Sådan oprettes adresselabels fra Excel på PC eller Mac

ThisTeaches dig, hvordan du opretter adresselabels fra regnearksdata ved hjælp af Microsoft Word.

Trin

Del 1 af 3:

Opbygning af en adresseliste

1. Åbn Microsoft Excel på din pc eller Mac. Hvis du allerede har et regneark, der indeholder navnene og adresserne til dine etiketter, skal du følge med disse trin for at sikre, at den er oprettet i et format, der fungerer sammen med Microsoft Words adressefusionsfunktion.

I Windows skal du klikke på starten

Menu, vælg Alle apps, åben Microsoft Office, så klik Microsoft Excel.

Hvis du har en Mac, skal du åbne LaunchPad, og derefter klikke på Microsoft Excel. Det kan være i en mappe kaldet Microsoft Office.

Billedet med titlen Opret adressetiketter fra Excel på PC eller Mac Trin 2

2. Indtast feltnavne for hver kolonne på den første række. Den første række i arket skal indeholde overskrift for hver type data.

For eksempel, Efternavn, fornavn, titel, adresse1, adresse2, by, stat, postnummer, land. Hvert af disse overskrifter ville gå ind i sin egen celle i række 1.

Hver kolonneoverskrift skal være unik, så der er ingen problemer med fusionen.

Billedet med titlen Opret adressetiketter fra Excel på PC eller Mac Trin 3

3. Indtast den første persons detaljer på næste p. Hver række skal indeholde oplysningerne for en person.

For eksempel, hvis du tilføjer Ellen Roth som den første person i din adresseliste, og du bruger eksemplet kolonne navne ovenfor, skriv Roth ind i den første celle under Efternavn (A2), Ellen ind i cellen under Fornavn (B2), hendes titel i B3, den første del af hendes adresse i B4, den anden (hvis der er en) i B4 osv.

Billedet med titlen Opret adressetiketter fra Excel på PC eller Mac Trin 4

4. Fortsæt indtastning af navne og adresser i dette format. Det er vigtigt, at hver persons information svarer til kolonneoverskriften.

Det er okay til en celleemne (for eksempel, hvis personens adresse ikke har brug for feltet "Adresse2"), men der skal ikke være nogen tomme rækker i dine data.

Der er ikke behov for at bruge nogen speciel formatering, såsom cellefarver eller specielle grænser, i dine data. Kun dataene i cellerne vil blive brugt.

Billede med titlen Opret adressetiketter fra Excel på PC eller Mac Trin 5

5. Gem dit ark. Når du har indtastet alle adresserne til dine etiketter, skal du gemme filen, så den kan importeres til Word. Klik på Fil Menu, vælg Gem som, Indtast derefter et navn til dine data. Når du er færdig, skal du klikke på Gemme.

Husk, hvor du har gemt denne fil, da du skal kunne finde den, når det kommer tid til at importere det til Word.

Del 2 af 3:

Oprettelse af etiketterne

1. Åbn Microsoft Word på din pc eller Mac. Nu hvor du har en adresseliste i et regneark, kan du importere det til Microsoft Word for at gøre det til etiketter.

I Windows skal du klikke på starten

Menu, vælg Alle apps, åben Microsoft Office, så klik Microsoft Word.

I MacOS skal du åbne LaunchPad, og derefter klikke på Microsoft Word. Det kan være i en mappe kaldet Microsoft Office.

Billedet med titlen Opret adressetiketter fra Excel på PC eller Mac Trin 7

2. Klik Blank dokument. Dette skaber et nyt dokument til at arbejde i.

Billedet med titlen Opret adressetiketter fra Excel på PC eller Mac Trin 8

3. Klik på Mailings menu. Det er øverst på skærmen.

Billedet med titlen Opret adressetiketter fra Excel på PC eller Mac Trin 9

4. Klik Etiketter. Det er i båndstangen øverst på skærmen nær venstre kant.

Billede med titlen Opret adressetiketter fra Excel på pc eller Mac Trin 10

5. Vælg din etiketstørrelse og klik på Okay. Sørg for at vælge den størrelse, der matcher etiketpapiret i din printer.

Den mest nøjagtige måde at gøre dette på er at vælge det firma, der har lavet dine etiketklistermærker fra rullemengetiverne "Labelleverandører", og vælg derefter den størrelse eller version, der er angivet på etiketemballagen.

Billedet med titlen Opret adressetiketter fra Excel på PC eller Mac Trin 11

6. Klik Vælg modtagere. Det er et ikon øverst på skærmen, der indeholder et vindue med to overlappende blå og grønne mennesker. En rullemenu vises.

