4 måder at gennemføre effektive møder

Hvis det er din første gang, der kører et møde, tillykke! Du har en god mulighed for at samarbejde med forskellige holdmedlemmer, organisere tilgængelige oplysninger og tackle målene. På samme tid kan førende en gruppe være skræmmende. Ikke at bekymre os - vi har samlet nogle gode råd, som du kan bruge til at gennemføre et effektivt og effektivt møde, der vil få dine medarbejdere til at synge dine ros.

Trin

Metode 1 af 4:

Kører virtuelle møder

1. Give kopier i forskud på rapporter, du vil gå over. En fuldstændig rapport, eller i det mindste et resumé, sikrer, at alle kommer ind i mødet på samme side. På den måde behøver du ikke at spilde tid med deltagere, der blot rapporterer oplysninger, der let kunne læses på forhånd.

Hvis andre holdmedlemmer har ansvaret for forskellige afdelinger eller områder, har de dem indsende deres rapporter til dig på forhånd, så du kan sende opfølgelserne til alle, der deltager i mødet.
Hvis du diskuterer flere elementer, vil du måske også gerne udnævne nogen til at være ansvarlig for dagsordenen. De kan holde tid under diskussionsperioder, så mødet forbliver på sporet.

BILLEDE Titled Conduct Effective Meetings Trin 2

2. Send ud log-in information mindst en dag før mødet. I din invitation-e-mail, lad deltagerne vide, hvilken software du bruger (f.eks. Zoom, Skype eller Google Meet) og eventuelle brugernavne, adgangskoder eller indkaldelse af numre, de skal bruge. At sende disse oplysninger tidligt giver alle deltagere en chance for at downloade enhver software, de måtte have brug for og teste deres legitimationsoplysninger for at sikre, at alt fungerer før mødet.

Hvis du bruger ny software, vil du måske også sende en anden e-mail, der fortæller deltagere, som de kan kontakte, hvis de har problemer med download eller installation.

Sørg for at du også tester din egen teknologi på forhånd. Sørg for, at du kan få adgang til dit skrivebord eller de dias, du har oprettet til mødet i mødetilstanden.

Billedet med titlen Udfør effektive møder Trin 3

3. Skitsere grundlæggende deltagelsesretningslinjer for alle deltagere. Dit møde vil være mere effektivt, hvis alle forstår at gå i, hvordan man stiller spørgsmål eller med tech problemer. Her er nogle retningslinjer, du måske indstilles:

Skriv spørgsmål i Chat Boxes for dig at adressere

Brug laptops eller stationære computere i stedet for mobile enheder

Undgå distraherende aktiviteter, såsom at spise eller teksting

Billedet med titlen Udfør effektive møder Trin 4

4. Vær opmærksom på mødet fra et klart kontorområde med en god Wi-Fi-forbindelse. Området bag dig, at andre deltagere kan se, sætter tonen til mødet. Sørg for, at belysningen er god, og der er ikke noget i baggrunden, der kan tage væk fra din præsentation.

Hvis du gennemfører mødet hjemmefra, skal du vælge et roligt værelse med en dør, så du ikke behøver at bekymre dig om afbrydelser.

Billedet med titlen Udfør effektive møder Trin 5

5. Engagere alle sammen med en isbryder, før du begynder på dagsordenen. Virtuelle møder mangler ofte i personlig interaktion. I et personligt møde vil deltagerne sandsynligvis chatte indbyrdes, før mødet officielt startede. Du kan simulere dette ved at bede folk om at vende om at introducere sig selv eller fortælle hinanden, hvad de gjorde i weekenden.

Hold isbryderen lys - undgå alt, hvad der måske får nogen til at føle, at de bliver sat på stedet.

Godkend hver deltager ved navn og tak dem for at deltage. Du kan også stille opfølgende spørgsmål baseret på noget, de har sagt under isbryderen.

Billedet med titlen Udfør effektive møder Trin 6

6. Mute deltagere til at eliminere distraktioner. Dine deltagere kan ikke altid kontrollere, hvad der foregår i baggrunden - især hvis de er hjemme. Mute deres MIC`er for at undgå muligheden for en lydforstyrrelse. De kan gøre deres lyd på, hvis du genkender dem at tale.

Hvis din software har en håndhævende funktion, skal du bruge den! Det gør det nemmere at fange et spørgsmål eller en kommentar. Chat-funktioner tillader også deltagerne at få et ord i uden at forstyrre mødet.

