Sådan er du høflig på telefonen: 15 trin (med billeder)

Forståelse af korrekt telefon etikette er en vigtig færdighed at have, uanset hvad du gør professionelt. Uanset om du har en afslappet samtale med en ven eller taler til nogen af forretningsårsager, er der måder, du kan sikre, at du er høflig.

Trin

Del 1 af 2:

Brug af grundlæggende telefon etikette

1. Hilse på den anden opkalder høfligt. Uanset om du har et opkald eller modtager et opkald, skal du sørge for at hilse på den anden person høfligt. Hilse på den anden opkalder som du ville, hvis du så dem personligt. Hvis du ikke kender personen, introducere dig selv som du ville, hvis du mødte personen for første gang personligt. Hvis du ved, at den person, du ringer, skal du sørge for at identificere dig selv, før du starter samtalen.

Fælles, høflige hilsner til at placere et opkald er, "Hej, mit navn er... Hvordan har du det i dag?"
Hvis du besvarer et opkald, ville en fælles hilsen være, "Hej, hvordan har du det?? Mange tak for at ringe."
Besøg vores andre tutorial om, hvordan man skal høfligt svar på telefonen.

Billedet med titlen Tale professionelt på telefonen Trin 14

2. Tal i din normale stemme tone. Hvis du snakker for højt i din telefon, kan det være ubehageligt for personen på den anden linje. På samme måde, hvis du snakker for stille, kan det være svært og spændt for personen på den anden linje for at høre dig. Ved at tale i din normale stemme tone, vil du undgå at gøre den anden opkalder ubehageligt.

Hvis du er bekymret for, at du taler for højt eller for stille, siger "undskyld mig, kan du høre mig okay?"

Billedet Titled Tal professionelt på telefon Trin 9

3. Tal direkte ind i telefonens mundstykke. Hvis du taler med et normalt volumen, vil opkalderen på den anden linje have svært ved at høre dig, hvis du ikke snakker direkte ind i telefonens mundstykke. Dette er den påtænkte brug af telefonen, og bruger enheden korrekt vil sikre, at personen på den anden linje kan høre dig ordentligt.

Hvis der er et problem med dit mundstykke, overvej at købe et håndfrit headset for at eliminere problemet.

Billedet med titlen Vær den skinny pige i skole trin 9

4. Må ikke spise mens du taler i telefonen. En af de mest uhøflige ting, du kan gøre, mens du taler på telefonen, spiser, drikker eller tyggegummi. Telefonmodtagere forstærker tygge lyde, og det er uhøfligt at gøre den anden opkalder lytte til disse lyde. Hvis du har frokost planlagt og er på telefonen, skal du enten vente på, at telefonsamtalen er færdig, eller spørg den anden opkalder, hvis du måske kalder dem tilbage, når du har at spise.

Billedet med titlen Overcome Television Addiction Trin 4

5. Eliminer distraktioner, mens de taler i telefonen. Mens du taler i telefon, er det vigtigt at begrænse distraktioner så meget som muligt. Hvis du er hjemme, skal du skru ned enhver musik, der kan afspille, og slukke for dit fjernsyn. Forvent, hvilke andre ting der kan distrahere dig, før du sætter et opkald og gør dit bedste for at undgå disse distraktioner.

Hvis der er andre mennesker i rummet, overvej at træde udenfor eller gå ind i et andet rum, så du ikke er fristet til at tale med dem, mens du er på telefonen.

Billedet Titled Tal professionelt på telefon Trin 1

6. Bed om at ringe til personen tilbage, hvis du har dårlig service. Hvis du taler på en mobiltelefon i et område med dårlig cellulær service, er det bedst at spørge personen, hvis du kan ringe dem tilbage. At skulle kæmpe gennem dårlig modtagelse kan være uhøfligt for den anden person, især hvis du skal bo i den dårlige service i nogen tid. Høfligt spørg, om du kan ringe til personen tilbage på et senere tidspunkt og undskylde ulejligheden.

En høflig måde at bede om at ringe til nogen tilbage ville være at sige, "Undskyld mig, jeg undskylder. Jeg synes at have dårlig cellulær service. Må jeg ringe tilbage så hurtigt som muligt?"

Billedet Titled Tal professionelt på telefonen Trin 12

7. Sig tak og farvel i slutningen af et opkald. Det er høfligt at sige tak i slutningen af en telefonsamtale, men det er vigtigt at sige farvel også. Fordi der ikke er nogen ansigtsøer, mens du taler over telefonen, kan det ofte være svært at vide, hvornår samtalen er afsluttet. Ved at sige: "Tak for at kalde, farvel!"Det vil være klart for jer begge, at telefonsamtalen er afsluttet.

Besøg vores andre tutorial for mere information om høfligt at afslutte et telefonopkald.

