4 måder at rengøre Excel data på pc eller Mac

ThisTeaches dig, hvordan du rydder op data i et Excel-regneark, når du bruger Windows eller MacOS. Running SpellCheck, fjernelse af duplikatdata, ved hjælp af Find-and-Udskift, og skifte til et sammenhængende taskeformat kan alle forbedre kvaliteten af din arbejdsbog.

Trin

Metode 1 af 4:

Ved hjælp af stavekontrol

1. Åbn dit regneark i Excel. Du kan gøre dette ved at dobbeltklikke på filen på din computer.

Før du foretager ændringer i et regneark, skal du altid sørge for, at du har en backup.

Billedet med titlen Clean Excel Data på PC eller Mac Trin 2

2. Tryk på F7 nøgle på tastaturet. Dette åbner stavevinduet, som viser den første mulige fejl i regnearket.

Billedet med titlen Clean Excel Data på PC eller Mac Trin 3

3. Rette en fejltagelse. Hvis fejlen er noget, du vil rette op, er der flere måder at gøre det på:

Hvis du ser den rigtige korrektion i feltet "Forslag", skal du vælge den, og derefter klikke på Lave om.

Hvis du kender den korrekte stavning, kan du indtaste korrektionen i boksen øverst i vinduet og derefter klikke på Lave om.

Vær forsigtig med at bruge Skift alt, Som du kan fortsætte med at ændre noget, der ikke behøvede at skifte. For eksempel, hvis du har ændret alle forekomster af "fra" til "formular", kan du ødelægge en sætning, der har brug for ordet "fra."

Billedet med titlen Rengør Excel Data på pc eller Mac Trin 4

4. Beslutte, hvad de skal gøre med et ord, der faktisk er korrekt. Excel kan komme på tværs af et ord, der er et ordentligt substantiv, specialiseret eller slang term eller noget på et andet sprog, der ikke behøver korrektion. Du har nogle muligheder for at håndtere dette:

Klik Ignorere at springe til den næste fejl, eller Ignorere alt at springe over alle forekomster af dette ord.

Klik Tilføj til ordbog For at sikre, at Excel anser dette ord / stavning korrekt i fremtiden.

Metode 2 af 4:

Fjernelse af duplikatværdier

1. Åbn dit regneark i Excel. Du kan gøre dette ved at dobbeltklikke på filen på din computer.

Før du foretager ændringer i et regneark, skal du altid sørge for, at du har en backup.

Billedet med titlen Clean Excel Data på PC eller Mac Trin 6

2. Klik på Data Tab. Det er på toppen af Excel.

Billedet med titlen Clean Excel Data på PC eller Mac Trin 7

3. Klik Fjern duplikater. Det er i gruppen "Data Tools" i Ribbon Bar på toppen af Excel. Der vises en dialogboks.

Billedet med titlen Rengør Excel-data på pc eller MAC trin 8

4. Vælg kolonner, du vil kontrollere. Marker feltet ud for hvert kolonne navn for at kontrollere den kolonne for dublet værdier.

For hurtigt at vælge alle kolonner på én gang, klik på feltet ud for "Vælg alle."

For at fjerne alle kolonner, klik på feltet ud for "Fjern markeringen alle."

Billedet med titlen Rengør Excel Data på PC eller Mac Trin 9

5. Klik Okay. Du vil se en besked, der viser, hvor mange duplikater blev fjernet. Hvis der ikke blev fundet duplikater, vil du se en besked, der siger, at der ikke blev fjernet nogen dobbeltværdier.

Billedet med titlen Clean Excel Data på PC eller Mac Trin 10

6. Klik Okay. Dette lukker vinduet.

Metode 3 af 4:

Find og udskiftning af tekst

1. Åbn dit regneark i Excel. Du kan gøre dette ved at dobbeltklikke på filen på din computer.

Brug denne metode til at søge efter en streng tekst og erstatte den med noget andet.
Før du foretager ændringer i et regneark, skal du altid sørge for, at du har en backup.

Billedet med titlen Rengør Excel-data på pc eller MAC trin 12

2. Trykke Ctrl+F (Windows) eller ⌘ kommando+F (MacOS). Dette åbner vinduet Find og Udskift.

Billedet med titlen Rengør Excel-data på pc eller MAC trin 13

3. Klik på Erstatte Tab. Det er den anden fane øverst i vinduet.

Billedet med titlen Clean Excel Data på PC eller Mac Trin 14

4. Skriv det, du søger efter i feltet "Find hvad". Sørg for at inkludere mellemrum, hvis det er relevant. Undgå også fremmede rum før eller efter vilkår.

Du kan bruge wildcards som * og ? i din søgning.

Ex: Type s * D at søge efter ethvert ord, der begynder med "S" og ender med "D" (E.G. trist, startet, hoppet over).

Ex: Type S?D For at søge efter ethvert ord, der starter med "S", slutter med "D" og har et bogstav i midten (E.G. trist, sid, sod).

Billedet med titlen Clean Excel Data på PC eller MAC Trin 15

5. Indtast udskiftningsteksten i feltet "Udskift med". De samme regler gælder for udskiftningsteksten.

Billede med titlen Rengør Excel-data på pc eller Mac Trin 16

6. Klik Muligheder at indstille yderligere filtre. På denne skærm kan du vælge at søge kun bestemte rækker, kolonner eller lagner i arbejdsbogen. Dette er valgfrit.

Billedet med titlen Rengør Excel-data på pc eller Mac Trin 17

7. Klik Find yderligere. Dette viser den første kamp, hvis der er en.

Billedet med titlen Rengør Excel-data på pc eller Mac Trin 18

8. Klik Erstatte At erstatte søgeordet med udskiftningsteksten. Hvis du foretrækker, kan du klikke på Udskift alt At erstatte alle forekomster af den fundne tekst med udskiftningsteksten.

Vær forsigtig med Udskift alt, Som du måske ved et uheld kan rette noget, der ikke behøver korrektion.

Metode 4 af 4:

Ændring af tekst sager

1. Åbn dit regneark i Excel. Du kan gøre dette ved at dobbeltklikke på filen på din computer.

Brug denne metode, hvis dine data indeholder kapitaliseringsfejl, f.eks. Alle store bogstaver, alle små bogstaver eller en anden fejlkonfiguration.
Før du foretager ændringer i et regneark, skal du altid sørge for, at du har en backup.

Billedet med titlen Clean Excel Data på PC eller MAC Trin 20

2. Lav en midlertidig kolonne ved siden af de data, du vil ændre. Hvis dine data indeholder kolonneoverskrifter, skal du sørge for at indtaste et overskrift i den første celle i den midlertidige kolonne.

Billedet med titlen Clean Excel Data på PC eller Mac Trin 21

3. Indtast formlen for sagens funktion i den første celle. Hvis der er en kolonneoverskrift, skriv formlen i cellen lige under den. Formlen varierer afhængigt af hvad du vil gøre:

Type = Korrekt (celle) at ændre sagen om en celleværdi til korrekt sag (E.G. Navn, race, adresse). Udskift "celle" med det første celle nummer, du vil ændre (e.G. B2).

Type = Øvre (celle) at ændre sagen om en celle værdi til alle store bogstaver (E.G. Navn, race, adresse). Udskift "celle" med det første celle nummer, du vil ændre (e.G. B2).

# * Type = Lavere (celle) at ændre sagen om en celle værdi til alle små bogstaver (E.G. Navn, race, adresse). Udskift "celle" med det første celle nummer, du vil ændre (e.G. B2).