Sådan besvares telefonen høfligt

Det er vigtigt at have høflig, venlig telefon etikette, når du besvarer telefonen, især hvis du taler til en fremmed eller taler på en arbejdsplads. Når du besvarer telefonen, er det vigtigt at vide, hvordan du svarer korrekt, så du ikke starter samtalen på en dårlig fod. Besvar telefonen høfligt ved at tale klart, fokusere på opkaldet og opretholde professionalisme, hvis du er i et miljømiljø.

Trin

Metode 1 af 3:
Håndtering af professionelle opkald
  1. Billedet med titlen svar telefonen høfligt trin 1
1. Pick up efter 2 eller 3 ringe. Når du besvarer opkald på arbejdspladsen, lad telefonen ring 2 eller 3 gange, før du svarer på den. Hvis du lader det ringe mere end 3 gange, kan opkalderen blive utålmodig og føler, at deres opkald ignoreres.
  • På den anden side, hvis du henter efter den første ring, kan opkalderen blive overrasket af det hurtige svar. De har måske ikke haft nok tid til at komponere deres tanker.
  • Billede med titlen svar telefonen høfligt trin 2
    2. Forbered en professionel hilsen. Når du besvarer telefonen på dit kontor, vil du ikke altid vide, hvem der er i den anden ende af telefonen. Det kunne være din chef, en kunde, en af ​​dine kolleger, eller endda et forkert nummer.
  • En professionel hilsen som "Godmorgen" eller "Hvordan kan jeg hjælpe dig?"Hjælper med at få samtalen ud på højre fod.
  • Selvom du har opkalds-id og tror det er en arbejdsvenn, der kalder, kunne nogen have lånt deres telefon. Svar på telefonen med "Ja, hvad?"Kan give opkald det forkerte indtryk af dig.
  • Billede med titlen svar telefonen høfligt trin 3
    3. Identificer dig selv og din organisation. I forretningssituationer er det mest hensigtsmæssigt at besvare telefonen med dit navn og firma. For eksempel siger "Tak for at kalde Smiths Auto Body. Dette er Joan, hvordan kan jeg hjælpe dig?"
  • Mange kontorer har deres egen scripting til at besvare telefonen, så sørg for at følge den regel, din virksomhed har angivet. Hvis du ikke er sikker på din virksomheds telefonskript, spørg din vejleder.
  • Billede med titlen svar telefonen høfligt trin 4
    4. Pænt spørge, hvem der ringer, hvis du ikke ved det. Ofte vil personen ikke kun give dig deres navn, men også give oplysninger om, hvorfor de ringer. Hvis du ikke har opkalds-id, genkendte ikke nummeret, eller hørte ikke, hvad personen på den anden linje sagde, beder dem igen ved at sige "Må jeg spørge, hvem der ringer?"
  • Når opkalderen har introduceret sig selv, skal du ringe til den opkalder korrekt af den titel, de giver. Hvis de siger deres for- og efternavn, og du vil være mere professionel, ring dem ved deres efternavn.
  • Billede med titlen svar telefonen høfligt trin 5
    5. Tal direkte ind i mundstykket. Hvile telefonen forsigtigt mod din kind og tal ind i mundstykket, der naturligvis skal falde i nærheden af ​​munden. Du skal ikke bekymre dig om at sætte mundstykket for tæt på din mund eller nødt til at tale højt.
  • Hvis den person, du taler for at bede dig om at hæve din stemme, kan du tale lidt højere. Ellers skal du holde din stemme på et normalt konversationsniveau.
  • Billede med titlen svar telefonen høfligt trin 6
    6. Undgå at bruge slang eller profane sprog. Når du besvarer telefonen på arbejdspladsen, repræsenterer du din virksomhed til den, som du taler med på telefonen. Tal høfligt og undgå at bruge slang, forbandelse eller dårligt sprog. Selvom samtalen bliver opvarmet, og den person, du taler med sværger, skal du opretholde din ro og være høflig.
  • Selvfølgelig, når du taler på din personlige telefon til venner, kan du være uformel med dem og tale, hvordan du vil i en ansigt til ansigt samtale.
    • Metode 2 af 3:
    Besvarelse af personlige opkald derhjemme
    1. Billede med titlen svar telefonen høfligt trin 7
    1. Svar i et roligt miljø. Hvis du er i et højt miljø, skal du flytte et eller andet sted, før du besvarer telefonen, eller skru ned på musikken eller fjernsynet, før du besvarer. Du vil være på et sted, der er stille nok, så du kan høre den person, der taler til dig, og de kan høre dine svar.
    • Et roligt miljø vil også give dig mulighed for at fokusere på opkalderen.
  • Billede med titlen svar telefonen høfligt trin 8
