Sådan udvikler du et opgørelsessystem

Et effektivt opgørelsessystem er en uundværlig komponent i enhver detail- eller fremstillingsoperation. Det primære formål med et detailbeholdningssystem er at præcist opretholde en fysisk tælling af produkter, forsyninger og materialer, der er gemt i et lager eller opbevaringsrum. En gang etableret kan et opgørelsessystem bruges til at kontrollere og opretholde de lagrede varer, hvilket sikrer, at opgørelsen ikke er tabt for at ødelægge eller tyveri.

Trin

Metode 1 af 4:
Udvikling af opbevaringssystemet for at lette tællingen
  1. Billedet med titlen Udvikle et opgørelsessystem Trin 1
1. Organiser de produkter, der opbevares med tællerne i tankerne. Effektiviteten af ​​et opgørelsessystem er stærkt afhængig af den nøjagtighed, som de ting, der opbevares, tælles. Ukorrekt tælling af produkter eller varer forårsager ofte uoverensstemmelser i regnskab, salgssporing, overbestilling og overproduktion blandt andet. Et ineffektivt lagringssystem vil også påvirke omkostningerne ved sporing af opgørelse væsentligt ved at øge mængden af ​​tid, der er taget for at fuldføre processen.
  • Fokusere på at gøre din beholdning let adgang til, adskille og tælle. Arbejde med at give synlighed, let mærkning og enkel organisation, så dine tællere hurtigt kan få adgang til hver vare.
  • Billedet med titlen Udvikle et opgørelsessystem Trin 2
    2. Overveje lagerkrav. Beregn de fysiske dimensioner, der skal gemme din beholdning. Dette kunne være et helt lager eller et lille skab, afhængigt af størrelsen af ​​dine produkter eller materialer og dit salgsvolumen. Du bør også overveje eventuelle særlige forhold, der kræves til opbevaring, som temperatur eller fugtkontrol.
  • Der kan også være statslige eller føderale love, der dikterer, hvordan du skal gemme visse typer opgørelser, især for farlige eller kontrollerede genstande.
  • Billedet med titlen Udvikle et opgørelsessystem Trin 3
    3. Design Opbevaringshylder for at give en klar synsfelt til hver vare. Arranger de produkter, der opbevares, så de, der er ansvarlige for at tage opgørelse, nemt kan få adgang til og tælle hvert enkelt emne. Mærk alt, så det let kan genkendes, og opgørelse kan placeres i det rette område.
  • Vælg og oprette opbevaringshylder og bakker Afhængigt af den type opgørelse, du vil lagre i dem. Overvej den ønskede størrelse, højde og særlige egenskaber af bakkerne eller hylderne, når du vælger din.
  • For eksempel, tænk på, hvor tung en hylde fuld af din beholdning vil være, og vælge et hyldersystem, der opfylder eller overstiger det pågældende vægtbehov.
  • Husk, at opgørelsen opbevares på butikshylderne, skal også tælles i et opgørelsessystem.
  • Du kan også bruge slotting til at forbedre brugervenlighed. Slotting refererer til placeringen af ​​opgørelsen på en effektiv måde. For eksempel kan elementer, der typisk sendes sammen, placeres tæt på hinanden i lageret.
  • Derudover bør opgørelsen oprettes således, at opgørelsen med den højeste omsætning er den mest tilgængelige. Slotting bør planlægges fra starten og derefter revideres over tid for at tage højde for nye varer og ændringer i efterspørgslen eller operationer. Ideelt set bør slotting opløses ugentligt eller endda dagligt.
  • Du bør også overveje at slippe af med sjældent solgte og forældede varer så hurtigt som muligt. De odds, som de vil sælge, er lave, og mange gange koster disse varer dig mere til at gemme, end de vil bringe ind.
  • Billedet med titlen Udvikle et opgørelsessystem Trin 4
    4. Overvej et stregkodesystem. Hvis du har en stor mængde opgørelse, skal du have en vis måde at spore din beholdning uden at henvise til hvert emne ved navn. Den enkleste måde at gøre det på er gennem et stregkodesystem. Få en scanner, som du kan bruge til at scanne din beholdning ind og ud og for at udføre lagertællinger. Men hvis du har meget få ting eller typer af varer, kan du muligvis bruge et simpelt visuelt system. Du kan derefter skifte til et stregkodesystem, hvis dit visuelle system bliver alt for tidskrævende eller unøjagtigt.
  • Sørg for, at scanneren er designet til dit miljø. For eksempel kan et hospital måske bruge scannere, der kan steriliseres.
  • Du skal også bruge en stregkodeprinter til at mærke hylder eller mellemrum, hvor varen med den stregkode er gemt.
  • Hvis du kører en lille operation, kan du også vælge at simpelthen downloade en app, der gør det muligt for dine medarbejders mobiltelefoner at blive omdannet til scannere.
  • Billedet med titlen Udvikle et opgørelsessystem Trin 5
    5. Formater et opgørelsesregreark til at tjene som en masteroversigt over hver beholdning taget. Åbn et regneark i et program som Excel, sider, eller Google-ark for at komme i gang. Build dine kategorier ved hjælp af kolonner i et regneark, noterer dine beholdningsartikler ned på siden i rækker. Et effektivt opgørelsessystem skal indeholde følgende kolonneoverskriftskategorier:
  • Brug en kolonne med titlen "Dato for tælling" At optage den nuværende dato.
  • Brug "Tidligere mængde" kolonne for at optage mængden af ​​denne vare fra sidste tæller.
  • Brug "Mængde på hånden" kolonne for at optage de samlede tællinger for hver vare.
