Sådan automatiserer rapporter i excel

ThisTeaches dig, hvordan du automatiserer rapportering af data i Microsoft Excel. For eksterne data lærer denne vilje dig, hvordan du vil søge og oprette rapporter fra enhver ekstern datakilde (MySQL, Postgres, Oracle osv.) Fra dit regneark ved hjælp af Excel-plugins, der forbinder dit regneark til eksterne datakilder.

For data, der allerede er gemt i et Excel-regneark, bruger vi makroer til at opbygge rapporter og eksportere dem i en række filtyper med pressen på en tast. Heldigvis kommer Excel med en indbygget trinoptager, hvilket betyder, at du ikke behøver at kode makroerne selv.

Trin

Metode 1 af 2:
For data allerede i Excel
  1. Billede med titlen Automat Reports i Excel Trin 1
1. Hvis de data, du har brug for at rapportere On, allerede er gemt, opdateret og vedligeholdt i Excel, kan du automatisere rapportering af arbejdsgange ved hjælp af makroer. Makroer er en indbygget funktion, der giver dig mulighed for at automatisere komplekse og gentagne opgaver.
  • Billedet med titlen Automat Rapporter i Excel Trin 2
    2. Åben Excel. Dobbeltklik på (eller klik, hvis du er på en Mac) Excel App-ikonet, som ligner en hvid "x" På en grøn baggrund, så klik derefter på Blank arbejdsbog På skabelonernes side.
  • På en Mac må du muligvis klikke Fil og derefter klik Ny blank arbejdsbog I den resulterende rullemenu.
  • Hvis du allerede har en Excel-rapport, som du vil automatisere, skal du i stedet dobbeltklikke på rapportens fil for at åbne den i Excel.
  • Billede med titlen Automat Reports i Excel Trin 3
    3. Indtast dine regnearks data, hvis det er nødvendigt. Hvis du ikke har tilføjet kolonnetiketterne og numrene, som du vil automatisere resultater, skal du gøre det, før du fortsætter.
  • Billede med titlen Automat Reports i Excel Trin 4
    4. Aktivér Udvikler Tab. Som standard er Udvikler Tab vises ikke på toppen af ​​Excel-vinduet. Du kan aktivere det ved at gøre følgende afhængigt af dit operativsystem:
  • Windows - klik Fil, klik Muligheder, klik Tilpas Ribbon På venstre side af vinduet skal du kontrollere "Udvikler" boks i nederste højre side af vinduet (du må først rulle ned), og klik på Okay.
  • Mac - klik Excel, klik Præferencer..., klik Ribbon & Toolbar, Tjek "Udvikler" boks i "Hovedfaner" liste, og klik på Gemme.
  • Billede med titlen Automat Reports i Excel Trin 5
    5. Klik Udvikler. Denne fane skal nu være øverst i Excel-vinduet. Gør det med en værktøjslinje på toppen af ​​Excel-vinduet.
  • Billede med titlen Automat Rapporter i Excel Trin 6
    6. Klik Optag makro. Det er i værktøjslinjen. Et pop op-vindue vises.
  • Billede med titlen Automat Reports i Excel Trin 7
    7. Indtast et navn til makroen. I "Makro navn" Tekstboks, skriv navnet på din makro. Dette vil hjælpe dig med at identificere makroen senere.
  • For eksempel, hvis du opretter en makro, der vil lave et diagram ud af dine tilgængelige data, kan du nævne det "Diagram1" eller lignende.
  • Billede med titlen Automat Reports i Excel Trin 8
    8. Opret en genvejstast kombination for makroen. Tryk på ⇧ Shift-tasten sammen med en anden tast (E.G., det T nøgle) for at oprette tastaturgenvejen. Dette er hvad du vil bruge til at køre din makro senere.
  • På en Mac vil genvejstastekombinationen ende med at blive ⌥ mulighed+⌘ Command og din nøgle (e.G., ⌥ Option+⌘ Command+T).
  • Billede med titlen Automat Rapporter i Excel Trin 9
    9. Gem makroen i det aktuelle Excel-dokument. Klik på "Gem makro in" Drop-down boks, og klik derefter på Denne arbejdsbog For at sikre, at makroen vil være tilgængelig for alle, der åbner arbejdsbogen.
  • Du bliver nødt til at gemme Excel-filen i et særligt format for makroen, der skal gemmes.
  • Billede med titlen Automat Reports i Excel Trin 10
    10. Klik Okay. Det er i bunden af ​​vinduet. Hvis du gør det, vil gemme dine makroindstillinger og placere dig i posttilstand. Eventuelle trin, du tager fra nu, indtil du stopper optagelsen, registreres.
  • Billede med titlen Automat Reports i Excel Trin 11
