Hvordan man er en god receptionist

Hvert kontor, der præsenterer sig for offentligheden på nogen måde, kræver et ansigt at møde offentligheden.Selvom fremragende kommunikation over telefonen og via e-mail er vigtig for receptionspersonalet, er det ansigt til ansigt kommunikation, der adskiller en receptionist fra en kundeservicerepræsentant.Ofte når en person (leverandør, ansøger, fællesskabsmedlem) kommer ind i din arbejdsplads, er det første, de vil se, receptionisten - og første indtryk er altid vigtige.

Trin

Del 1 af 2:
Have de rigtige færdigheder
  1. Billede med titlen Vær en god receptionist trin 1
1. Har top-notch organisatoriske færdigheder. Receptionister er de mennesker, der repræsenterer virksomhedens ansigt - de er dem, som klienter først taler med dem, og folk og kollegaer går til for information og arrangementplanlægning. Bortset fra at tage opkald og styre besøgende, beskæftiger de sig ofte med kunder, organiserer arrangementer, oprette møder osv. Med alle disse ansvarsområder skal receptionister være virkelig organiseret, mens man beskæftiger sig med flere krav på én gang. En person vil ikke vare længe som en receptionist, hvis han eller hun ikke kan jonglere mere end én ting ad gangen og håndtere dem på en ordnet måde.
  • En fantastisk måde at blive organiseret på er at investere i et arkiveringssystem, der fungerer bedst for dig. Det er vigtigt at vide, hvilke papirer og information din chef, dine kolleger og dine kunder måtte have brug for. Opbevar alle disse oplysninger i separate mapper - vær de på din computer skrivebord eller i hard kopi. Organiser dit arkiveringssystem på en måde, der fungerer bedst for dig - hvis det kræver neon klæbrig noter knyttet til alt, så vær det.
  • At blive organiseret betyder også at være selvmotiveret - du behøver ikke nogen andre at fortælle dig, hvordan du gør noget, eller holder dig på sporet. Hvis du er organiseret, vil du vide, hvilke opgaver du skal færdiggøre hver dag, og hvilke opgaver er prioriteter.
  • Har telefonnumre praktisk. (masser af og masser) jeg.E. Medarbejdere, arbejdsgivere, entreprenører, leverandører, nødkontaktnumre mv. Du vil have brug for dem alle på et eller andet tidspunkt. Hold telefonnumrene organiseret på et Rolodex eller passende computerprogram.
  • Billedet med titlen Vær en god receptionist trin 2
    2. Har lidt viden om teknologi under dit bælte. Det nummer et stykke teknologi receptionister skal beskæftige sig med er tetelephone - og alle knapper og separate linjer, der følger med. Computer færdigheder er også et must - de fleste receptionister skal vide, hvordan man bruger Email og skal være dygtige til tekstbehandling. Det er også nyttigt at vide, hvordan man opretter regneark, og brug eventuelle industrispecifikke programmer.
  • Husk på, at hvis kopimaskinen, scanneren eller printeren er tæt på dit skrivebord, vil du for det meste sandsynligvis være afhængig af at bruge dem (og fejlfinding af kolleger, der løber ind i problemer, mens du bruger dem.) Når du ved, at den slags maskine bliver brugt på dit kontor, børst på hovedfunktionerne og måderne til at løse fælles problemer på.
  • Billedet med titlen Vær en god receptionist trin 3
    3. Være pålidelig. En receptionist tælles til mand skrivebordet til enhver tid - det afspejler dårligt på virksomheden, hvis ingen henter telefonen, eller der er en række mennesker, der venter på at blive hjulpet. Gøre at være pålidelig en prioritet - hvis din chef ved, at du er pålidelig og altid er der for at hjælpe, bliver du uundværlig.
  • Billedet med titlen Vær en god receptionist trin 4
    4. Have Fremragende lyttefærdigheder. En stor del af at være en receptionist lytter til folk - om det er på telefonen, et spørgsmål, en klient spørger, eller oplysninger bliver relayed til dig. At være i stand til at lytte godt vil gøre dig mere effektiv - du vil være i stand til at løse problemer hurtigere, når du forstår, hvad personen spørger første gang, og du forbinder klienter til den person, de forsøger at nå hurtigt.
  • Billedet med titlen Vær en god receptionist trin 5
    5. Tag noter på alt. Hvis en chef beder dig om at gøre noget, tager noter om de specifikationer. Hvis en kundeopkald, skal du sørge for at skrive ned deres information (navn, kontaktoplysninger, hvad de vil have osv.) Noter er en fantastisk måde at blive organiseret og minde dig om alle de små ting, der kommer op i løbet af dagen. Hold dine noter i en notesblok og få det til dig til enhver tid. Du vil blive overrasket over hvor hjælpsomme de er, især når de forsøger at huske, hvad den person, der ringede for fem timer siden, ønskede.
  • Sørg for, at du skriver ud meddelelser i detaljer og læser over, hvad du har skrevet, og hurtigst muligt, når du tager en besked, gentag meddelelsen og kontaktoplysningerne, som du fik, så du kan sørge for, før du hænger op, som du har det rigtige oplysninger til relæ.