Billedet med titlen Udfør effektive møder Trin 7

7. Lad hver deltager have gulvet i 2-3 minutter. Det er nemt at blive overset i et virtuelt møde. Arbejdstid i i slutningen af mødet, så hver deltager har mulighed for at stille spørgsmål, fremsætte forslag eller kommentere noget andet.

Hvis højere, har flere udadvendte deltagere dominere mødet, stille spørgsmål direkte til nogle af de roligere deltagere for at få deres input.

Se direkte på kameraet som en erstatning for øjenkontakt for at vise alle deltagere, at du er aktivt engageret og lyttet til, hvad de siger.

Metode 2 af 4:

Gennemførelse af et møde

1. Vær forberedt. Har en kopi af dagsordenen på hånden og fremhæv de nøglepunkter, du vil understrege. Hvis du har en visuel præsentation forberedt, skal du sørge for at have alle de teknologiske opsætning, som du har brug for på mødestedet, og at alt fungerer korrekt.

Hvis du giver en præsentation, er det en god ide at øve et par gange før mødet for at sikre, at alt fungerer godt, og du har alle dine signaler ned for visuelle hjælpemidler.

Billedet med titlen Udfør effektive møder Trin 9

2. Tage roll og gennemgå dagsordenen. Start mødet ved at gå rundt i lokalet og få alle til at introducere sig selv og forklare deres rolle. Dette er nyttigt, hvis der er folk på mødet, som ikke kender hinanden og også sikrer, at du har et navn, der passer til hvert ansigt. Forklar derefter kort, hvad mødet vil fokusere på.

På dette tidspunkt vil du måske gerne stille spørgsmål bare for at sikre, at alle er på samme side om, hvad mødet vil dække. For eksempel, hvis nogen var under indtryk af, at dette møde ville dække salget af et nyt produkt, men det er ikke på din dagsorden, kan du rydde det op for dem.

Billedet med titlen Udfør effektive møder Trin 10

3. Indstil en handlingsplan for at opfylde hvert mål. Din handlingsplan indeholder, hvordan en bestemt dagsordens vare vil blive håndteret. Medtag specifikationer, med navnene på alle involverede og deadlines, der sikrer, at holdet kan opfylde sine mål.

Sørg for, at alle mål har en "point person", der forbinder de mennesker, der skal være involveret, og sørger for, at de nødvendige ressourcer er tilgængelige.

Tildele statusrapporter, så punkt person kan forblive på toppen af målet og sørge for, at alt går efter planen.

Billedet med titlen Udfør effektive møder Trin 11

4. Begræns diskussion til hver dagsorden. Når du er færdig med et emne på din dagsorden, opsummerer kortvarigt resultatet eller de skridt, der skal tages, så spørg om spørgsmål. HOLD SPØRGSMÅL OG SVAR KORT OG OM EMNE.

Hvis nogen spørger et spørgsmål, som veers off-topic, kan du forsigtigt og høfligt styre dem tilbage. For eksempel kan du måske sige "Mens candy bar salg er vigtigt, lige nu adresserer vi trøfler. Hvis du kunne holde dit spørgsmål, kommer vi til det, når vi diskuterer slikbarer."

Billedet med titlen Udfør effektive møder Trin 12

5. Planlæg det næste møde. Planlægge det næste møde, mens alles der giver dem mulighed for at reagere straks med eventuelle planlægningskonflikter. Det får også dit møde på kalenderen så hurtigt som muligt, så du ikke scrambler senere. Dette er især vigtigt, hvis mødelokalet er begrænset.

Lad deltagerne vide, at hvis der er noget, de vil diskutere på det næste møde, skal de sende dig en e-mail om det. Indstil en deadline for at tilføje Agenda-elementer til næste møde, så du har tid til at forberede sig på det.

Metode 3 af 4:

Forbereder et møde

1. Bestem, hvem formanden skal være. Typisk vil en leder eller anden leder lede mødet. Men hvis mødet omhandler et særligt projekt eller et andet problem, kan det være hensigtsmæssigt at lade et andet holdmedlem tage tøjlerne.

Billedet med titlen Udfør effektive møder Trin 14

2. Line up højttalere til at præsentere individuelle mål. Hvis en anden har organiseret folk og ressourcer til at nå et mål, er de den, der kan beskrive processen og resultaterne mest effektivt. Dine deltagere vil værdsætte at høre disse oplysninger lige fra dem, i modsætning til, at du blot læser fra deres rapport.

