Sådan konverteres ord til excel

Hvis du har brug for at flytte en liste eller et bord af data fra Word til Excel, behøver du ikke at kopiere og indsætte hvert enkelt stykke information i sin egen celle i regnearket. Ved korrekt formatering af dit Word-dokument først kan du nemt importere hele dokumentet til Excel med blot et par klik.

Trin

Metode 1 af 2:
Konvertering af en liste
  1. Billedbet med titlen Konverter ord til Excel Trin 1
1. Forstå, hvordan dokumentet vil blive konverteret. Når du importerer et dokument i Excel, vil visse tegn blive brugt til at bestemme, hvilke data der går ind i hver celle i Excel-regnearket. Ved at udføre nogle få formateringstrin, inden du importerer, vil du kunne styre, hvordan det endelige regneark vises og minimerer mængden af ​​manuel formatering, du skal udføre. Dette er især nyttigt, hvis du importerer en stor liste fra et Word-dokument til Excel.
  • Denne metode fungerer bedst, når du har en liste over flere poster, der hver formateres det samme (liste over adresser, telefonnumre, e-mail-adresser osv.).
  • Billedbet med titlen Konverter ord til Excel Trin 2
    2. Scan dokumentet for eventuelle formateringsfejl. Før du begynder konverteringsprocessen, vil du gerne sikre, at hver post formateres på samme måde. Det betyder at fastsætte eventuelle tegnsætningsfejl eller omorganisere eventuelle poster, der ikke passer til resten. Dette sikrer, at dataoverførsler korrekt.
  • Billedbet med titlen Konverter ord til Excel Trin 3
    3. Vis formatering tegn i dit Word-dokument. Visning af de normalt skjulte formatering tegn hjælper dig med at bestemme den bedste måde at opdele posterne på. Du kan vise dem ved at klikke på "Vis / skjul afsnitmærker" knappen i fanen Startside eller ved at trykke på Ctrl+ ⇧ Shift+*
  • De fleste lister vil enten have et stykke mærke i slutningen af ​​hver linje eller en i slutningen af ​​linjen og en i den tomme linje mellem poster. Du vil bruge mærkerne til at indsætte de tegn, der bruges af Excel til at skelne mellem celler.
  • Billedbet med titlen Konverter ord til Excel Trin 4
    4. Udskift punktmærkerne mellem hver indgang for at slippe af med ekstra plads. Excel bruger plads mellem poster til at bestemme rækkerne, men du bliver nødt til at slippe af med det for nu for at hjælpe formateringsprocessen. Bare rolig, du vil tilføje det tilbage i en lille smule. Dette virker bedst, når du har et stykke mærke i slutningen af ​​en post og en i mellemrummet mellem poster (to i træk).
  • Trykke Ctrl+H For at åbne vinduet Find og udskift.
  • Type ^ p ^ p ind i feltet Find. Dette er koden for to afsnitmærker i træk. Hvis hver post er en enkelt linje, og der ikke er nogen tomme linjer mellem dem, skal du bruge en enkelt ^ P i stedet.
  • Indtast et afgrænsende tegn i feltet Udskift. Sørg for, at det ikke er et tegn, der vises overalt i dokumentet, f.eks ~.
  • Klik på Udskift alt. Du vil bemærke, at posterne kan kombinere sig selv, men det er ikke en bekymring lige nu, så længe det afgrænsende tegn er på det rigtige sted (mellem hver post)
  • Billedbet med titlen Konverter ord til Excel Trin 5
    5. Adskille hver indgang til separate felter. Nu hvor dine poster er adskilt, så de vises i efterfølgende rækker, vil du gerne definere, hvilke data der vises i hvert felt. For eksempel, hvis hver post er et navn på den første linje, kan en gadenavn på anden linje og en tilstand og postnummer på den tredje linje, du kan
  • Trykke Ctrl+H For at åbne vinduet Find og udskift.
  • Fjern en af ​​de ^ P Marks i feltet Find.
  • Skift tegnet i udskiftningsfeltet til et komma ,.
  • Klik på Udskift alt. Dette vil erstatte de resterende afsnit symboler med kommaseparatoren, som vil adskille hver linje i et felt.
  • Billedbet med titlen Konverter ord til Excel Trin 6
    6. Udskift afgrænsningskarakteren for at afslutte formateringsprocessen. Når du har gjort de to find-and-CT-udskift trin ovenfor, vil din liste ikke se ud som en liste længere. Alt vil være på samme linje, med kommaer mellem hvert stykke data. Dette sidste Find-and-Ctorly-trin returnerer dine data til en liste, mens du holder kommaerne, der definerer felterne.
