Sådan leder du et konferenceopkald (med billeder)

Formålet med et konferenceopkald giver dig mulighed for at demonstrere din evne til at styre og lede andre. For at lede et opkald med succes skal du vide, hvordan du organiserer opkaldet, forbered dig på din rolle, udfør opkaldet og følg op med deltagere bagefter. Med praksis finder du, at mange af de trin, der er involveret i konferenceopkald, ligner trin, du ville foretage med ansigt til ansigtsmøder.

Trin

Del 1 af 4:

Organisering af opkaldet

1. Vælg en bekvem konferenceprogram. Disse dage har du en række webinarprogrammer at vælge imellem. Vælg noget brugervenligt, at de fleste distance deltagere har installeret. Sørg for at du har valgt software med en video komponent, hvis opkaldet indeholder dias. Hvis installeret software ikke er en realistisk mulighed, skal du gå med en tjeneste, som alle frit kan få adgang til online.

For at imødekomme deltagere uden softwarekrav skal du sørge for, at opkaldet finder sted i et værelse med en højttalertelefon. Denne opkaldsindstilling vil også være en praktisk backup, hvis webinar-softwaren fejler.

Billedbet med titlen stol Et konferenceopkald trin 2

2. Afstemning dine deltagere for en god tid. Vælg tre til fem potentielle datoer og tider af dagen. Send en email til alle deltagere for at måle deres tilgængelighed for hver mulighed. Fortæl nogen, der ikke kan gøre nogen af tiderne for at fortælle dig så hurtigt som muligt.

Du kan også bruge online planlægningsundersøgelser som Doodle. Disse værktøjer tillader deltagere at vælge datoer og tider med kliket på en mus. Hvis du vælger denne indstilling, skal du ikke glemme at inkludere linket i e-mailen.

Hvis alle deltagere er i samme tidszone, skal du undgå planlægningsopkald under frokostpauser, straks i begyndelsen af arbejdsdagen og eller efter normale åbningstider.

Billedbetingelsestol Et konferenceopkald Trin 3

Skriv en dagsorden. Inkludere emner, der skal diskuteres. Dække eventuelle spørgsmål eller bekymringer, du forventer fra andre medlemmer. Fokusere på de positive spørgsmål først. Derefter adressere udfordringer og tilbyde løsninger eller ideer til at overvinde eventuelle forhindringer.

Hvis du planlægger at tildele nogen opgaver til visse deltagere, skal du diskutere det med dem, før du sender dagsordenen ud. Det sidste, du vil gøre, er at fange nogen ved overraskelse eller give en leder eller klient forkerte oplysninger.

Billede med titlen stol Et konferenceopkald trin 4

4. Email Preliminary Info til alle deltagere. Medtag alt, hvad de skal bruge til at logge ind på opkaldet, f.eks. Indkaldsnummer og adgangskode. Vedhæft et udkast til dagsordenen til e-mailen. Bed om, at alle læser over det og underret dig, hvis de vil tilføje noget eller revidere eksisterende indhold.

Billedbet med titlen stol Et konferenceopkald trin 5

5. Udnævne en noter-taker. Vælg den mest ansvarlige og opmærksomme fysiske deltager for denne opgave. Sørg for, at de indeholder navnene på alle til stede. Få dem til at opsummere store punkter diskuteret, ved hjælp af dagsordenen som en oversigt.

Hvis de har en digital lydoptager eller optagelsesfunktion på deres telefon, skal du bede dem om at bruge den, hvis der ikke vil blive diskuteret følsomt materiale.

Gå ikke over dette trin, hvis du bruger postfunktionen på Webinar-softwaren. Teknologi kan mislykkes, når du mindst forventer det. Hvis det sker, har du skrevet minutter som backup.

Billede med titlen stol Et konferenceopkald trin 6

6. Send en påmindelse email. Gør dette på dagen for opkaldet, hvis det efter frokost eller dagen før et opkald planlagt om morgenen. Brug denne mulighed til at sende eventuelle rapporter eller dokumenter, der vil blive brug for ved opkaldet. Det er dit ansvar at sikre, at alle er på samme side, og at alle har gennemført deres ansvar før opkaldet.