Hvis du får andre involverede personer og få dem til at give opdateringer under mødet, behøver du ikke at være det talende hoved på forsiden af rummet hele tiden.

Billedet med titlen Udfør effektive møder Trin 15

3. Koordinere skemaer for at imødekomme møde deltagere. Find ud af, hvem der skal være på mødet og få en følelse af deres tilgængelighed. Float 2 eller 3 muligheder for mødetider, og vælg derefter den, som de fleste mennesker kan deltage i. Tage hensyn til mødet, når man ser på potentielle tider.

For eksempel, hvis du har brug for at ringe til et møde for at diskutere et udfordrende, potentielt opvarmet problem, kan det ikke være den bedste tid - selvom alle er tilgængelige så.

Hvis nogle mennesker ikke kan være der, skal du sørge for, at de centrale spillere for de diskuterede projekter vil være tilgængelige. Tildele nogen til at tage noter og distribuere dem straks til alle, der ikke kunne deltage.

Billedet med titlen Udfør effektive møder Trin 16

4. Bed om forslag til mødet dagsorden. Din dagsorden indeholder en liste over emner, navnene på personer, der vil præsentere, og mængden af tid, du vil bruge på hvert emne. At få forslag fra møde deltagere hjælper dig med at sikre, at alt vigtigt er dækket.

Skyd en email til potentielle deltagere, der spørger, om der er noget, de gerne vil snakke om. Indstil en deadline i et par dage før mødet, så du har tid til at forberede.

Sæt alle dine Agenda-anmodninger i et regneark med kolonner til emne, højttaler og tid, der er nødvendig. Hvis du har for mange anmodninger om den tilladte tid, prioritere varerne. Hvis noget simpelthen kan håndteres som en e-mail, skal du kontakte den person, der har foretaget anmodningen og lad dem vide.

Generelt har du mere tid til at tildelt for mødet, end du har planlagt på dagsordenen. Du kan altid afbryde mødet tidligt, men efterlader ekstra tid, sørger for, at du kan besvare spørgsmål eller tillade en vis diskussion.

Billedet med titlen Udfør effektive møder Trin 17

5. Etablere mødebestemmelser. Mens du ikke nødvendigvis har brug for formelle regler (tænk "Roberts forretningsorden"), Det er en god ide at have nogle grundlæggende protokol, så mødet løber glat, og alle har mulighed for at dele deres indsigter. Lad deltagerne vide, at formålet med dine regler simpelthen for at sikre, at mødet løber så effektivt som muligt.

Du kan også lægge disse ud i begyndelsen af mødet. For eksempel kan du sige: "I tidens interesse holdes spørgsmål og kommentarer, indtil hver højttaler har præsenteret. Hvis vi ikke kommer til din kommentar under den tildelte diskussionstid, send mig senere, og vi kan tale."

Billedet med titlen Udfør effektive møder Trin 18

6. Budgettid for hver vare på dagsordenen. Skriv den samlede mængde tid for hvert element, og nedbryd derefter den tid for at vise tidspunktet for præsentationen og tidspunktet for diskussion efter præsentationen. Dette giver deltagerne en forståelse for, hvornår de kan bidrage med.

Generelt planlægge på mindst 10 minutter diskussionstider for hver vare på din dagsorden. Du behøver måske ikke så meget tid for hver vare, men nogle ting kan have brug for mere.

Billede med titlen Udfør effektive møder Trin 19

7. Cirkulere dagsordenen dagen før mødet. Dette sikrer, at alle deltagere har en kopi og ved, hvad de skal forvente. Dette giver dem også mulighed for at nærme dig, hvis der er nogen forkerte oplysninger.

Hvis dette er et nyt eller sjældent møde, kan du også sende en påmindelse en time eller to før mødet.

Metode 4 af 4:

At være en effektiv formand

1. Kontrolkommunikation på mødet. Tag ansvar for at videresende diskussioner og holde alle på opgaven. Hvis du har andre højttalere, kan du delegere diskussionsansvar for dem, men sørg for at du stadig deltager.

For eksempel kan du stille et spørgsmål, som ingen er spurgt, men at du synes er vigtigt eller var et punkt, højttaleren overset i deres præsentation.

