Hvordan man professionelt udtrykker skuffelse

Hvis nogen skuffer dig eller noget skuffende skuffer til dig, er det helt normalt at føle sig ked af det, frustreret eller ligefrem vred. Men ofte er det bedste svar at være rolig og indsamlet, så du kan stemme dine bekymringer og skuffelser professionelt. At udtrykke dig selv professionelt er ikke svært at gøre, hvis du holder et køligt hoved og opretholder din ro. Uanset om du vælger at kommunikere din frustration via e-mail, brev eller personligt, handler det om at bruge det rigtige sprog og gennemføre dig korrekt.

Trin

Metode 1 af 3:

Sende en professionel email

1. Brug e-mail til at udtrykke skuffelse over et arbejdsrelateret problem. Hvis du er skuffet over en kollega eller leder, er e-mail en fantastisk måde at udtrykke din skuffelse på, samtidig med at du holder en digital rekord i tilfælde af at fremtidige problemer opstår. Du kan også sende en email, hvis du er slået ned for en potentiel jobmulighed.

En email er også en god måde at kommunikere din skuffelse til din chef, hvis de nægtede en anmodning om noget som en ferie eller en ide, som du foreslog.
Selvom det kan skade dine følelser, er det altid en god ide at sende en opfølgende email efter at være blevet afvist for et job.

Billede med titlen Express skuffelse professionelt trin 2

2. Skriv en kort og direkte emnelinje, hvis du udarbejder en original e-mail. Være kortfattet og tydeligt angive, hvad e-mailen handler om i emnelinjen. Undgå at bruge en lang sætning eller uhøfligt sprog for at få din e-mail til at blive mere professionel, så modtageren tager det mere alvorligt. Vælg et emne, der ikke er længere end 5 ord og skriv det i emnelinjen i e-mailen.

For eksempel, hvis du skriver en email til en kollega om en savnet deadline, kan du inkludere en emnelinje, der ligner, "savnet forsendelsesfrist."

Bemærk: Hvis du svarer på en e-mail, f.eks. En e-mail, der meddeler dig, at du blev slået ned for et potentielt job, svarer du på den oprindelige e-mail i stedet for at komponere en ny, så du har en organiseret post af din korrespondance.

Billede med titlen Express skuffelse professionelt trin 3

3. Start din email med en professionel hilsen for at indstille tonen. Åbn din email med en formel hilsen, så det er klart fra starten, at din email er professionel. Vælg en hilsen, der passer til dit forhold til personen. For eksempel, hvis du er på fornavn med en leder ved navn Matthew Smith, kan du starte din e-mail som "Kære Matt."

Hvis du har et meget åbent og afslappet forhold til modtageren, kan du sige noget som, `Hey Matt."

Hvis du skriver en email til en person, du aldrig har mødt, start med `til hvem det kan vedrøre."

For gruppe e-mails med flere modtagere, som du vil adressere, skal du blot sige, "alle."

Billede med titlen Express skuffelse professionelt trin 4

4. Tilføj et kort behageligt at holde den e-mail-venlige. Når du har hilst på modtageren, skal du gøre den første linje af din e-mail kort til side eller behagelig udveksling, der viser, at du er venlig men professionel. Hold det kort og gå ikke over 2 eller 3 linjer med lille snak, før du kommer til kødet af din email.

Prøv at starte med noget som, "Jeg håber du har det godt" eller "Jeg håber, at denne email finder dig godt."

Hvis dit forhold er afslappet med personen, kan du nævne en personlig detalje som: "Jeg håber du havde en god tid på koncerten i sidste weekend."

Billede med titlen Express skuffelse professionelt trin 5

5. Angiv din skuffelse tydeligt i e-mailens krop. Når du har sat scenen til din email med en hilsen og et kort behageligt, får du ret til at udtrykke din skuffelse. Fortæl dem klart, hvordan du føler, men hold dit sprog formelle og undgå at bruge sarkasme, trusler eller profanity, så du ser ud som professionel som muligt. Angiv alle dine klager og hold kroppen på din email til 1 afsnit, hvis det er muligt, så e-mailen er fokuseret på emnet ved hånden.

For eksempel, hvis du blev slået ned for et potentielt job, kunne du sige noget som: "Jeg er ked af at høre, at du besluttede at gå i en anden retning. Jeg glædede mig til muligheden, så jeg er skuffet over beslutningen om at ansætte en anden."

Hvis du skriver til en kollega eller medarbejder for at udtrykke din skuffelse, kan du sige noget som: "Det er meget opmærksom på, at visse politikker og procedurer ikke er blevet fulgt korrekt. Politikkerne eksisterer af en grund, så det er skuffende at lære, at de er blevet ignoreret."

Billede med titlen Express skuffelse professionelt trin 6

6. Hold dit sprog og tone respektfuldt i hele e-mailen. Brug formelt og respektfuldt sprog til klart at formidle din skuffelse uden at gøre modtageren til at føle, at du personligt angriber dem. Forestil dig, hvordan skrivningen ville blive opfattet, hvis det blev læst af en anden eller hvis det gik offentligt og håndværk din skrivning for at være en professionel repræsentation af dig selv.