Del 2 af 2:

Taler i telefon til erhvervslivet

1. Besvar telefonen inden for 2 til 3 ringe, hvis du modtager et opkald. Hvis du besvarer telefonen til et forretningsopkald, er det bedst at ikke gøre den anden person vente. At være forberedt på et planlagt opkald giver dig mulighed for at besvare telefonen i en passende tid, samtidig med at du tillader dig tid til at bortskaffe eventuelle distraktioner, der kan fjerne din opmærksomhed.

Hvis opkaldet ikke er planlagt, er det mindre vigtigt at besvare opkaldet inden for 2 til 3 ringe, men du skal stadig svare på telefonen så hurtigt som muligt.

Billedet med titlen Behold selvværd under arbejdsløshedstrinnet 17

2. Hilse på opkalderen af deres professionelle titel. Adresser opkalderen af deres faglige titel, som MR. Brun eller fru. Smith, i stedet for at kalde dem ved deres fornavne. Dette er høfligt forretningsetikette personligt og bør også tages alvorligt over telefonen.

Hvis du er på fornavn med opkalderen, er det okay at slippe den mere formelle titel over telefonen.

Billedet Titled Tal professionelt på telefonen Trin 11

3. Identificer dig selv ordentligt, hvis du laver opkaldet. Når du ringer til nogen, og de svarer på telefonen, er det vigtigt, at du identificerer dig selv og lad personen vide, hvad du ringer til. Dette vil eliminere enhver forvirring på deres ende og sikre, at samtalen er så effektiv som muligt.

Billedet med titlen Tale professionelt på telefonen Trin 8

4. Brug professionelt sprog. Undgå at bruge slang eller profanity, når du repræsenterer din eller en andens forretning over telefonen. Handle som du ville på arbejde, med professionelt, passende sprog. Hvis du spørger om noget, du vil sige, er passende, kan du ikke forestille dig at sige det på arbejde og forudse, om det ville blive modtaget godt.

En god tommelfingerregel er at handle på den sikre side og ignorere at sige noget, hvis du spørger om, hvorvidt det er hensigtsmæssigt eller ej.

Billedet Titled Tale professionelt på telefonen Trin 6

5. Bede om at sætte personen på vent, hvis du skal. Uanset om du arbejder fra kontoret eller hjemme, vil distraktioner uundgåeligt komme op under et forretningsopkald. Hvis din opmærksomhed skal være andetsteds et øjeblik, er det ordentligt etikette at undskylde og spørge personen på den anden linje, hvis det er okay, at du placerer dem på vent.

Sørg for at bruge funktionen "Hold" på din telefon, for det vil slukke din side af linjen. Hvis du glemmer at gøre dette, kan personen i den anden ende være i stand til at høre dig stadig.

Billedet med titlen Tal professionelt på telefon Trin 16

6. Vær tålmodig og så hjælpsom som muligt. Der er tidspunkter, hvor forretningsopkald kan blive lidt spændte, og forbliver patienten er vigtigt for korrekt telefon etikette. Hvis opkalderen er ked af et bestemt problem, skal du nyde dem omhyggeligt og beslutte den bedste måde at hjælpe med at passe deres behov. Undgå at være uhøflig eller uhøflig på nogen måde.

Hvis du finder dig selv at blive forværret, bede du om at sætte opkalderen på vent et øjeblik. Tag denne gang for at roe ned, tage dybe vejrtrækninger og genvinde kontrollen over situationen.

Billede med titlen svar telefonen høfligt trin 9

7. Forlad koncise voicemail meddelelser. Hvis den person, du kontakter, ikke svarer, skal du sørge for at identificere dig klart, lad dit telefonnummer og give en kort beskrivelse af hvorfor du ringer. Langvindede meddelelser er uhøflige og ineffektive, da personen på den anden linje kan stoppe med at lytte efter nogen tid. Brug korrekt telefon etikette, mens du forlader meddelelsen og vær så kortfattet som muligt.

Det er god praksis at skrive ned din voicemail besked, før du foretager opkaldet, så du er forberedt, hvis modtageren ikke svarer på telefonen.

Billedet med titlen Tal professionelt på telefonen Trin 10

8. Bed om de nødvendige oplysninger, hvis du tager en besked. Hvis du tager en besked til en anden, er det vigtigt at høfligt bede om den anden persons navn, telefonnummer og grund til at ringe. At bede om disse tre ting vil holde samtalen flytte og vil få den anden person til at gå videre så effektivt som muligt.

Når du har modtaget de nødvendige tilbagekaldsoplysninger, takker personen til at ringe og fortælle dem, at du vil videregive oplysningerne så hurtigt som muligt.

Tips

Ring aldrig eller skriv nogen efter 8 pm, medmindre det er en nødsituation. Mange mennesker vågner op af telefonens støj, og selvom de har deres telefon tavs, kan de stadig ikke sætte pris på at blive kaldt så sent.

Del på sociale netværk :