Billedet med titlen Udfør effektive møder Trin 21

2. Fremhæve fremskridt og diskutere mangel på fremskridt. I møder, der adresserer en igangværende serie af mål, begynder du ved at nævne, hvor du var på det sidste møde, så kom ind, hvor du er nu. Hvis der har været lidt for ingen fremskridt siden det sidste møde, skal du finde ud af, hvad der skete, og hvordan problemet kan løses.

Identificer de ansvarlige for hvert mål og ring til dem for at se, om de har noget at tilføje, før du flytter ind i diskussionsfasen.

Billedet med titlen Udfør effektive møder Trin 22

3. RECOCUS DISCUSSION, der har vandret ud af punktet. Der er tidspunkter, hvor entusiasme eller frustration kan skubbe diskussioner selvfølgelig. Vær opmærksom, så du kan bringe off-topic diskussioner tilbage i takt med dagsordenens mål.

For eksempel kan du ramme mødet som en "Faktisk indsamlingsmission." Dette indebærer, at alle skal høres, så du kan akkumulere så meget information som muligt og kan holde et par deltagere fra monopolisering af samtalen.

Hvis nogen begynder at ramble og få off-topic, kan du måske sige "Det er et godt punkt, og jeg er glad for at du har bragt det op. Stop ved mit kontor, så vi kan tale om det senere, okay?"

Billedet med titlen Udfør effektive møder Trin 23

4. Prøve "cyberstorming" at dele ideer. Cyberstorming bruger elektronisk chat eller forumstruktur til brainstorm under mere uformelle møder. Fordi alle har mulighed for at deltage, og alle input kan ses af alle, er folk mindre konkurrencedygtige om at blive hørt.

Da folk måske har ideer komme til dem på forskellige tidspunkter, tillader det også brainstorming på et emne at fortsætte, mens mødet bevæger sig på andre ting.

Billedet med titlen Udfør effektive møder Trin 24

5. Opretholde dagsordenens tidslinje selvstændigt. Mens du ikke vil være uhøflig, hvis diskussion overløb, og du stadig har ting at tackle, lad deltagerne vide, at du skal få mødet tilbage på sporet. Vigtige punkter kan gemmes for et andet møde eller en email.

Spørg altid, om der er spørgsmål, før du går videre til en ny dagsorden. Sørg for, at alle er om bord og klar til at gå videre, før du forlader den sidste vare bagved.

Billedet med titlen Udfør effektive møder Trin 25

6. Fremhæv vigtige punkter. Fremhæv de vigtigste mål for mødet. Hvis du også diskuterer mindre point, skal du forklare, hvordan de bindere i de vigtigere ting.

Hjælp medlemmer af mødet med at forstå projektets omfang, og hvordan hver enkelt del er et vigtigt stykke i en meget vigtigere helhed.

Billedet med titlen Udfør effektive møder Trin 26

7. Hjælpe med note-tage om nødvendigt. Typisk har du en bestemt person, der tager noter. Men i nogle situationer må du måske gå ind og hjælpe, hvis de bliver overvældet.

For eksempel, hvis du har dias og din note-taker kæmper for at få dem helt ned, mens du går igennem dem, kan du lade dem vide, at de kan få en kopi af diasene til at tilføje til deres noter.

Billedet med titlen Udfør effektive møder Trin 27

8. Tilbyde et omfattende resumé i slutningen af møder. Vind dit møde med en sætning eller to for hver vare på dagsordenen. Beskriv hvilke beslutninger der blev truffet, og hvilke opfølgningstrin vil blive gennemført.

For eksempel kan du måske sige "Med hensyn til candy bar salg, vi har fastslået, at nye skærmbokse er nødvendige. Sally Sunshine har ansvaret for at designe de nye bokse og vil have hendes design til Harvey ved onsdag."

Billedet med titlen Udfør effektive møder Trin 28

9. Har en-til-en-møder til opfølgning. Hvis en deltager forsøgte at monopolisere dit møde, skal du tale med dem senere om, hvad der skete. I stedet for at beskylde personen, fokusere på deres handlinger og hvad du så. Giv dem en mulighed for at forklare, hvad der skete.

Disse samtaler kan hjælpe dig med at finde bedre måder at holde folk fra at monopolisere møder i fremtiden. På et minimum ved personen, at deres adfærd i mødet ikke var acceptabelt og ikke vil blive tolereret i fremtiden.

Del på sociale netværk :

Sådan udføres effektive møder

Trin