Hvis du sender en medarbejder eller en leder, er det muligt, at din e-mail kan deles med andre mennesker, så det er vigtigt, at din skrivning er respektfuld og professionel.

For eksempel i stedet for at sige noget som: "Jeg forstår ikke, hvad dit problem er, og hvorfor du nægter at følge proceduren," siger noget som, "som vi tidligere har diskuteret, er procedurerne designet til at holde alle på samme måde side, så de skal følges af alle."

Billede med titlen Express skuffelse professionelt trin 7

7. Afslut din email på en positiv note og et opkald til handling. Indpak din e-mail ved at inkludere handlingslige oplysninger, f.eks. Opsætning af et møde eller inviterer modtageren til at komme til dig, hvis de har spørgsmål. Medtag et par positive noter også. Nævne ting, som du er glad for eller ros personen for noget, som de har gjort det godt, så de føler, at du ikke bare berer dem, men har deres bedste interesser i hjertet.

For eksempel kan du sige til din interviewer, "men jeg er taknemmelig for muligheden for at interviewe med din virksomhed. Lad mig venligst vide, om noget åbner op i fremtiden!"

Hvis du skriver til en medarbejder eller kollega, så prøv noget som: "Jeg ved, at du har arbejdet rigtig hårdt på dette, jeg ville bare bringe de problemer, jeg har til din opmærksomhed, så du kan holde øje med For fremtidige potentielle problemer."

Billede med titlen Express skuffelse professionelt trin 8

8. Læs e-mailen højt, før du sender det for at høre, hvordan det lyder. Tag et øjeblik for at læse hele din e-mail højt, så du kan høre tonen i din skrivning og korrekturlæs for eventuelle stavnings- eller grammatiske fejl. Hvis du finder nogen typografier, stavefejl eller klumpet sprog, skal du rette det! Hvis din tone er for blød eller for hård, skal du justere sproget, så det er professionelt, men fast. Når du er tilfreds med det, send det ud til den person, det er beregnet til.

Du kunne også have en ven eller kollega læse over din email, før du sender det for at sikre, at det lyder okay.

Stavefejl eller manglende ord kan virkelig smide virkningen af din email, så tag din tid til at korrekturlæse din skrivning.

Metode 2 af 3:

Skrive et formelt klagebrev

1. Send et brev til et firma, eller hvis du ikke har kunnet få et svar. Hvis du er skuffet over et produkt eller en virksomheds adfærd, er det den mest professionelle måde at kommunikere med dem på. Hvis du ikke har kunnet komme i kontakt med nogen på andre måder, skal du bruge et formelt brev som en sidste udvej for at udtrykke din skuffelse og detaljerere dine problemer.

Du kan også bruge et brev som et sidste forsøg på at bevise, at du forsøgte at kontakte nogen for at diskutere dit problem med dem.

Billede med titlen Express skuffelse professionelt trin 10

2. Angiv dit spørgsmål tydeligt i første punktum. Uanset hvad det er, at du er skuffet over, gør det klart lige fra flagermus ved at sætte det i første punktum i dit brev. Være direkte og kortfattet og angiv dit problem eller klart klart og professionelt at indstille tonen til hele dit brev.

For eksempel, hvis du skriver til et firma for at klage over en politik, der påvirket dig, kan du starte med, "Jeg skriver for at udtrykke min frustration og skuffelse med din virksomheds returpolitik."

Hvis du skriver et brev til en person, har du ikke været i stand til at nå, prøv at starte med noget som, "Jeg skriver dette brev med hensyn til din manglende reaktion på mine spørgsmål om mit depositum efter ikke at være i stand til at nå dig via telefon eller e-mail."

Billede med titlen Express skuffelse professionelt trin 11

3. Brug kroppen af dit brev til at tilføje detaljer og oplysninger relateret til dit problem. Når du har angivet din skuffelse og problem, skal du bruge resten af dit brev for at tilføje specifikke detaljer og oplysninger for at udvide dit brev og forklare din frustration. Angiv eventuelle trin, du har taget for at løse dit problem samt indsats, du har lavet for at nå ud til dem for at få hjælp.

Tip: Hvis du har forsøgt at nå ud til dem, eller de har lavet løfter til at løse dine bekymringer, nævne de datoer, du forsøgte at kontakte dem, eller de forpligtede sig til at fastsætte problemet.

Billede med titlen Express skuffelse professionelt trin 12

4. Undgå vred, sarkastisk eller truende sprog i dit brev. Gennem dit brev skal du holde dit sprog og tone formelle og professionelle. Brug aldrig profanitet eller truende sprog og undgå sarkasme, så din skrivning vises som professionel som muligt.

Hvis du nogensinde skal producere dit brev til en retssag, vil du få dig til at se ud som professionel som du kan.

Forbanding eller ved hjælp af voldeligt sprog vil få dig til at virke aggressiv og uprofessionel.

Billede med titlen Express skuffelse professionelt trin 13

5. Medtag kopier af de dokumenter, der er relevante for din klage. Hvis du har billeder, kontrakter eller andre dokumenter, der sikkerhedskopieres eller bevise dine krav, skal du lave en kopi af dem og vedhæfte dem til dit brev. Sørg for at reference dem i dit brev for at tilføje endnu mere gyldighed over for eventuelle krav, du laver.