  • Billedet med titlen Vær en god receptionist trin 6
    6. Besvar telefonen høfligt med en standardhilsen som f.eks "Godmorgen, tak for at ringe til vores firma, mit navn er ___, hvordan kan jeg hjælpe dig?Sørg for, at telefonen besvares på den første eller anden ring. Det er ikke godt at holde folk på vent i mere end et minut.(Det er længere end du måske tror.)
  • Lyt omhyggeligt til navnet på den person, som ringeren beder om.Gentag tilbage til opkalderen, hvis det er nødvendigt.Mobiltelefoner forvrider ofte lyde.Skriv personens navn til hvem opkaldet er rettet, hvis udtale er svært.
  • Direkte opkaldet høfligt med en standard sætning som f.eks "Et øjeblik venligst for hr. Smith."Eller hvis den pågældende person er på telefonen, "Jeg er ked af det, hr. Smith er i telefon i øjeblikket.Vil du gerne vente på vent eller vil du gerne forlade ham en voicemail besked?"Høfligt tak dem og lede opkaldet i overensstemmelse hermed.
  • Billedet med titlen Vær en god receptionist trin 7
    7. Hils leveringspersonale med samme professionalisme og høflighed som enhver anden besøgende. Du kan være forpligtet til at underskrive for leverancer. Sørg for, at din underskrift er læselig. Leveringspersonale kan have brug for anvisninger, hvor de skal forlade pakker. Sørg for, at du kontakter passende medarbejdere til sådanne forhold.
  • Billedet med titlen Vær en god receptionist trin 8
    8. Håndter kunder, der kommer til din virksomhed med effektivitet og høflighed. Efter at de besøgende identificerer, hvem de er, og hvem de leder efter, skal du kontakte den enkelte og lade hende / ham vide, hvem der er der. En standard passende sætning er "Hr. Smith, Mr. Jones fra Xyz Corporation er her for at se dig for sin 2 o`clock-aftale." Få altid et for- og efternavn og navnet på den organisation, de er fra. Det er nyttigt at spørge, om de har en aftale med hr. Smith. Hr. Smith vil give dig instruktioner om, hvor du skal have besøgende og vente, og hvor længe. Du kan så fortælle besøgende "Hr. Smith vil være med dig i et øjeblik." eller "Hr. Smith sagde, at han afsluttede et møde og vil være med dig om 5 minutter.Du kan have plads. tak skal du have."
    • Del 2 af 2:
    Præsentere dig selv godt
    1. Billedet med titlen Vær en god receptionist trin 9
    1
    Har en positiv holdning. Som nævnt ovenfor er receptionister ansigtet af et firma - de er, hvem kunderne beskæftiger sig med først, og de mennesker, der besvarer spørgsmålene om folk, der ikke kan komme ind på kontoret. Ingen ønsker at blive mødt af et surt udtryk og en grumpy holdning. Gør det en prioritet for altid at have et smil på dit ansigt og en munter, optimistisk personlighed. Husk at blive tålmodig med udfordrende kunder, selvom de kommer på din sidste nerve.
    • Selv du kommer op imod en udfordrende klient, minder dig om, at du er en stærk, glad individuel. Fortæl dig selv, at de handler ud af frustration, men ved, at så længe du forsøger dit bedste for at imødekomme dem, er du ikke den ene i Fault. Det er bedre at være den, der holder hovedet end den, der eksploderer og ligner en ornery, mener person.
  • Billedet med titlen Vær en god receptionist trin 10
    2. Har en hilsen klar. Det er altid vigtigt at hilse på dine kunder på en venlig måde. Selvom du fortsætter hvad du laver, før du hjælper dem, er det vigtigt at hilse på dem, så de føler sig anerkendte og ved, at du vil hjælpe dem om et øjeblik.
  • Nogle hilsner er "hej! Velkommen til [Virksomhedsnavn] "eller" God morgen! Hvis du har plads, vil jeg være med dig på et øjeblik!"
  • Billede med titlen Vær en god receptionist trin 11
    3. Være høflig. Vær respektfuld. Behandle alle som de er den vigtigste person, der har gået ind på kontoret den dag. Dette er din job - ingen bekymrer sig om, hvordan du sidder fast i trafikken i morges, hvordan du ødelagde din helt nye taske, eller endda hvordan du mistede din yndlings-cd. Forlad personlige forhold derhjemme. (Selvom du ikke respekterer deres besked eller den måde, de formidler det - falsk det) samlet, sørg for, at personen er helt afslappet og glad for at tale med dig.
  • Billede med titlen Vær en god receptionist trin 12
    4. Klæd dig pænt på, for at inponere. Du repræsenterer en virksomhed, så du skal klæde den del. Invester i nogle Business Casual Clothes. Alternativt, hvis du er receptionist på en bestemt slags butik (som en tøjbutik), kan du overveje at klæde den del af at købe nogle af butikens tøj og bære dem. Har tendens til at konservative, medmindre du arbejder et sted, hvor mode, trendom eller andre faktorer skubbes til forkant.
  • Kontroller, om din virksomhed har en bestemt kjolekode. Din virksomhed kan være fint med afslappet kjole, bare husk at du aldrig bør klæde sig også tilfældigt (sweats bør forbydes fra arbejdspladsen.)

