Sådan opretter du et rutediagram (med billeder)

FlowCharts er et godt værktøj til at nedbryde vanskeligt at forstå processer til tilgængelige koncepter. Oprettelse af en vellykket flowchart kræver, at du forenkler oplysningerne og præsenterer det i et klart, kortfattet format. For at oprette et rutediagram i Excel skal du oprette et gitter, indstille og tilslutte figurerne fra menuen Former, og tilføj den relevante tekst. På samme måde skal du oprette et flowchart i Word, skal du indsætte et lærred, aktivere et gitter og oprette og tilslutte figurer fra menuen former, før du tilføjer tekst.

Trin

Metode 1 af 3:

Design konceptet

1. Skriv ud dine kernekoncepter. Nøglen til et vellykket rutediagram er dets læsbarhed. Sørg for, at dine kernekoncepter simpelthen er angivet, og at progressionen fra koncept til koncept er forklaret i enkle trin.

Sørg for, at du har et særskilt slutpunkt for dit planlagte diagram. Dette vil hjælpe med at gøre det lettere at læse.

Billedet med titlen Opret et FlowChart Trin 2

2. Bestem mellem et standard eller svømningslangformat. Et standard flowchart bryder en proces ned med sine nøglekoncepter og krævede handlinger. Hvis du har flere grupper, der er involveret i processen skitseret af flowchart, kan et svømmelanformat hjælpe med at vise, hvem der skal gøre hvad. Hvert flowchart-trin er placeret i "Lane" for den gruppe, der er ansvarlig for at fuldføre opgaven (Marketing, Sales, HR osv.).

Swimlanes er typisk formateret vandret eller lodret. Udgangspunktet er det øverste venstre hjørne af diagrammet.

Swimlanes kan være svært at designe, hvis du har flere koncepter, der skal rejse frem og tilbage mellem afdelinger. Dette vil føre til muddled diagrammer.

Billedet med titlen Opret et FlowChart Trin 3

3. Layout Dit FlowChart. Før du begynder at designe din flowchart gennem software, trækkes det ud på et ridse stykke papir. Placer dit startkoncept øverst, og udvid diagrammet ud under det.

De fleste flowdiagrammer opererer på et grundlæggende binært princip. På punkter i processen, hvor variationer forekommer, er læseren præsenteret med et ja eller nej spørgsmål. Svaret vil lede læseren til det relevante koncept.

Brug forskellige former til at repræsentere forskellige typer koncepter eller beslutninger. Tilføjelse af visuelle signaler vil hjælpe med læsbarhed og forståelse.

Billedet med titlen Opret et FlowChart Trin 4

4. Separate komplekse processer. Hvis områder af dit rutediagram bliver for tæt, skal du adskille underprocessen i et nyt rutediagram. Tilføj en boks som reference til underprocessen i det oprindelige flowchart, og få læseren tilbage til den, når de kommer igennem det udvidede afsnit.

Metode 2 af 3:

Opret et rutediagram i Excel

1. Opret et gitter. Excel-regneark er formateret som standard for at have celler, der er bredere end de er høje. For at oprette en ensartet flowchart vil du gerne sætte cellestørrelserne for at være firkantede. For at gøre dette skal du klikke på knappen Vælg alle celler, der er placeret i øverste venstre hjørne af regnearket.

Højreklik på en kolonneoverskrift og vælg kolonnebredde fra menuen. Indtast 2.14 i feltet og tryk på Enter. Dette vil ændre alle cellerne i perfekte kvadrater.

Tænd for snap til gitter fra justeringsmenuen i fanen Layout eller side layout. Dette vil gøre eventuelle oprettede objekter, juster deres størrelse for at matche nettet, hvilket hjælper dig med at skabe ensartede former.

Billedet med titlen Opret et FlowChart Trin 6

2. Indstil dine marginer. Hvis du planlægger at eksportere regnearket til Word eller et andet program, vil du gerne sørge for, at margenerne line op. Brug menuen Margins i fanen Sidelayout eller Layout for at justere margenerne for at matche den software, du eksporterer til.

Du kan justere dokumentets orientering (portræt eller landskab) ved hjælp af orienteringsmenuen i fanen Layout. FlowCharts, der går fra venstre til højre, skal formateres til landskab.