For eksempel kan du i dit brev sige noget som: "Jeg har vedhæftet billeder af, hvad det færdige produkt lignede, som som du kan se, er langt fra tilfredsstillende."

Billede med titlen Express skuffelse professionelt trin 14

6. Tilføj dine kontaktoplysninger efter din konklusion. Afslut dit brev med et afsnit, der opsummerer dine største bekymringer og de handlinger, du vil have taget for at løse dem. Hvis du vil have personen eller virksomheden til at komme i kontakt med dig for at forsøge at løse problemet eller diskutere sagen yderligere, skal du sørge for at inkludere dine kontaktoplysninger i bunden.

Underskrive brevet med en formel lukning, som f.eks. "Din virkelig," "Med venlig hilsen" eller "respektfuldt" efterfulgt af dit navn.

Giv telefonnummeret eller e-mail-adressen, som du vil have dem til at bruge til at nå ud til dig.

Billede med titlen Express skuffelse professionelt trin 15

7. Send brevet ved hjælp af certificeret mail, så det skal underskrives. Brug Certified Mail eller en brevleveringsmulighed, der kræver, at modtageren skal underskrive det, så du har bevis for, at det blev modtaget. Hold kvitteringen, hvis du nogensinde har brug for at bevise, at du skrev dem et brev eller giver det til en retssag.

Metode 3 af 3:

Taler til nogen professionelt

1. Tal med nogen direkte, hvis du ikke vil have det på pladen. Hvis du foretrækker at udtrykke din skuffelse uden papirspor eller uden at være bekymret for at have din samtale undersøgt senere, er en ansigt til ansigt samtale vejen til at gå. Derudover giver en direkte samtale med nogen dig mulighed for at måle deres reaktioner og tilføjer et mere personligt præg.

Det kan også ofte være meget hurtigere at simpelthen tale med nogen, som du er skuffet over.
At tale med nogen giver dig mulighed for at bruge dit eget kropssprog og tone af stemme til virkelig at formidle din frustration eller skuffelse.

Billede med titlen Express skuffelse professionelt trin 17

2. Bed personen om at mødes med dig privat for at diskutere problemet. Tal med personen væk fra andre mennesker, så du kan udtrykke dig frit uden potentielt pinligt dem. Planlæg et møde eller bede dem om at møde dig et sted som et konferencelokale, kontor eller endda en kaffebar, så det er mere professionelt.

Giv dem et opkald eller send dem en email for at spørge dem, hvad tid og sted er bedst for dem.

Tip: Hvis du har brug for at tale med dem straks, fortæl dem noget, "har du et godt øjeblik? Jeg skal tale med dig."

Billede med titlen Express skuffelse professionelt trin 18

3. Start samtalen ved at takke dem og spørge, hvordan de laver. Før du begynder at udtrykke din skuffelse, tag et øjeblik til at takke personen for at tage dig tid til at mødes med dig og måle deres humør. Spørg dem, hvordan de laver, og hvis de er parate til at tale med dig om problemet. Hvis de virker vred eller agiteret, så prøv at berolige dem eller vente med at tale med dem senere. Hvis de virker fint, så gå videre og begynd at diskutere dit problem eller problem.

Start af på højre fod vil hjælpe samtalen, gå glat og professionelt.

For eksempel kan du begynde med at sige noget som: "Tak så meget for din tid. Jeg vil ikke tage for længe, jeg har bare virkelig brug for at diskutere noget med dig."

Billede med titlen Express skuffelse professionelt trin 19

4. Angiv din klage klart og direkte. Fortæl personen, hvorfor du er skuffet ved hjælp af specifikt og unemotional sprog. Vær direkte og objektivt og angiv alle grunde, du er utilfreds, men undgå at bere dem med en liste over forseelser. Brug roligt, professionelt sprog til at formidle dine følelser og undgå at øge din stemme eller bruge profanities.

Råben og forbandelse vil kun få dig til at virke aggressiv og uprofessionel.

For eksempel fortæl dem, hvordan du føler uden at blive alt for følelsesmæssigt. Du kan sige noget som: "Når du gør noget sådan, får det virkelig mig til at føle, at du ikke er ligeglad med, hvordan det påvirker mig, og for at være ærlig, det er skadeligt og skuffende.

5. Spørg dem, om de har spørgsmål, før du afslutter dit møde. Når du har udtrykt din skuffelse og forklaret din begrundelse, giv personen en chance for at tale. Spørg dem om de har spørgsmål til dig, eller hvis de er uklare om noget, du fortalte dem, så der ikke er nogen forvirring. Så tak dem igen for at møde med dig, før du afslutter samtalen.

Tips

Skriv aldrig en email, skriv et brev eller en samtale, mens du er sur. Tag et par vejrtrækninger for at berolige dig selv, før du begynder, så du har et klart hoved.

Undgå at have en samtale med nogen foran andre mennesker. Vent, indtil de er tilgængelige for at tale og mødes med dem i private.