3 måder at arrangere et papirfileringssystem

Hvis du er i forretning eller skole, der kræver, at du arbejder med flere klienter eller projekter, er et korrekt arkiveringssystem kritisk. Der er flere metoder til arkivering af papirer, men i sidste ende skal dit system afspejle dine behov. Den bedste måde at forberede sig på et effektivt system på er at reservere et par dage til udelukkende at arbejde på organisationen.

Trin

Metode 1 af 3:

Forbereder et nyt arkiveringssystem

1. Saml alle dine materialer. Du skal kompilere alt dit papirarbejde, før du forsøger at opsætte et korrekt system. Gå gennem alle steder, du kan have papirarbejde og placere dem alle i en bunke. Tilbring tid for at sikre, at du korrekt tegner sig for alt aktivt og inaktivt arbejde, du har.

Planlægge på forhånd ved at rydde et bordplads til at arbejde på dine papirer.
Hvis du tilpasser andres papirarbejde i et nyt arkivningssystem, skal du fjerne alle dokumenter fra det aktuelle system. Det bliver bedre for dig at håndtere alle dokumenter og forberede sig på et nyt system.

Billede med titlen Arranger et papir arkiveringssystem trin 2

2. Gå igennem alle dokumenterne. Dette er den hårde del af processen, men det er også et afgørende skridt at blive organiseret. Adskille alle de filer, der er baseret på, hvad de er, såsom bankopgørelser, kreditkortregninger og realkreditbetalinger. Det kan virke kedeligt, men gå gennem hvert dokument i din bunke for at bestemme, hvad du arbejder med.

Du behøver ikke at læse hvert papir, men en kort skum vil hjælpe dig ud.

Post-it noter er gode til at markere vigtige papirer, du ved, du skal bruge tid på.

Billedbetegnelse Arranger et papirfileringssystem Trin 3

3. Oprette bunker. Når du begynder at sortere gennem dit papirarbejde, ville det være nyttigt at holde relaterede papirer sammen. Du kunne placere alle papirer vedrørende "Nickelback" klienten i en bunke. Et andet eksempel er at bunke dit arbejde baseret på måneder.

At have en følelse af kronologisk rækkefølge kunne være nyttig til dine arkiveringsbehov.

Indstil prioriteter, mens du sorterer gennem papirarbejde. Når du ser papirer, der er usædvanligt vigtige, skal du placere dem på toppen af deres respektive bunke.

Billede med titlen Arranger et papir arkiveringssystem trin 4

4. Reducere som du ser pasform. En anden bunke, du kan skabe, er skraldespanden. Du er ikke forpligtet til at smide en bunke af dit papirarbejde, men du skal adskille de ubetydelige papirer fra de andre bunker. Du kunne endda oprette en diverse bunke, hvor tilfældige papirer kunne gå.

Hvis du er 100% sikker på, at du ikke har brug for noget papirarbejde, og du ikke kan tegne et levedygtigt link til andet dokument, kassere dem. Tjek med dine overordnede, hvis du har lov til at smide noget, før du følger med noget.

Billede med titlen Arranger et papir arkiveringssystem trin 5

5. Brug Manila Folders. Hold tingene nemt for dig selv ved at bruge Billige Manila Mapper. Dette vil ikke skade dine midler og vil give dig mulighed for at udføre ethvert arkiveringssystem, du gerne vil have. Du kan få en pakke Manila mapper fra enhver Office Supply Store.

Billede med titlen Arranger et papir arkiveringssystem trin 6

6. Overfør dine bunker. Brug de bunker, du har etableret tidligere til at fungere som en vejledning til dine mapper. Sørg for, at indholdet af hver mappe er organiseret også. Du kan enten organisere en fils indhold baseret på hvert papirs betydning eller ved kronologi.

Undgå at arrangere en fils indhold baseret på alfabetet. Alfabetisk organisation arbejder mere effektivt til at organisere grupper af filer.

Placer Manila-mapperne i et arkivskab, når du fylder mapperne.

Metode 2 af 3:

Oprettelse af et system, der passer til dig

1. Brug et alfabetisk arkiveringssystem. Et alfabetisk arkiveringssystem fungerer godt, når du har brug for at hente navne på personer, kunder, forfattere, navne på film, bøger eller osv. Forudsat at du bruger vilkår, der er nemme at hente, er et alfabetisk arkiveringssystem ofte det nemmeste system, der skal bruges.

Den bedste måde at file og hente filer på er ved at mærke hver fil. Manila mapper har en ekstra fane designet til at mærke filer, der gør din hentningsproces nemmere.
Hvis du håndterer klienter, er det mere effektivt at alfabetisere efter efternavn.
Hvis du har mange filer, skal du overveje at foretage bogstavafsnit for at hjælpe dig med at organisere. Sektionsdelere er store og indeholder blot et bogstav. Du kan også dele bogstaverne parvis som "A-D" eller "F-K."

