Sådan konverteres et libreoffice-regneark til en database til postfusionsdokumenter

ThisTeaches dig, hvordan du opretter et adresse-regneark i LibreOffice, beregnet til brug i en LibreOffice-skribent Mail Merge. Når du har oprettet dit regneark og gemmer det i det rigtige format, skal du oprette det til Writer, før du kan starte mærkning af felter i dit dokument. Heldigvis kommer LibreOffice Writer med et hurtigt database oprettelsesværktøj, der gør processen et stykke kage.

Trin

Del 1 af 3:
Oprettelse af regnearket
  1. Billedet med titlen Konverter et LibreOffice-regneark i en database til Mail Merge Documents Trin 1
1. Åbn LibreOffice Calc. Du finder det i din Windows Start-menu eller din MAC`s applikationsmappe. Calc er en regneark app, der svarer meget til Microsoft Excel og Google Sheets.
  • Billedet med titlen Konverter et LibreOffice-regneark i en database til Mail Merge Dokumenter Trin 2
    2. Mærk dine kolonneoverskrifter. Du vil gerne bruge relevante header titler som navn, adresse, stateanddzip osv. Disse etiketter skal gå i separate celler i den første række af regnearket.
  • Det kan være nyttigt at mærke hver kolonne for den mindste mængde information mulig. For eksempel, i stedet for en enkelt kolonne kaldet adresse, kan du bruge StreetAddress, State og Zip. I stedet for en kolonne for navn, kan du gøre fornavn og efternavn.
  • Den egentlige header kolonner skal være personlig til dine behov.
  • Billedet med titlen Konverter et LibreOffice-regneark til en database til Mail Merge Dokumenter Trin 3
    3. Fyld kolonner med de data, der skal fusioneres. Hver række skal indeholde dataene for en kontakt. Når du har indtastet den første kontakt på den første tilgængelige række, skal du indtaste den næste kontakt på næste p, og så videre.
  • Du behøver ikke at bruge nogen speciel formatering eller stilarter (f.eks. Fed udskrivning) Da dataene vil blive formateret af dit Mail Merge Document.
  • Billedet med titlen Konverter et LibreOffice-regneark til en database til Mail Merge Dokumenter Trin 4
    4. Gem filen som i ODF-filformatet. ODF-filformatet slutter med .ODS-filudvidelse, som kan virke lidt underligt, men det er korrekt. For at gemme regnearket:
  • Klik på Fil Menu øverst til venstre og vælg Gem som.
  • Gennemse den mappe, hvor du vil gemme filen. Du skal huske denne placering.
  • Vælg ODF-regneark (*.ods) fra "Gem som Type" eller "Format" Drop down menu.
  • Klik Gemme. På dette tidspunkt er du velkommen til at lukke calc appen.
    • Del 2 af 3:
    Tilslutning af regnearket
    1. Billedet med titlen Konverter et LibreOffice-regneark i en database til Mail Merge Dokumenter Trin 5
    1. Åben libre skribent. Du finder det i din Windows Start-menu eller din MAC`s applikationsmappe.
    • Du skal ikke bekymre dig om at udarbejde dit brev eller dokument endnu - du forbinder bare adresserne til Writer for nu.
  • Billedet med titlen Konverter et LibreOffice-regneark i en database til Mail Merge Dokumenter Trin 6
    2. Åbn adressedatakildens guiden. Dette værktøj gør det nemt at oprette en database fra dit regneark. At gøre dette:
  • Klik på Fil Menu øverst til venstre.
  • Klik Wizards på menuen.
  • Klik Adresse datakilde.
  • Billedet med titlen Konverter et LibreOffice-regneark i en database til Mail Merge Dokumenter Trin 7
    3. Vælg "Anden ekstern datakilde" og klik Næste. Det er den sidste mulighed.
  • Billedet med titlen Konverter et LibreOffice-regneark i en database til Mail Merge Dokumenter Trin 8
    4. Klik på Indstillinger knap. Det "Opret adressedatakilde" vinduet vises.
  • Billedet med titlen Konverter et LibreOffice-regneark i en database til Mail Merge Dokumenter Trin 9
    5. Vælg "Regneark" og klik Næste. Dette fortæller forfatteren, at du arbejder med regnearksformatet.
  • Billedet med titlen Konverter et LibreOffice-regneark i en database til Mail Merge Dokumenter Trin 10
    6. Vælg det regneark, du har oprettet, og klik på Næste. For at gøre dette skal du klikke på Gennemse knappen, naviger til regnearket, der indeholder adresser (slutter med .ODS-filudvidelse), og dobbeltklik på regnearket for at vælge det.
  • For at bekræfte, at du har valgt et regneark, der kan bruges, skal du klikke på knappen Testforbindelse knappen i nederste højre hjørne. Du bør se en besked, der siger, at forbindelsen blev etableret med succes. Hvis du ser en fejl, har du muligvis valgt den forkerte fil eller gemt den i det forkerte format.
