Sådan komponerer du en forretnings email til en person, du ikke kender

Når du arbejder i erhvervslivet, kan du ofte behøver at komponere en email til en person, du ikke kender. Mens det er noget akavet, er det en del af det professionelle liv. Der er visse regler for etikette, du skal følge, når du sender en Professionel e-mail til en fremmed.

Trin

Del 1 af 3:

Begynder e-mailen

1. Gør din forskning. Der er en række oplysninger, du har brug for at vide, før du komponerer en email til en fremmed. Før du begynder at skrive, skal du tage et hurtigt kig på hjemmesiden for det firma, hvor modtageren arbejder.

Hvis du ikke kender modtagerens e-mail-adresse, kan dette findes ved at scanne virksomhedens hjemmeside. Hvis der ikke er opført nogen e-mail, skal du være forsigtig med at kontakte personen via e-mail. Du vil måske vælge et fysisk brev i stedet.
Hvis du planlægger at stille spørgsmål i e-mailen, skal du kontrollere, om hjemmesiden løser disse spørgsmål. Du vil ikke give indtryk af, at du er doven og ikke tog tid til at læse et websted grundigt.
Sørg for at du kontakter den rigtige person. Mange mennesker starter e-mails med noget som, "Jeg er ikke sikker på, om du er den rigtige person at spørge, men..." Dette betragtes som uprofessionelt og respektløst for modtagerens tid. Hvis du ikke ved hvem der skal kontakte, skal du holde på på e-mailen, indtil du kan finde ud af disse oplysninger.

Billedet med titlen Komponér en virksomhed Email til en person, du ikke kender Trin 2

2. Skriv en beskrivende emnelinje. Din emnelinje skal formidle dine nøjagtige grunde til at sende e-mailen. Ofte ignoreres e-mails fra fremmede eller overset eller overset. En solid emnelinje reducerer den chance, din e-mail vil blive sendt over.

Brug et par ord til at sige, hvad emailen handler om. Brug så mange detaljer som muligt for at medtage i 4 eller 5 ord. For eksempel, "Møde på 10 a.M. om nye computere" er bedre end "Møde i morges."

Vage faglinjer, som f.eks "Hej" og "Hej", er undertiden utilsigtet læst som spam og omdirigeret til modtagerens spammappe.

Brug en professionel email, som din email vil dukke op sammen med emnelinjen. Brug en e-mail, der bruger dit fulde navn i stedet for en, der bruger en person eller en vag sætning.

Brug aldrig alle hætter i en e-mail-emne, selvom e-mailen er presserende. Dette kommer ud som råbe, som kan fortolkes som fjendtlighed.

Billede med titlen Compose en forretnings-email til en person, du ikke kender trin 3

3. Beslutte, hvordan man adresserer modtageren. Dette kan være vanskeligt, hvis du sender en fremmed, som du måske ikke kender deres foretrukne navn. Der er dog et par etikette retningslinjer, der kan hjælpe dig med at undgå misforståelser.

Hvis du ikke kender personens navn, skal du undgå alt for formelle sætninger som, "Til hvem det måtte vedrøre" eller "Kære Mister / Miss." Gå heller ikke for afslappet. "Hej" er alt for uprofessionelt til en virksomheds email. Du kan være bedre for at starte e-mailen med en simpel, "Hej."

Hvis du kender personens navn, skal du sørge for at stave det korrekt. Tjek stavningen et par gange, da det er nemt at glide, hvis du aldrig har sendt personen før.

Brug "Hr." og "Frk." efterfulgt af personens efternavn kun. For eksempel, hvis du sender en e-mail, begynder Jane Hart din email med "Kære Ms. Hart" hellere end "Kære Ms. Jane Hart."

Gør aldrig antagelser om en kvindes civilstand. Hvis du kender hendes civilstand, er det stadig bedst at undgå at gøre opmærksom på det i en e-mail, da det er irrelevant for erhvervslivet. Holde sig til "Frk" og aldrig bruge "Gå glip af" eller "fru." Medmindre modtageren bruger disse salutationer sig selv.

Hvis nogen har en ph.d., er det hensigtsmæssigt at bruge "Dr" når de adresserer dem.

Billedet med titlen Compose En virksomhed Email til en person, du ikke kender Trin 4

4. Identificer dig selv og det firma, du repræsenterer. Husk, når du sender en forretnings email, du repræsenterer dit ansættelsessted. I din første sætning skal du identificere dig selv og din virksomhed. For eksempel kunne en e-mail begynde, "Kære Ms. Hart, jeg hedder John Dawson, og jeg arbejder i Marketing på Wilson Technologies."

Del 2 af 3:

Skriver e-mailen

1. Hold det kort og til det punkt. Ved at komme til det punkt og tydeligt identificere dit formål, præsenterer du et professionelt billede, der vil blive taget alvorligt af læseren. Dette øger også sandsynligheden for, at din e-mail vil blive læst og reagerede på straks, da folk afskrækker at håndtere alt for ordlige svar.