Billedet med titlen Opret adressetiketter fra Excel på PC eller Mac Trin 12

7. Klik Brug en eksisterende liste. Din computers filbrowser vises.

Billede med titlen Opret adressetiketter fra Excel på PC eller Mac Trin 13

8. Vælg regnearket, der indeholder dine adresser og klik på Åben.

Hvis mere end et ark er i arbejdsbogen, skal du klikke på arket med dataene i pop op-boksen, og derefter klikke på Okay.

Billedet med titlen Opret adressetiketter fra Excel på PC eller Mac Trin 14

9. Klik Adresseblok. Det er i ikonet bar på toppen af ordet, nær centrum.

Billedet med titlen Opret adressetiketter fra Excel på PC eller Mac Trin 15

10. Vælg dit ønskede navn og adresseformatering. Vælg et format for personens navn i den første store boks, og vælg derefter et format for adresser, som din posttjeneste kan bruge. En forhåndsvisning vises på højre side af menuen.

Billede med titlen Opret adressetiketter fra Excel på PC eller Mac Trin 16

11. Klik Match Fields. Det er i nederste højre hjørne af forhåndsvisningen. Dette åbner en liste over felter, der vises i dit regneark.

Billedet med titlen Opret adressetiketter fra Excel på PC eller Mac Trin 17

12. Match felterne til dataene i regnearket. Hver indstilling har sin egen rullemenu-klik på pilen for at se indstillingerne, og vælg derefter de data, du vil vises i den del af adresseblokken.

Billedet med titlen Opret adressetiketter fra Excel på pc eller Mac Trin 18

13. Klik Okay. Dette returnerer dig til Mail Merge-siden.

Billedet med titlen Opret adressetiketter fra Excel på PC eller Mac Trin 19

14. Klik Opdater etiketter. Det er tæt på midten af ikonlinjen i afsnittet "Skriv og indsæt felter". Siden opdateres for at vise dine adressedata i etiketformatet.

Billedet med titlen Opret adressetiketter fra Excel på PC eller Mac Trin 20

15. Klik Afslut og fusion. Det er det sidste ikon på ikonet på toppen af Word. Et par menuindstillinger vil udvides.

Billedet med titlen Opret adressetiketter fra Excel på PC eller Mac Trin 21

16. Klik Rediger individuelle dokumenter ... En mindre dialogboks vises.

Billedet med titlen Opret adressetiketter fra Excel på PC eller Mac Trin 22

17. Vælg Alle og klik på OK. Dette lukker skærmbilledet Mail Merge og returnerer dig til dokumentet (som nu viser dine etiketter).

Billedet med titlen Opret adressetiketter fra Excel på PC eller Mac Trin 23

18. Gem dine etiketter. Nu hvor de alle er klar til at gå, skal du klikke på Fil Menu, vælg Gem som, Indtast derefter et navn til din etiketfil. Når du er færdig, skal du klikke på Gemme.

Del 3 af 3:

Udskrivning af etiketterne

1. Åbn etiketdokumentet i Word. Hvis du har lukket Word-dokumentet, der indeholder dine etiketter, skal du åbne det ved at navigere til den mappe, hvor den er gemt, og derefter dobbeltklikke på filen.

Billedbet med titlen Print Double Sided Trin 20

2. Indsæt etiketpapiret i din printer. Trinnene til at gøre dette afhænger af din printer og producenten af dine label klistermærker.

Billede med titlen Opret adressetiketter fra Excel på PC eller Mac Trin 26

3. Klik på Fil menu. Det er i det øverste venstre hjørne af Word.

Billedet med titlen Opret adressetiketter fra Excel på PC eller Mac Trin 27

4. Klik Print. Det er på venstre side af skærmen. Dette åbner din computers udskrivningsdialogboks, og en forhåndsvisning skal vises.

Hvis du bruger MacOS, skal du muligvis kontrollere boksen ved siden af "Vis hurtig preview" for at se forhåndsvisningen.

Billedet med titlen Opret adressetiketter fra Excel på PC eller Mac Trin 28

5. Vælg din printer. Hvis den printer, du bruger, ikke allerede er angivet under "Printer", vælg den fra rullemenuen.

Billedet med titlen Opret adressetiketter fra Excel på PC eller Mac Trin 29

6. Deaktiver dobbeltsidet udskrivning. Hvis udskrivning fra Word normalt udskriver på begge sider af siden, skal du slukke for det for at udskrive etiketterne.

MACOS: Klik på rullemenuen, der siger "Kopier og sider", og vælg derefter Layout. Vælg Af Fra menuen "TO SIDED".

Windows: Under "Indstillinger", sørg for Udskriv en sidet er valgt.