Hvis en anden skabte disse materialer, giv dem kredit (eller forhindre skylden i at falde på dig) ved at videresende deres meddelelse, der indeholder dokumenterne.

Del 2 af 4:

Går dig klar til stol

1. Udkast dine noter eller talepunkter. Kæmpende varer, der allerede er på dagsordenen for at holde dig fra at miste fokus. Udkast ikke en forberedt erklæring. Hold dig til en punktliste over nøglepunkter, korte implementer og ufuldstændige sætninger. Dette forhindrer dig i at lyde mekanisk. Nogle eksempler omfatter:

Nuværende tilstand af ansættelsesbehov: Regnskab nu fuldt bemandet. Har stadig brug for ny leder i marketing og ny administrativ assistent i reklame. Budgetgrænse = $ 100.000 I alt for begge åbninger.
Fordele ændres: Hovedkontor udfasning 401k. Instituting ny 403b Plan for nye ansættelser. Sundhed, Dental, Vision Forsikring Uændret for nu, men stadig under revision.

Billede Titlet stol Et konferenceopkald Trin 8

2. Lav en liste over deltagere. Inkludere hvor de er fra og generelle personlige oplysninger om dem. Brug denne info, mens du introducerer alle til hinanden. Du kan også bruge disse oplysninger til at chatte, mens du venter på yderligere deltagere at deltage.

Lav en kopi af denne liste til din noter-taker. I stedet for at tage dig tid til at skrive alles navn, kan noten-taker simpelthen tjekke hver persons navn, som de ankommer eller logger ind.

Billede med titlen stol Et konferenceopkald trin 9

3. Gennemgå eventuelle oplysninger, du vil præsentere. Vent ikke til sidste øjeblik. Start med at gennemgå oplysningerne dagen efter, at du er færdig med dine noter og / eller præsentation. Prøv at begå de store point til hukommelse, så du kan diskutere dem uden at pause for at se på dit papir eller skærmbillede. Hvert sekund du gemmer kan bruges til andre præsentanter eller til spørgsmål.

Billedbet med titlen stol Et konferenceopkald trin 10

4. Undersøge rummet en dag eller to før opkaldet. Sørg for, at alt udstyr er til stede og fungerer korrekt. Kig efter strategisk placerede højttalere, hvis du bruger et stort rum i forventning om mange deltagere. Hvis der mangler noget eller fungerer, skal du underrette den relevante afdeling så hurtigt som muligt.

Billede Titlet stol Et konferenceopkald Trin 11

5. Opsæt opkaldet. Log på konferenceopkald 10 minutter tidligt, hvis det er muligt. Nogle værktøjer vil ikke lade dig logge på indtil den planlagte tid. Andre vil ikke lade nogen kommunikere indtil en leder med en særlig adgangskode logfiler i. Test broen en sidste gang for at sikre, at det kører glat.

Hvis du ikke ved, hvordan du bruger udstyret, skal du lære et par dage på forhånd. Få hjælp fra din virksomheds it-afdeling, hvis det er nødvendigt. Ikke at vide, hvordan man bruger softwaren eller hardware, kan få dig til at se uprofessionel ud.

Del 3 af 4:

Gennemførelse af opkaldet

1. Tillad fem ekstra minutter til latecomers. Har nogle noter praktisk til Start små talk I begyndelsen af opkaldet. Indføre alle deltagere ved deres navne, titler og roller, de spiller. Hvis nogen kommer eller slutter sig til opkaldet efter fem minutters forsinkelse, skal du ikke afbryde en diskussion i gang. Vent, indtil efter en højttaler er færdig, eller et emne er afsluttet for at tillade latecomers at introducere sig selv.

