Hvordan man bliver en administrativ assistent

Da økonomien fortsætter med at forbedre, vokser flere virksomheder og kræver hjælp til at blive organiseret.Administrative assistenter kan være uvurderlige for at holde et firma, der løber glat.Hold dig opdateret på din computer og kommunikationsfærdigheder for at vise en potentiel arbejdsgiver, at du er den person, der kan hjælpe deres forretning på sporet.

Trin

Del 1 af 3:
Forbereder et job som administrativ assistent
  1. Billedet med titlen Skriv et medicinsk assistent Cover Letter Trin 3
1. Graduate fra gymnasiet.Et gymnasium og en lille træning er alt, hvad du behøver for at blive en administrativ assistent.Det er ikke nødvendigt at have en college grad, men en lille træning fra en teknisk skole eller et fællesskabskollegium kan give dig den ekstra kant til at appellere til en potentiel arbejdsgiver.
  • Billedet med titlen Find administrative assistenter Trin 2
    2. Forøg din skrivehastighed og nøjagtighed ved at tage et tastaturkursus.Kurser i keyboarding er tilgængelige på tekniske, erhvervsskoler, samfundskollegier og online.Målet er at lære at berøre tastetype, som giver dig mulighed for at læse tekst og skrive det i computeren uden at skulle se på tastaturet.
  • Du vil også lære at oprette, redigere og gemme dokumenter.
  • Timere vil hjælpe dig med at øge og præcist tælle, hvor mange ord du kan skrive pr. Minut, hvilket ofte er vigtigt for din arbejdsgiver, når du interviewer for en administrativ assistentposition.
  • Billedet med titlen Bliv en fysioterapeutassistent Trin 10
    3. Tog for værdien af ​​din branche.Hvis du ønsker at være en administrativ assistent i en bestemt industri, er det nyttigt at uddanne dig selv på praksis og terminologi, der kan bruges i den pågældende industri.
  • For eksempel skal lægeindustriens fagfolk og juridiske sekretærer kende terminologien og koderne baseret på arbejdsområdet.
  • Billedet med titlen Bliv et hjem baseret administrativt assistent Trin 5
    4. Lær informativ teknologi, eller det.Et IT-kursus vil være utroligt nyttigt at lære forskellige softwareprogrammer, du vil forventes at bruge som administrativ assistent.Computerteknologi udvider og øges hele tiden.Fortsæt med ændringerne ved at tage et IT-kursus på et lokalt fællesskabskollegium eller teknisk skole.
  • Bliv fortrolig med de programmer, der er inkluderet i Microsoft Office Suite.
  • Fokus specifikt på Word til tekstbehandling, Excel til regneark og POWER POINT FOR Præsentationer.
  • Billedet med titlen Evaluere et administrativt assistent Trin 3
    5. Forbered dig på at lære om jobbet.Meget af den træning, du skal bruge, vil ske på kontoret, når du starter.Vær forberedt på en læringskurve de første par måneder efter at du har startet dit nye job som administrativ assistent.Hvert kontor er anderledes og vil have bestemte stilarter, behov og forventninger.
  • Har tålmodighed og være åben for instruktion og korrektioner.
  • Stil spørgsmål og opfølgning ved at spørge, om dit arbejde opfylder forventningerne.
  • Spørg, hvad du kan gøre for at forbedre dit arbejde.
  • Indstil et check-in møde med din chef i et par måneder efter din startdato for at vurdere din træning på jobbet og spore din forbedring.
    • Del 2 af 3:
    Ansøgning om et job som administrativ assistent
    1. Billede med titlen Ansøg om et job i person trin 4
    1. Opret et CV.Dit CV skal være velorganiseret og koncise.Det skal lægge dit navn og kontaktoplysninger efterfulgt af din oplevelse, dine færdigheder og din træning.Sørg for, at det er nemt at læse ved at oprette klare, organiserede sektioner og kolonner inden for hver sektion.
    • Angiv alle softwareprogrammer, du kan bruge dygtigt.
    • Glem ikke at inkludere frivilligt arbejde, som måske ikke ser ud som om det direkte vedrører kontorarbejdet, men viser din altruisme og viser, at du er troværdig.
    • Dobbelt og tredobbelt check for grammatik og stavefejl.Dette er især vigtigt, når du ansøger om denne stilling, som vil involvere dig kommunikere effektivt og korrekt gennem skriftligt ord og notater.
  • Billede med titlen Få et job trin 1
    2. Skriv et følgebrev, der udtrykker din interesse i stillingen og fremhæver de færdigheder, der gør dig til Excel på jobbet.Nævne eventuelle erfaringer og kurser, du har taget for at forberede sig på stillingen, men også gøre brevet personlig til kontoret, hvor du ansøger.Fortæl dem, hvad du sætter pris på om deres specifikke forretning.
  • Glem ikke at inkludere ting, der mangler fra dit CV, som din troværdighed, evne til hurtigt at lære om jobbet og aktive kommunikationsevner.
  • Billedet med titlen Få et job trin 7
    3. Netværk med andre i marken for at øge dine chancer for at blive ansat.At have nogen på kontoret, der kan anbefale dig personligt, vil give dig en kant over en perfekt fremmed for holdet.Selv tale til andre i marken giver dig en bedre forståelse af en dag i en administrativ assistents liv, samt forventningerne og tips til at komme videre.Nogen kan endda pege på dig mod en jobåbning.
  • Dit umiddelbare netværk kan forbinde dig med deres netværk.For eksempel kan træneren eller dit barns fodboldhold forbinde dig med de andre forældre.