    11. Udfør de trin, du vil automatisere. Excel vil spore hvert klik, tastetryk og formateringsindstilling, du indtaster og tilføjer dem til makroens liste.
  • For eksempel at vælge Data og oprette et diagram ud af det, vil du markere dine data, klikke på Indsættes På toppen af ​​Excel-vinduet skal du klikke på en diagramtype, klikke på det diagramformat, du vil bruge, og redigere diagrammet efter behov.
  • Hvis du ønskede at bruge makroen til at tilføje værdier fra celler A1 igennem A12, Du vil klikke på en tom celle, skrive ind = Sum (A1: A12), og tryk på ↵ ENTER.
  • Billede med titlen Automat Reports i Excel Trin 12
    12. Klik Stop optagelse. Det er i Udvikler TABs værktøjslinje. Dette vil stoppe din optagelse og gemme nogle trin, du tog under optagelsen som en individuel makro.
  • Billede med titlen Automat Reports i Excel Trin 13
    13. Gem dit Excel-ark som en makroaktiveret fil. Klik Fil, klik Gem som, og ændre filformatet til XLSM i stedet for xls. Du kan derefter indtaste et filnavn, vælge en filplacering og klikke på Gemme.
  • Hvis du ikke gør dette, vil makroen ikke blive gemt som en del af regnearket, hvilket betyder, at andre mennesker på forskellige computere ikke vil kunne bruge din makro, hvis du sender arbejdsbogen til dem.
  • Billede med titlen Automat Reports i Excel Trin 14
    14. Kør din makro. Tryk på den tastekombination, som du oprettede som en del af makroen for at gøre det. Du skal se din regneark automatisere i henhold til dine makrosetrin.
  • Du kan også køre en makro ved at klikke på Makroer i Udvikler fanen, vælg din makro navn og klik på Løb.
    • Metode 2 af 2:
    Til eksterne data (MySQL, Postgres, Oracle, osv.)
    1. Billede med titlen Automat Reports i Excel Trin 15
    1. Download Kloudio`s Excel plugin fra Microsoft Appsource. Dette giver dig mulighed for at oprette en vedvarende forbindelse mellem en ekstern database eller datakilde og din projektmappe. Dette plugin fungerer også med Google-ark.
  • Billede med titlen Automat Reports i Excel Trin 16
    2. Opret en forbindelse mellem dit regneark og din eksterne datakilde ved at klikke på + knappen på Kloudio Portal. Indtast detaljerne i din database (database type, legitimationsoplysninger) og vælg eventuelle sikkerheds- / krypteringsindstillinger, hvis du arbejder med fortrolige eller virksomhedsdata.
  • Billede med titlen Automat Reports i Excel Trin 17
    3. Når du har oprettet en forbindelse mellem dit regneark og din database, vil du være i stand til at forespørge og opbygge rapporter fra eksterne data uden at forlade Excel. Opret dine brugerdefinerede rapporter fra Kloudio Portal og vælg derefter dem fra rullemenuen i Excel. Du kan derefter anvende yderligere filtre og vælge den hyppighed, som rapporten vil opdatere (så du kan få din salgssporgearkopdatering automatisk hver uge, dag eller endda time.)
  • Billede med titlen Automat Rapporter i Excel Trin 18
    4. Derudover kan du også indtaste data i dit tilsluttede regneark og få dataene til at opdatere din eksterne datakilde. Opret en uploadskabelon fra Kloudio Portal, og du vil kunne manuelt eller automatisk uploade ændringer i dit regneark til din eksterne datakilde.

    • Video

    Ved at bruge denne service kan nogle oplysninger deles med YouTube.

    Tips

    Download kun Excel-plugins fra Microsoft AppSource, medmindre du stoler på tredjepartsleverandøren.
  • Makroer kan bruges til alt fra enkle opgaver (E.G., tilføjer værdier eller oprettelse af et diagram) til komplekse dem (e.G., Beregning af dine celle værdier, der opretter et diagram fra resultaterne, mærker diagrammet og udskriver resultatet).
  • Når du åbner et regneark med din makro inkluderet, skal du muligvis klikke Aktivér indhold I et gult banner øverst i vinduet, før du kan bruge makroen.

    • Advarsler

    Makroer kan bruges skadeligt (e.G., Sådan slettes filer på din computer). Kør ikke makroer fra utroværdige kilder.
  • Makroer vil gennemføre bogstaveligt talt hvert trin du laver under optagelse. Sørg for, at du ikke ved et uheld indtaster den forkerte værdi, skal du åbne et program, du ikke vil bruge, eller slet en fil.
    • Del på sociale netværk :
    Lignende