  • Trykke Ctrl+H For at åbne vinduet Find og udskift.
  • Gå ind ~ (eller hvad som helst tegn du valgte oprindeligt) i feltet Find.
  • Gå ind ^ P ind i feltet Udskift.
  • Klik på Udskift alt. Dette vil bryde dine poster tilbage i individuelle grupperinger adskilt af kommaerne.
  • Billedbet med titlen Konverter ord til Excel Trin 7
    7. Gem filen som en almindelig tekstfil. Nu hvor din formatering er færdig, kan du gemme dokumentet som en tekstfil. Dette vil tillade Excel at læse og analysere dine data, så det går i de rigtige felter.
  • Klik på fanen Filer og vælg "Gem som".
  • Klik på "Gem som Type" rullemenu og vælg "Simpel tekst".
  • Navngiv filen, som du foretrækker, og klik på Gem.
  • Hvis vinduet File Conversion vises, skal du blot klikke på OK.
  • Billedbet med titlen Konverter ord til Excel Trin 8
    8. Åbn filen i Excel. Nu hvor du har gemt filen i almindelig tekst, kan du åbne den i Excel.
  • Klik på fanen Filer og vælg Åbn.
  • Klik på "Alle Excel-filer" rullemenu og vælg "Tekstfiler".
  • Klik på Next > I vinduet Tekst import Wizard.
  • Vælg "Komma" I delimiterlisten. Du kan se, hvordan posterne vil blive adskilt i forhåndsvisningen nederst. Klik på Next >.
  • Vælg dataformatet for hver af kolonnerne, og klik på Udfør.
    • Metode 2 af 2:
    Konvertere et bord
    1. Billedbet med titlen Konverter ord til Excel Trin 9
    1. Lav et bord i Word med dine data. Hvis du har en liste over data i Word, kan du konvertere den til et bordformat i Word og derefter hurtigt kopiere det bord til Excel. Hvis dine data allerede er i tabelformat, skal du springe ned til næste trin.
    • Vælg alle de tekst, du vil konvertere til et bord.
    • Klik på fanen Indsæt, og klik derefter på tabelknappen.
    • Vælg "Konverter tekst til bord".
    • Indtast antallet af linjer pr. Record i "Antal kolonner" Mark. Hvis du har en tom linje mellem hver post, tilføj en til det samlede antal.
    • Klik på OK.
  • Billedbet med titlen Konverter ord til Excel Trin 10
    2. Kontroller formateringen af ​​dit bord. Word vil generere en tabel baseret på dine indstillinger. Dobbeltklik på, at alt er, hvor det skal være.
  • Billedbet med titlen Konverter ord til Excel Trin 11
    3. Klik på Little "+" knappen, der vises i øverste venstre hjørne af bordet. Dette vil dukke op, når du svæver musen over bordet. Hvis du klikker på dette, vælges alle dataene i tabellen.
  • Billedbet med titlen Konverter ord til Excel Trin 12
    4. Trykke .Ctrl+C For at kopiere dataene. Du kan også klikke på "Kopi" knappen i fanen Startside.
  • Billedbet med titlen Konverter ord til Excel Trin 13
    5. Åben Excel. Når dataene er blevet kopieret, kan du åbne Excel. Hvis du vil sætte dataene i et eksisterende regneark, skal du lægge det op. Placer markøren i cellen, som du vil have den øverste venstre celle i tabellen til at blive vist.
  • Billedbet med titlen Konverter ord til Excel Trin 14
    6. Trykke .Ctrl+V at indsætte dataene. De enkelte celler fra ordet bord vil blive anbragt i separate celler i Excel-regnearket.
  • Billedbet med titlen Konverter ord til Excel Trin 15
    7. Opdele eventuelle resterende kolonner. Afhængigt af den type data, du importerer, kan du have nogle yderligere formatering, du skal gøre. For eksempel, hvis du importerer adresser, kan byen, statens forkortelse og postnummer være alt i samme celle. Du kan få Excel Split dem automatisk op.
  • Klik på kolonneoverskriften for den kolonne, du vil opdele for at vælge hele kolonnen.
  • Vælg "Data" Tab og klik på "Tekst til kolonner" knap.
  • Klik på Next > og vælg derefter "Komma" I feltet Delimiters. Hvis du bruger ovenstående eksempel, vil dette adskille byen fra statens forkortelse og postnummer.
  • Klik på Udfør for at gemme ændringerne.
  • Vælg den kolonne, der stadig skal opdeles, og gentag processen, vælg "Plads" i stedet for "Komma" som delimiter. Dette vil adskille statens forkortelse fra postnummeret.

    • Tips

    Del på sociale netværk :
    Lignende