    • Tips

    Husk hvem underskriver din lønseddel og respekterer dem til enhver tid.
  • Vær god til ledere, se om du kan hjælpe dem med yderligere opgaver under din fritid.
  • Håndtering Mail er normalt en del af et receptionsjob, find ud af, hvor det går, hvem vil bringe det, og når, på din første dag.
  • Find nogen til at tage skrivebordet til badeværelsespauser, møder, helligdage, frokoster mv. På denne måde undgår du at have vred folk, der venter på dig, når du vender tilbage.
  • Altid være villig til at lære en ny opgave eller gøre en dagligdags opgave.Alsidighed går langt.
  • Spørg kolleger, hvis de har brug for hjælp til noget.Bedre at få venner ved at hjælpe end fjender ved at klage.
  • Skriv beskeder i en duplikatbog og giv en kopi til den person, meddelelsen er til.Eller brug en dagbog, som er lettere at henvise til, især for at huske et navn eller nummer.
  • Hold personlig forretning væk fra dit område - dette inkluderer mobiltelefonopkald og e-mails.IT-afdelinger kan og vil screene computeraktiviteter.
  • Hold dit udseende ryddeligt.
  • Altid være høflig, selv med en vred kostumer.
  • Ikke overstige dine grænser ved at misbruge udstyr, der er placeret i din omsorg for dine egne personlige fordele.

    • Advarsler

    Aldrig komme ind i et argument med en opkalder eller besøgende.Rute dem til en vejleder. Men hvis der ikke er nogen at tage deres opkald, foreslår du at forlade en voicemail. Nogle gange er der ikke en leder eller vejleder til stede. Der er kun så meget, du kan gøre som en receptionist.
  • Sig aldrig "Jeg gør ikke xyz."Du vil være ude af et job hurtigere end du kommer til z.
    • Del på sociale netværk :
    Lignende