Hvordan man er en organisations sekretær

2. Mødes med den udgående sekretær, hvis det er muligt. Få ham eller hende give dig de tidligere møder `minutter, korrespondancer, rapporter, administrative ordrer osv.. Med held og lykke vil disse allerede være velorganiserede og klar til at tage dem over - hvis ikke, læs næste trin.

3. Få et arkivskab eller en dokumentmappe. Disse bør leveres af din organisation, men hvis de ikke er, er det, at købe brugt er et godt første skridt og en glimrende måde at reducere unødvendige udgifter fra din side eller hos din organisation. Der er mange arkiveringssystemer, der kan anvendes til administrative dokumenter som mødelokale, vedtægter og så videreadgående på disse og afgøre, hvilket er det nemmeste at følge og den billigste at implementere og holde fast i det system. Hvis du har modtaget filerne i et uorganiseret rod, vil du ikke forlade dem på den måde for den næste sekretær, når din ejendommen er afsluttet.

4. Lær at gode organisatoriske færdigheder gør en god sekretær. Hvis din organisations kontor ikke er velorganiseret, er det noget, der skal løses med det samme. Brug kontoret til at gemme al relevant dokumentation og forsøge at ansætte det samme arkiveringssystem, som du har brugt på dit arkivskab.

5. Gå fra lille til Big, når du organiserer filer og dokumenter.Begynd med at indgive al relevant dokumentation til et arkivskab eller en dokumentmappe, og organ organisere hele kontoret og organisationen ved hjælp af det samme system, men i større målestok. Det vil gøre kontoret meget brugervenligt og råd til en masse ro i sindet til dig og din efterfølger.

6. Udvikle gode kontakter og bruge dem klogt. En venlig, professionel demeanor er meget vigtig for en organisations sekretær. Du vil lære meget hurtigt, at de fleste sekretærer er afhængige af et indviklet netværk af venner og kontakter for at udføre den daglige forretning.

Disse retningslinjer følger Robert`s "Forretningsordener", en af ​​de mest kendte sekretariatmanualer til dato. Det er tilrådeligt, at du søger, at disse værdifulde ressourcer - meget af det udgives på nettet gratis.

Altid have en plan b, når du organiserer en begivenhed, som du aldrig ved, hvad der vil ske. Dette er særligt vigtigt, hvis du catering en begivenhed eller forventer højttalere og / eller underholdning for at dukke op. Der er ikke noget værre end at deltage i en begivenhed og at have en kolossal skrue op forekomme. Hvis catering ikke vil vise, vil du bedre sørge for at du har kontaktet den lokale pizzeria på forhånd og givet dem en heads up. (Bemærk: Den lokale pizzeria skal nok være blandt din liste over kontakter også).

Opbevar medlemmerne informeret om aktiviteter, arrangementer og planer og sørg for, at offentligheden er opmærksom på kommende begivenheder.

Husk, når du forsøger at organisere møder og arrangementer, der organiserer andre mennesker, kan være vanskelige i bedste fald.

Ved at tage gode mødet minutter og give disse rettidige mode (et times møde skal have 1-2 sider med maksimum, og disse skal indsendes til gruppen for feedback inden for 5 arbejdsdage) sikrer, at medlemmer af organisationen er på Den `samme side` og i stand til at tage mere effektive handlinger før.

Altid opfører sig på en tilsyneladende professionel måde.

Planlæg forud. Det er sekretærens rolle at koordinere selskab / organisationshændelser. Du kan simpelthen ikke køre en begivenhed på en sidste øjebliks skema. Hvis du har brug for at planlægge noget sidste øjeblik, hvilket gør begivenheden mindre formelle kan lette presset for dine gæster og for dig selv.

En af de vigtigste funktioner, som en sekretær tjener, kommunikerer med sine medlemmer og offentligheden.

En sekretær sikrer, at alle ved, hvornår et bestemt møde holdes. De sørger også for, at alle er på mødet. De skriver også vigtige datoer for organisationen eller virksomheden.

Hold filer, dokumenter, mail og penge på et sikkert sted!