    2. Stop dine andre opgaver, før du besvarer telefonen. Tag et kort øjeblik for at indsamle dine tanker, før du svarer. Vær ikke distraheret, da dette kunne føre til fejlkommunikation mellem dig og den person, du taler til. Hvis du er fri for distraktioner, vil den person, du taler for at føle, at de har din fulde opmærksomhed.
  • For eksempel, hvis du skrev på din computer eller læste en bog, når telefonen ringede, skal du stoppe disse opgaver og koncentrere dig om opkaldet.
  • Billede med titlen svar telefonen høfligt trin 9
    3. Sig "Hej" og angiv dit navn i en behagelig tone. Hvis du ikke genkender opkalds-id eller ved, hvem der ringer, kan du tilføje "dette er Sam."For et mere formelt svar kan du sige, for eksempel" dette er Smiths `bopæl."
  • Hvis du så på opkalds-id, at en ven eller et familiemedlem ringer, er du velkommen til at sige noget som: "Hej Tom! Hvordan har du det i dag?"
  • Billedet med titlen svar på telefonen høfligt trin 10
    4. Tag ned opkalderens info, hvis det familiemedlem, de forsøger at nå, ikke er tilgængelige. Hvis opkalderen forsøger at nå nogen, der ikke er hjemme eller ikke er tilgængelig, siger "Jeg er ked af det, fru. Simpson, min far er ikke tilgængelig lige nu. Må jeg tage en besked?"Sørg for at optage personens navn, telefonnummer og grund til at kalde på en notesblok i klar, læselig håndskrift.
  • Hvis du ikke har en notesblok i nærheden, spørg personen på den anden linje for at vente, mens du hurtigt får en.
    • Metode 3 af 3:
    Besvarelse af opkald på din mobiltelefon
    1. Billedet med titlen svar telefonen høfligt trin 11
    1. Hils den, der ringer op i en venlig tone. Når du svarer på en mobiltelefon, vil opkalds-id typisk angive, hvem der ringer til dig. Sig noget som, "Hej Steve, hvordan har du det??"Selvom nummeret er privat eller skjult, er det vigtigt at besvare opkalderen på en venlig måde. Sig, "Hej, må jeg spørge, hvem der ringer?"
    • Da mobiltelefonopkald tendens til at være mere uformelle end opkald til en forretnings- eller jordlinje, behøver du ikke at sige dit navn, når du besvarer opkaldet.
  • Billede med titlen svar telefonen høfligt trin 12
    2. Spørg hvorfor personen ringer. Hvis du ikke kender personen, vær høflig ved at sige "Hvordan kan jeg hjælpe dig i dag?"Eller" hvad kan jeg gøre for dig?"Hvis du kender personen, kan du sige noget som" Hvad sker der?"
  • Selvom du kender opkalderen, skal du undgå at svare frekt. Sig ikke, "Hvad?"Eller" Hvad vil du have denne gang?"
  • Billede med titlen svar telefonen høfligt trin 13
    3. Tal tydeligt ved hjælp af din normale stemme tone. Du skal ikke bekymre dig om at råbe ind i mundstykket eller overforisere dine ord. I stedet skal du tale langsomt og tydeligt. Hvis du råber eller taler unaturligt, kan den person, du taler for at tro, du er vred eller syg.
  • Hvis personen på den anden ende af linjen lyder, skal du skrue op på volumenet på siden af ​​din mobiltelefon. Hvis de stadig er svage, bede dem om at sætte mundstykket tættere på deres ansigt.
  • Billede med titlen svar telefonen høfligt trin 14
    4. Besvar ikke telefonen, mens du tyggegummi eller mad. Hvis du tygger tyggegummi eller mad, tag dig tid, før du svarer for at spytte det ud eller sluge det. Du vil have din mund til at være klar og klar til samtale, når du svarer på telefonen.
  • Selvom du taler til en ven, kan de have svært ved at forstå dig, hvis du har en mund fuld af mad.
  • Billede med titlen svar telefonen høfligt trin 15
    5. Tal ikke med folk uden for opkaldet, indtil opkaldet er overstået. I løbet af telefonopkaldet ignorerer alle eksterne distraktioner og giv personen på den anden side af linjen din uddelte opmærksomhed. Tal ikke med eller joke med andre mennesker, og undgå at forsøge at kommunikere lydløst, mens du også taler i telefonen.
  • Selvom den person, du er på telefonen med, ikke kan høre de ord, du siger til nogen personligt, vil de kunne fortælle, at du ikke fokuserer helt på telefonsamtalen.

    • Tips

    Hold en notesblok og pen praktisk af hver telefon, så du behøver ikke at scramble, når du skal tage en besked.
  • Folk du taler til på telefonen vil huske, hvis du er høflig. Sig "Venligst", når du foretager en anmodning. Hvis en opkalder siger "tak," opfølgning med en varm "du er velkommen."

    • Advarsler

    Lær hvordan kom fra telefonen høfligt. Prøv at undgå forstyrrende folk ved at hænge op abrupt.
    Del på sociale netværk :
    Lignende