoint. Dedikerer et fuldt dias til et diagram eller en graf, hvis du bruger en.

For eksempel kan du bruge et stregdiagram til at repræsentere salget stigende eller et cirkeldiagram for at repræsentere støtte til en position.

Brug ikke mere end 4 farver på et diagram, fordi dit dias vil se for travlt.

Billedet med titlen Opret et effektivt PowerPoint Trin 16

6. Omfatter billeder af høj kvalitet eller clip-art for at afbalancere diasene. Hvis du vil blænde dit publikum, skal de fleste af dine dias indeholde et billede. Vælg billeder, der illustrerer eller repræsenterer dine ideer. Placer dem modsat din tekst eller i det negative rum på dit dias. Brug dine billeder til at illustrere, hvad der er i dine dias eller udskifte tekst.

Brug 1 eller 2 billeder pr. Slide, men brug ikke mere end 2.

Kontroller, at dine billeder vil se godt ud, når de projiceres på en skærm.

Brug ikke billeder, der ikke svarer til din tekst, fordi de kan forvirre dit publikum. For eksempel kan du bruge et billede af en picnic, hvis du giver en præsentation om parker, men det samme billede ville være forvirrende, hvis du taler om sundhedspleje.

Pas på, når du bruger clip-art. Grundlæggende clip-art kan se forældet til nogle publikumsmedlemmer, så brug kun kvalitetsbilleder.

Billedet med titlen Opret et effektivt PowerPoint Trin 17

7. Embed eventuelle videoer, du bruger, så de er nemme at se. Du behøver ikke bruge en video i dit PowerPoint, så du ikke bekymre dig om dette, hvis du ikke allerede har planer om at bruge en. Du vil dog måske bruge en video til at understøtte dine ideer eller illustrere et punkt. Hvis så, Embed det i PowerPoint så det vil nemt spille under din præsentation. På denne måde behøver du ikke at klikke ud af dit PowerPoint for at vise videoen.

Lad os sige, at du laver en præsentation om spillet Macbeth. Du kan planlægge at bruge filmklip af vigtige scener under din præsentation. Embedding dem vil gøre det nemt at spille klippet, mens du stadig er i præsentationstilstand.

Metode 4 af 4:

Afslutning af dit PowerPoint

1. Korrekturlæse din præsentation for at kontrollere for stavefejl og typografier. Alle laver fejl, så altid korrekturlæse, hvad du skriver, før du frigiver det i verden. Klik gennem dine dias i præsentationstilstand, så du kan se, hvordan de vil se til dit publikum. Gå gennem hvert dias for at sikre, at titel og blok tekst er alle korrekte.

Sørg for at rette op på eventuelle fejl.
Hvis du kan, spørg en person, du stoler på at korrekturlæse præsentationen, så godt. De kan fange fejl, som du ikke ser med det samme.

Billedet med titlen Opret et effektivt PowerPoint Trin 19

2. Øv din tale, mens du flytter dine glider frem og tilbage. Dette lyder dumt, men du kan blive trukket op under din præsentation, når det er på tide at skifte dias. Kør gennem din præsentation et par gange for at sikre, at du kan klikke igennem gliderne glat. Se ikke på dine dias, mens du giver din præsentation, da det gør publikum føles, at du læser til dem. I stedet henvises til et script eller noter, hvis du ikke kan recitere din tale fra hukommelsen.

Øv din tale foran et spejl eller film selv, så du kan foretage de nødvendige forbedringer. Derudover er du selv, hvis du har en tidsbegrænsning.

Det er vigtigt at gå både frem og tilbage, fordi du måske har publikum medlemmer beder dig om at gå tilbage. På samme måde kan du ved et uheld springe over et dias, mens du klikker fremad.

Billedet med titlen Opret et effektivt PowerPoint Trin 20

3. Kontroller, at du kan se teksten fra langt væk, hvis det er muligt. Du har allerede gjort alt, hvad du kan for at sikre, at din præsentation er perfekt, men du kan stadig finde dig selv med sløret dias. Hvis du kan, skal du gennemgå dit PowerPoint på projektorskærmen, før du giver din præsentation. Dobbeltklik på, at dine dias er nemme at læse selv fra bagsiden af rummet. Hvis du ikke kan se dem, så prøv at øge skrifttypen eller for at forstørre projektionen.

Prøv ikke at bekymre dig, hvis du ikke kan tjekke din præsentation på forhånd. Din præsentation vil sandsynligvis være fint.

Billedet med titlen Opret et effektivt PowerPoint Trin 21

4. Fjern tekster eller billeder, der er svært at se på projektorskærmen. Nogle gange bliver et billede, der ser perfekt ud på din computerskærm, til en sløret blob, når du projicerer det på en skærm. Tilsvarende kan teksten være let at læse på din computer, men kan køre sammen i præsentationstilstand. Hvis du har problemer med at læse noget på dit dias, skal du slette det. Prøv at erstatte det, hvis du har tid, før du er planlagt til at give præsentationen.

Det er bedre at have tomme plads på dit dias end at have billeder eller ord, som dit publikum kan ikke læse. De vil sandsynligvis blive distraheret forsøger at lave ud, hvad der er på diaset.

Billedet med titlen Opret et effektivt PowerPoint Trin 22

5. Spørg en person, du stoler på for at se dit PowerPoint og give feedback. I de fleste tilfælde behøver du ikke bekymre dig om dette. Du kan dog have ekstra feedback om en meget vigtig præsentation. Kig efter en person, der ligner din publikum demografi. Vis dem din præsentation og se, hvad de synes.

For eksempel lad os sige, at du bliver en keynote højttaler på en fundraiser. Dette er en temmelig vigtig præsentation, så du vil måske have nogen til at tjekke det ud på forhånd. Du vil dog sandsynligvis ikke have brug for feedback om hver håndpræsentation, du giver.

Hvis personen giver konstruktiv kritik, der giver mening for dig, kan du måske revidere dit PowerPoint.