Efter at have identificeret dig selv Andyour Company, bør din næste sætning forklare e-mailens formål. Det er bedst at angive din sag inden for to sætninger.
Vær positiv. Selvom du skriver for at løse en klage eller bekymring, vær høflig og respektfuld i hele e-mailen. Må ikke dårlige mund chefer, andre virksomheder eller medarbejdere, da dette afspejler dårligt på dig.
Mens du er i dækbreve, er det standard at inkludere nogle grundlæggende baggrundsoplysninger om dig selv, hvis du sender dig på vegne af et firma, forlade disse oplysninger ud. Du skal blot angive dit navn og din position i virksomheden, inden du går videre til e-mailens formål.

Billedet med titlen Komponér en virksomhed Email til en person, du ikke kender Trin 6

2. Brug enkel, direkte prosa. En virksomheds e-mail skal være lige så nemt at læse som muligt. Det betyder at bruge klart sprog, der er let at forstå.

Vælg den aktive stemme over den passive stemme. For eksempel, sig ikke, "Et notat blev sendt til dig af min chef, James Peterson." I stedet sige, "Min chef, James Peterson, sendte dig et notat."

Undgå jargon og tekniske termer, selvom sådanne udtryk bruges tungt i din virksomhed. Vælge enkle engelsk og fælles sætninger.

Brug korte sætninger. Eliminer konjunktioner, når det er muligt og bryd op lange sætninger.For eksempel, "Vi hørte ikke tilbage fra dig med hensyn til notatet og ønskede at følge op for at sikre, at du forstod oplysningerne." Dette ville blive bedre angivet som, "Vi hørte ikke tilbage fra dig med hensyn til notatet. Vi ønskede at følge for at sikre, at du forstod oplysningerne."

Brug korrekt grammatik, stavning og tegnsætning. Stavekontrol og korrekturlæsning af alle e-mails, før du rammer Send-knappen.

Billedet med titlen Komponér en virksomhed Email til en person, du ikke kender Trin 7

3. Ved hvad man skal undgå at sende. Der er visse regler for etikette med hensyn til, hvad der skal overføres via e-mail. Forstå hvad du skal undgå at sende, før du kontakter nogen.

Vedhæftede filer er okay, hvis du sender dig om oplysninger, der blev specifikt anmodet om, men send ikke vedhæftede filer til fremmede uden at anmode om.

Undgå alt for store vedhæftede filer og filer. I tilfælde af at sende sådanne oplysninger er det nødvendigt, send en e-mail på forhånd, hvilket giver modtageren et hoveds op.

Brug ikke en alt for lang signatur. Ideelt set bør din underskrift kun indeholde dit navn, postadresse, e-mail-adresse og telefonnummer. Hvis du vil, er det også hensigtsmæssigt at inkludere din jobtitel.

Inkluder ikke grafik eller baggrunde. De har tendens til at tilstoppe e-mail-hukommelse og komme ud som uprofessionelt i en forretningsindstilling.

Del 3 af 3:

Afslutning af e-mailen

1. Giv modtagerens instruktioner om, hvordan man svarer. I slutningen af e-mailen skal du angive instruktioner om, hvordan modtageren kan følge op.

Høfligt angive en tidsramme, hvor du gerne vil høre tilbage. For eksempel, "Hvis du kunne komme tilbage til mig ved slutningen af dagen i morgen, ville jeg virkelig sætte pris på det."
Medtag eventuelle kontaktoplysninger efter behov. Du kan simpelthen sige, "Dette er den bedste email for at nå mig på" eller anmode om et telefonopkald og medtag dit nummer.
Vær specifik om, hvad du vil have fra modtageren. Må ikke bare sige, "Jeg håber at høre fra dig snart." I stedet siger du, "Jeg håber at høre fra dig snart, så vi kan diskutere logistik for overgang til et nyt computersystem."

Billedet med titlen Komponér en virksomhed Email til en person, du ikke kender Trin 9

2. Brug en passende send off. Før dit navn vil der være en form for et farvel. Vælg en virksomhed, der passer til din e-mail.

Brug ikke blot en bindestreg og medtag derefter dit navn. Dette kommer ud som for uformelt, ligesom underskriver som "Vi ses" og "Tag det roligt." Emoticons, som smiley ansigter, undgås bedst.

I en forretnings email, noget som "Bedst" eller "Alt det bedste" er passende som det er venligt uden at ofre professionalisme. "Med venlig hilsen" er en anden god mulighed, men kan komme ud som indelukket.

"Tak" og "tak skal du have" er også passende, men bør undgås, hvis du ikke beder modtageren om at udføre en bestemt opgave eller en told.

Billedet med titlen Compose en virksomhed Email til en person, du ikke kender Trin 10

3. Opfølgning. Erhvervsverdenen er optaget. Hvis du ikke hører tilbage fra modtageren i en passende tidsramme, er det passende at Send en opfølgning af e-mail.

Hvis nogen ikke reagerer, var det sandsynligvis ikke bevidst. E-mails bliver sikkerhedskopieret og ofte, selvom du følger korrekt protokol, er tingene ved et uheld ender i et spamfilter.

En opfølgning e-mail skal være et direkte svar på en e-mail, du allerede har sendt. Vær høflig, start med noget lignende, "Jeg ved, du er nok meget travl, men jeg ville bare sørge for at du fik min email." Derefter gentages genstanden for den oprindelige meddelelse kort.