Billedbet med titlen stol Et konferenceopkald trin 13

2. Gennemgå møde etikette. Bed deltagerne ringe ind for at slå deres telefoner for at undgå baggrundsstøj. Anmod om, at de undgår at bruge HOLD-knappen for at forhindre udsendelse af deres virksomheds holdmusik. Fortæl alle fysisk til stede for at tavle deres mobiltelefoner og holde dem væk fra mødetelefonen for at forhindre forstyrrelser. Sørg for, at alle deltagere taler hørbart og tydeligt, så alle kan høre dem.

Billede med titlen stol Et konferenceopkald trin 14

3. Hold dig til dagsordenen. Hold øje med uret for at imødekomme deltagernes behov og præsentanter.Dække de vigtigste spørgsmål først, hvis du løber tør for tid. Hvis nogen spørger et spørgsmål, du ikke kan svare eller ikke forventer, fortæl dem, at du vil komme tilbage til dem så hurtigt som muligt.

Billede Titlet stol Et konferenceopkald Trin 15

4. Planlæg et opfølgningsopkald, hvis det er nødvendigt. Vent ikke til slutningen af opkaldet for at gøre dette. Gør det lige før du kommer til spørgsmål og svar (Q & A) på dagsordenen. Spørg alle den mest bekvemme dato og klokkeslæt for det næste opkald. Hvis de fleste deltagere er ubeslutte, send en planlægningsundersøgelse efter opkaldet.

Billede med titlen stol Et konferenceopkald trin 16

5. Tillad mindst 15 minutter til Q & A. I et konferenceopkald kan du have problemer med at få alle til at deltage. For at forhindre dette i at ske, spørg ikke hvis nogen har spørgsmål. Spørg snarere specifikke personer, der er relevante for emnet for diskussion et spørgsmål.

For eksempel kan du spørge, "Bob, har du fået alle de oplysninger, du har brug for til at oprette emnet-teksten?"

Billede med titlen stol Et konferenceopkald trin 17

6. Luk opkaldet. Begynd at pakke op omkring fem minutter før den planlagte afslutningstid. Hvis Q & A stadig er i gang, skal du fortælle alle, du har tid til endnu et spørgsmål. Tak alle for deres tid og ønsker dem en god dag eller uge (slutningen).

Del 4 af 4:

Tager handling efter opkaldet

1. Opret en recap. Begynd at gøre dette umiddelbart efter opkaldet. Spørg din noter-taker til en kopi af protokollen. Sørg for, at du indeholder en liste over alles ansvar. Protokollen vil dokumentere samtalen skriftligt, hvis der er nogen uoverensstemmelser senere.

Spørg en kollega for at korrekturlæse genoplivelsen, før du sender det ud. Et andet par øjne kan fange fejl, du måske har overset, uanset hvor mange gange du har korrekturlæsning af materialet.

Billede med titlen stol Et konferenceopkald trin 19

2. Send recap til alle deltagere. Gør dette, så snart du har lavet nogen redigeringer, din korrekturlæser har anbefalet. Bed alle modtagere til at fremsætte kommentarer eller stille spørgsmål, der måske har slået deres sind under opkaldet. Hvis du lovede at sende en planlægningsundersøgelse for et opfølgningsopkald, skal du inkludere linket med RECAP.

Billede med titlen stol Et konferenceopkald trin 20

3. Følg igennem på løfter og deadlines. Træffe foranstaltninger som diskuteret under opkaldet. Hvis du lovede at besvare eventuelle spørgsmål på et senere tidspunkt, skal du følge op inden for højst en uge. Mød eventuelle frister, du har angivet. Sørg for, at ethvert lovet arbejde leveres til de korrekte modtagere inden for en rimelig tid.

Yderligere konferenceopkaldsdokumenter

Prøvebrev, der anmoder om konferenceopkald

Støtte og Lås op alle prøver.

Sample Conference Call Agenda

Støtte og Lås op alle prøver.

Sample Conference Call Reminder Email

Støtte og Lås op alle prøver.

Tips

Medmindre du bruger videokonference-software, skal du undgå at fortælle vittigheder. Humor er ofte afhængig af dit kropssprog, hvilke deltagere ikke vil se, om du bruger en lyd-eneste mulighed.

Del på sociale netværk :