Billedet med titlen Opret et FlowChart Trin 7

3. Opret form. Klik på fanen Indsæt og vælg menuen Former. Vælg den form, du vil oprette, og træk derefter størrelsen af boksen ved hjælp af musen. Når du har oprettet en form, kan du ændre farve og omrids stil ved hjælp af værktøjerne i fanen Format, der åbnes.

Billedet med titlen Opret et FlowChart Trin 8

4. Tilføj tekst. For at tilføje tekst til figurer skal du klikke på midten af formen og begynde at skrive. Du kan justere skrifttypen og stilen i fanen Startside. Hold din tekst kort og til det punkt, og sørg for, at det er let læseligt.

Billedet med titlen Opret et FlowChart Trin 9

5. Tilslut formerne. Åbn menuen former fra fanen Indsæt. Vælg den linjestil, som de fleste passer til dine behov. Hold musen over den første form. Du vil se små røde bokse vises på sine kanter, der viser, hvor linjer kan tilsluttes.

Start linjen i den røde boks, og træk den til den anden form.

Red bokse vises på den anden form. Placer slutpunktet på linjen på en af disse kasser.

Formerne er nu forbundet. Hvis du flytter en, forbliver linjen tilsluttet, og juster dens vinkel på passende måde.

Tilføj kommentarer til tilslutningslinjer ved at indsætte en tekstboks, tilgængelig fra fanen Indsæt.

Billedet med titlen Opret et FlowChart Trin 10

6. Download en skabelon. I stedet for at skabe et rutediagram fra bunden, er der en række Excel-skabeloner og guider til rådighed både gratis eller til køb online. Mange af disse tager det meste af arbejdet ud af at skabe et rutediagram.

Metode 3 af 3:

Opret et rutediagram i Word

1. Indsæt et lærred. Den nemmeste måde at oprette Aflowchart i Word på er at først oprette et lærred. Et lærred giver mere frihed til at arbejde med former, og muliggør nogle funktioner, der ikke normalt er tilgængelige, f.eks. Tilslutningslinjer.

Klik på fanen Indsæt. Vælg menuen former, og klik derefter på Ny tegningslever nederst i menuen. En prikket omrids af lærredet vises i dit dokument. Du kan justere størrelsen af lærredet ved at manipulere hjørnerne.

Billedet med titlen Opret et FlowChart Trin 12

2. Aktivér gitteret. Brug af et gitter giver dig mulighed for at skabe ensartede figurer. For at aktivere det, klik på lærredet for at gøre det aktivt. Klik på Juster og vælg Gitterindstillinger i fanen Format. Kontroller boksene for at vise gridlinjer og snappe objekter.

Billedet med titlen Opret et rutediagram trin 13

3. Opret form. Med lærredet aktivt, vælg fanen Indsæt og klik på menuen former. Vælg den form, du gerne vil tilføje. Brug musen til at tegne formen til den størrelse, du gerne vil have. Når du har oprettet en form, kan du ændre farve og omrids stil ved hjælp af værktøjerne i fanen Format, der åbnes.

Billedet med titlen Opret et FlowChart Trin 14

4. Tilføj tekst. For at tilføje tekst til en form i Word 2007, højreklik på den og vælg Tilføj tekst fra menuen. For Word 2010/2013, skal du blot klikke på formen og begynde at skrive. Du kan justere skrifttypen og stilen fra fanen Startside.

Billedet med titlen Opret et FlowChart Trin 15

5. Tilslut formerne. Åbn menuen former fra fanen Indsæt. Vælg den linjestil, som de fleste passer til dine behov. Hold musen over den første form. Du vil se små bokse vises på sine kanter, der viser, hvor linjer kan tilsluttes.

Start linjen i boksen, og træk den til den anden form.

Små kasser vises på kanterne af den anden form. Placer slutpunktet på linjen på en af disse kasser.

Formerne er nu forbundet. Hvis du flytter en, forbliver linjen tilsluttet, og juster dens vinkel på passende måde.

Tilføj kommentarer til tilslutningslinjer ved at indsætte en tekstboks, tilgængelig fra fanen Indsæt.