  • Billedet med titlen Konverter et LibreOffice-regneark i en database til Mail Merge Dokumenter Trin 11
    7. Klik på Afslut knap. Nu hvor du har tilsluttet regnearket, kan du begynde at importere dataene.
  • Billedet med titlen Konverter et LibreOffice-regneark i en database til Mail Merge Dokumenter Trin 12
    8. Klik Næste at fortsætte. DO ikke Klik på "Feltopgave" knappen, da det ikke virker for dit regneark.
  • Billedet med titlen Konverter et LibreOffice-regneark i en database til Mail Merge Dokumenter Trin 13
    9. Navngiv databasefilen (.Odb). Tag et kig på filnavnet i "Beliggenhed" felt-filen kaldes "Adresser.odb" som standard. Du kan holde det navn, hvis du vil have, eller ændre det til noget andet - husk bare at holde .ODB i slutningen af ​​filnavnet.
  • Hvis "Embed denne adressebog Definition i det aktuelle dokument" boks er markeret, fjern markeringen nu.
  • Det "Adressebog navn" feltet er den måde, denne adresseliste vises i andre LibreOffice-apps. Du er velkommen til at ændre dette, hvis du vil.
  • Billedet med titlen Konverter et LibreOffice-regneark til en database til Mail Merge Dokumenter Trin 14
    10. Klik Afslut. Dit regneark er nu forbundet til LibreOffice-skribenten og klar til at blive brugt i din Mail Merge.
  • Databasen forbliver tilgængelig til brug i fremtidige formler eller dokumenter også.
    • Del 3 af 3:
    Oprettelse af dit Mail Merge Document
    1. Billedet med titlen Konverter et LibreOffice-regneark i en database til Mail Merge Dokumenter Trin 15
    1. Åbn et nyt dokument i LibreOffice Writer. Hvis du allerede har oprettet dit formularbrev, etiketark eller kuvert skabelon, skal du åbne den nu.
  • Billedet med titlen Konverter et LibreOffice-regneark i en database til Mail Merge Dokumenter Trin 16
    2. Åbn datakilderpanelet. For at gøre dette skal du klikke på Udsigt Menu øverst, og vælg derefter Data kilder. Du vil se værdierne for dit adresse-regneark i panelet øverst i dokumentet. Panelet vil forblive der for at gøre tingene nemt for dig.
  • Billedet med titlen Konverter et LibreOffice-regneark til en database til Mail Merge Dokumenter Trin 17
    3. Formater dokumentet, som du vil have det til at blive vist. For eksempel, hvis du skriver et formularbrev, skal du skrive brevet, hvordan du vil have det til at se.
  • Billedet med titlen Konverter et LibreOffice-regneark til en database til Mail Merge Dokumenter Trin 18
    4. Træk datakolonneoverskrifterne til deres tilsvarende placeringer. Datakolonneoverskrifterne er de grå etiketter over adressedataene i det øverste panel. For eksempel, hvis du komponerer et brev og vil have det til at begynde med "Kære (fornavn)," du vil skrive ordet Kære, Træk Fornavn Kolonneoverskrift til hvor du vil skrive et navn, og skriv derefter et komma.
  • Når du trækker en kolonneoverskrift til det ønskede sted, vises det med trekantbeslag på begge sider (ex :).
  • Billedet med titlen Konverter et LibreOffice-regneark i en database til Mail Merge Documents Trin 19
    5. Gem dit dokument. For at sikre, at der ikke sker noget med dit hårde arbejde, skal du klikke på Fil menu og vælg Gem som. Filen skal gemmes med .ODT File Extension, så vælg ODF-tekstdokument (*.odt) fra "Gem som Type" eller "Format" menu.
  • Billedet med titlen Konverter et LibreOffice-regneark i en database til Mail Merge Dokumenter Trin 20
    6. Udskriv dit dokument. Trinnene til at gøre dette varierer afhængigt af hvad du udskriver.
  • Hvis du udskriver et formularbrev, skal du klikke på knappen Fil menu og vælg Print. Du bliver spurgt, om du vil udskrive et formularbrev-Vælg Ja når du bliver bedt om det. Hvis du ikke vil udskrive breve for alle de personer i adresselisten, skal du holde Ctrl (PC) eller Kommando (MAC) -tasten, når du klikker på dem, du vil udskrive. Klik Okay, og derefter udskrive som ønsket.
  • Hvis der oprettes etiketter, skal du gå til Fil > Ny > Etiketter, Vælg databasen, bordet og felterne. I bunden skal du vælge typen af ​​etiketpapir, du udskriver til (e.G., Avery A4) og andre yderligere etiketfremstillingspræferencer, og klik derefter på Gemme. Derfra, på Muligheder Tab, klik Synkroniser indhold, og så Nyt dokument At oprette dit label ark. Du kan derefter udskrive det pågældende dokument efter behov ved at vælge Fil > Print.

    • Tips

    Del på sociale netværk :
    Lignende