  • Lad folk vide, at du leder efter et job som administrativ assistent.Tal om det med venner og familie eller på sociale medier og bede om at være forbundet med andre i marken.
  • Billede med titlen Få en softwareudvikling job trin 12
    4. Indsend dit følgebrev og genoptag til virksomheder, der interesserer dig.Du kan indsende dit CV online via websteder som Monster, ja og CareerBuilder.Find virksomheder, der virkelig interesserer dig og ansøge om dem først.Jo mere du er lidenskabelig over virksomheden, jo mere sandsynligt vil du projektere en positivitet og lidenskab for stillingen.
  • Brug af disse online-websteder vil være det første skridt i at bevise din tekniske dygtighed.Tag din tid og sørg for, at du navigerer på stedet og bruger dens funktioner effektivt.
  • Opret en profil på LinkedIn.Fortsæt opdatering af profilen, som du tager flere kurser eller få erfaring.
  • Billede med titlen Organiser et vellykket jobmesse Trin 16
    5. Sæt dig ud derude ved at ansøge personligt.Mens du ansøger online og har en opdateret online tilstedeværelse, kan du vise, at du er Tech Savvy, og sørg for at sørge for, at du faktisk kommer i døren.Vælg et eller to steder, hvor du virkelig vil gerne arbejde, gå der i åbningstiden og aflevere dit genoptagelse i person.
  • Har en positiv og energisk tilstedeværelse, mens du er på kontoret.Vis dem din personlighed og smil på alle, du møder.
  • Arbejdsgiverne vil sandsynligvis stadig have en digital version af dit CV.Følg op ved også at indsende dit CV via deres online-system eller i en e-mail.
    • Del 3 af 3:
    Interviewing for at være en administrativ assistent
    1. Billede med titlen Få en amerikansk regering job trin 4
    1. Projekt din ærlighed og integritet.Du kan forventes at håndtere følsomme, personlige og private oplysninger i denne position.Dette kan omfatte lægejournaler, juridiske dokumenter og personlige identifikationsoplysninger, sådanne tilknyttede sikkerhedsnumre og bankkontooplysninger.Bevise for din potentielle arbejdsgiver, at du kan stole på disse oplysninger.
    • Liste erfaring på dit CV, som viser din altruisme, som frivilligt arbejde, du har gjort for at hjælpe andre.
    • Give personlig og professionel reference din potentielle arbejdsgiver kan ringe for at lære mere om din troværdighed og etik.
  • Billede med titlen Find Auto Finance Jobs Trin 7
    2. Kommuniker effektivt inden for dit faglige miljø.Administrative assistenter forventes at interagere med andre kontorarbejdere og kunder i virksomheden.Arbejde med at kommunikere på en måde, der er effektiv, nacn og skaber en positiv atmosfære.
  • Interagere på en positiv og venlig måde med alle, du udsættes for på kontoret.Dette omfatter enhver, du møder før og efter interviewet.
  • Vær en aktiv lytter.Fokusere på, hvad andre siger uden at afbryde.Gentag nogle af, hvad de har sagt for at lade dem vide, at du forstår, hvad de vil have.
  • Lad ikke stresset i interviewet overtage.Brug stalling taktik, indtil du kan berolige dig selv.En anden mulighed er at indsætte noget humor i samtalen for at skære gennem spændingen.
  • Billedet med titlen Find Executive Protection Jobs Trin 4
    3. Find et sted for alt.En stor del af jobbet med administrativ assistent er organisation.Dette omfatter filer og mapper, data og skemaer.Lær at holde dig selv organiseret og vise det, når du går ind i et interview.
  • Være til tiden.Bringe en planlægger.Få dit CV, referencebrev og andre papirarbejde organiseret i en mappe og ved, hvor du får adgang til det.
  • Vis organisation og planlægning færdigheder med simpelt forberedelse som at bringe din egen pen.
  • BILLEDE TITLED GET GIS JOBS TRIN 3
    4. Opret et organisationssystem.Tag dine ressourcer, vurdere den præstationskapacitet, du har baseret på folks magt, budget og materialer.Tag handlinger inden for dine ressourcer for at skabe resultatet og output, du ønsker.Saml feedback fra dine kunder, fællesskab eller personale og juster din strategi i overensstemmelse hermed.
  • Dette er et grundlæggende diagram for oprettelse af et organisationssystem, som kan anvendes i flere omstændigheder.Brug dette system til at holde dine jobapplikationer organiseret og forbedre dine fremtidige interviews gennem feedback fra dine tidligere interviews.
  • Lær de ressourcer og system på kontoret, du søger på og ikke være bange for at foreslå nogle ændringer for at forbedre resultatet og output fra deres nuværende system.

    • Tips

    Øv dine færdigheder, mens jobjagt.
  • Fortsæt med at prøve. Der er masser af job til rådighed.
  • Tal med folk, der allerede arbejder som administratorer.Spørg dem, hvad en typisk dag er som.
  • Læs bøger om admin færdigheder.Der bør være masser på dit lokale bibliotek.
  • Se nærmere på specialuddannelses- og udviklingsprogrammer med medlemskab eller certificeringer.

    • Advarsler

    Kontorarbejde kan være kedeligt, især på langsomme dage.
  • Administrative assistenter er undertiden underappreciated på arbejdspladsen, og den ros, de får fra øverste ledelse, er minimal i forhold til andre afdelinger som salg, der genererer penge til virksomheden.
  • Dette arbejde kan også være stressende med stramme deadlines og tunge arbejdsbyrder.
    • Del på sociale netværk :
    Lignende