Billede med titlen Arranger et papir arkiveringssystem trin 8

2. Brug en topisk rækkefølge. Når du arbejde eller undersøgelse På en række fagområder kan et emne eller emnetordre være en meget nyttig måde at hente oplysninger. For eksempel, hvis du studerer lov, kan du have faglige overskrifter af kontrakt, forfatningsret, torts, administrativ ret, international ret mv.

Den bedste måde at organisere topisk information på er gennem sektionsdelere. Mærk dine sektionsdelere baseret på indholdet, som "admin lov."

Dette system fungerer bedst, hvis du har flere forskellige emner. Hvis du ikke, vil du blive efterladt med en eller to skillevægge og ikke meget af et organiseret system.

Billede med titlen Arranger et papir arkiveringssystem trin 9

3. Prøv numerisk arkivering. Denne type arkiveringssystem er ideel til filer, der indeholder datoer eller tal. For eksempel, hvis du har fakturaer, kvitteringer, dateret begivenheder osv., Det numeriske system kan gøre et nemt system til at lokalisere igen. Du kan også overveje måned og år mærkning til denne mulighed. For dem, der arbejder i et miljø, der bruger nummerering for papirer som medicinske filer, lovgivningsdokumenter, retssager mv., nummerering er en nyttig hentningsmetode.

Brug kun dette system, hvis du er komfortabel at se flere numre og kan hente oplysninger fra disse numre.

Markér på fanen Filer tallene eller datoerne og organiserer ud fra den nummererede værdi. Start med "1" og få følgende numre øge værdien.

Hvis du arkiverer i månederne, skal du starte med januar og flytte, i orden, til december. Du vil drage fordel af sektionsdelere for hver måned.

Billedet med titlen Arranger et papir arkiveringssystem Trin 10

4. Brug farvekodning. Dette er fantastisk til kreativ arkivering og er særligt effektiv for dem med god visuel tilbagekaldelse. Det kan hjælpe med at krydshenvise forskellige emner baseret på farvekodning.Du kan farve kode en af de ovennævnte teknikker til arkivering. Du kan også bruge en kombination af organiseringssystemer ved at parre farvekoder med et andet system.

En af nemmeste måder at tilføje farve til din etablerede påfyldningsmetode på er at bruge Hearethers. Du kan købe en sort pakke med marmelader fra enhver kontorartikler butik.

En anden måde at implementere farvekodning på er at bruge en række farvede mapper.

Billede med titlen Arranger et papir arkiveringssystem trin 11

5. Brug et frekvenssystem. Dette fungerer godt for varer, som du bruger hele tiden, men bør ikke være et selvstændigt system. Det skal foder et andet system, for eksempel det alfabetiske system. Tilføj de ofte anvendte oplysninger til et grupperet rum i dit arkiveringsområde, så det hurtigt kan hentes, f.eks. På forsiden af en arkiv skuffeskuffer.

Du skal være forsigtig, at du ikke bliver uorganiseret ved hjælp af dette system. At holde projektet, du arbejder i øjeblikket på forsiden, vil ikke altid garantere en effektiv organisation.

Metode 3 af 3:

Beholdning af et organiseret system

1. Filpapirarbejde straks. En måde at sikre, at dit arkiveringssystem kører effektivt, er ved at arkivere papir, når du behandler det. Arkiveringssystemet vil ikke arbejde, hvis du afskrækker arkiveringspapirer. At komme ind i vane med at arkivere papirer vil også hjælpe din produktivitet og workflow.

Billede med titlen Arranger et papir arkiveringssystem trin 13

2. Hold din plads opdateret. Hvert par måneder skal du gå gennem dit arkiveringssystem og gøre et kort sweep. Du er ikke forpligtet til at gennemgå alle dine papirer som du gjorde for den oprindelige organisation. Tjek gennem alle filer og sørg for, at alt er organiseret og på det rigtige sted.

Efter de første par måneder kan du også reflektere, hvis det system, du vælger, arbejder for dig.

Billede med titlen Arranger et papir arkiveringssystem trin 14

3. Ryd ud af dit rum. En gang om året skal du gøre en større rengøring af dit arbejdsområde. Du kan muligvis have nogle filer, som du regelmæssigt bruger, men du skal nu gå igennem de andre filer, du bruger mindre. Åbn de filer, du bruger mindre, og læs alle dine dokumenter for at se, om der er unødvendigt papirarbejde.

Tag alle filerne ud og tør ned på arkivskabet med en fugtig vaskeklud for at fjerne støvopbygning.

Tips

Disse principper kan også gælde for computer eller andre elektroniske arkiveringsgrupper.

Brug et indeks for filer, der ikke er placeret alfabetisk. Dette bør være alfabetisk arrangeret, så du hurtigt kan finde dine filer hverken måde. Sæt dette indeks på forsiden af filen.

Start med at renses og sortere gennem dine bunker af papirer og bruge post-it-noter til at sortere i kategorier, og derefter underkategorier.

Det er nyttigt at have en diverse fil for varer, der ikke passer perfekt til andre steder.