  • Inkludere en måleenhed.
  • Brug "Produkt beskrivelse" kolonne for at give en beskrivelse af varen (r) tælles.
  • Brug "Bygge til" kolonne for at repræsentere mængden af ​​varer, der kræves ved hånden for at opfylde projiceret efterspørgsel.
  • Brug "Beløb solgt" kolonne for at repræsentere mængden af ​​varer, der sælges i den foregående periode.
  • Brug "Omkostninger til salgsprocent" kolonne for at repræsentere omkostningerne ved hvert element som en procentdel af omkostningerne ved det samlede salg.
  • Brug "Beløb for at producere eller ombestille" kolonne for automatisk at producere antallet af varer, der skal købes eller producerer for at imødekomme efterspørgslen efter den næste salgsperiode.
  • Du kan også bruge regnskabssoftware som QuickBooks eller PeachTree til at administrere dine lagerniveauer.
    • Metode 2 af 4:
    Forening af fysisk opgørelse for at bestille opgørelse
    1. Billedet med titlen Udvikle et opgørelsessystem Trin 6
    1. Indtast dataene for hver kategori i de relevante kolonner i regnearket. Trække det beløb, der sælges fra det beløb, der bestilles for at etablere "bygge til." Træk derefter mængden ved hånden fra mængden af "bygge til" At bestemme det korrekte beløb for at justere opgørelsen i den kommende periode. Glem ikke at indtaste data for alle typer lagerartikler, herunder råmaterialer og komponenter.
  • Billedet med titlen Udvikle et opgørelsessystem Trin 7
    2. Juster data for lagerkrympning. Inventory Krympning betyder simpelthen lagertab under regelmæssige forretningsaktiviteter. Opgørelsen kan gå tabt på grund af tyveri, forældelse, ødelæggelse eller skade. Inventory krympning vil tegne sig for forskellen mellem en fysisk oplagringstælling og opgørelsestællingen sidst optaget i bøgerne. Hvis du genkender enhver krympning, før du tager opgørelse, skal du straks optage det i dit lagerregnerark med det samme.
  • Billedet med titlen Udvikle et opgørelsessystem Trin 8
    3. Separat opgørelse og administrative opgaver. Inventory Management vil kræve både fysisk lagerstyring som lagertælling og bevægelse og administrative opgaver som arkivering af det rigtige relaterede papirarbejde og regnskab. I store virksomheder vil disse processer sandsynligvis blive håndteret af separate afdelinger eller hold. Men selv i de mindste virksomheder skal du have en anden person til at håndtere hver side. Dette reducerer risikoen for tyveri.
    • Metode 3 af 4:
    Tager opgørelse med jævne mellemrum
    1. Billedet med titlen Udvikle et opgørelsessystem Trin 9
    1. Træn dine lagerarbejdere. De mennesker, der arbejder på dine lager- og opgørelsessystemer, er det mest kritiske aspekt af dit opgørelsessystem. Hvis de er uuddannede eller usikker på, hvem der skal udføre en handling, vil din lagerstyring og nøjagtighed lide. Træn dine medarbejdere på alle aspekter af lagerstyringsprocessen, herunder hvad der skal gøres på hvert punkt, hvem skal gøre det, og hvordan det skal dokumenteres. Skriv om nødvendigt disse politikker, så medarbejderne kan henvise til en vejledning. Dette vil bidrage til at forhindre frustration og lager mismanagement.
  • Billedet med titlen Udvikle et opgørelsessystem Trin 10
    2. Udfør beholdning tæller dagligt, ugentligt eller månedligt. Frekvensen med hvilken opgørelse er taget vil have en betydelig indflydelse på nøjagtigheden af ​​et opgørelsessystem. Uanset hvilken type drift vil nogle typer operationer dog kræve mere regelmæssige lagerintervaller end andre. For eksempel vil et autoforhandler ikke nødvendigvis kræve samme hyppighed af opgørelsesintervaller som en stormagasin eller fødevaretjenester.
  • Fokusere på de mest kritiske ting først. Opdele dine varer i tre kategorier baseret på, hvor ofte de sælger.
  • Prøv for eksempel at indstille dine højprioriterede elementer som de elementer, der udgør 80 procent af dit salg. Derefter kan du oprette medium prioritet og lave prioriterede kategorier for varer, der sælges mindre ofte.
  • Når du har gjort det, kan du fokusere langt størstedelen af ​​din indsats på dine højprioriterede varer. Denne indsats omfatter tælling, prognosering af salg og omordnet.
  • Når dette er gjort, kan du bruge overskydende tid til dine mellemstore og lave prioriterede varer. Hvis du gør det, vil du spare dig fra at spilde tid på lavt udførende ting.
  • Billedet med titlen Udvikle et opgørelsessystem Trin 11
    3. Har to tællere tage opgørelse tæller. Dette kan betydeligt reducere mængden af ​​menneskelig fejl, når man tager fysiske tæller af opfinderne varer. Udskriv papiropgørelsesark, der svarer til master-posten til brug ved at tage den fysiske opgørelse.
  • Har en person udføre det fysiske tælling ved at kalde tallene højt.
  • Den anden tæller vil indtaste tallene i det relevante felt i Master Inventory-regnearket, som de kaldes.
  • Dette skal dog ikke nødvendigvis gøres på samme tid. Opgørelsen kan simpelthen tages to gange af forskellige individer.
  • Tallene kan derefter sammenlignes med at sikre nøjagtigheden af ​​opgørelsen taget.
    • Metode 4 af 4:
    Forbedring af lagerstyring
    1. Billedet med titlen Udvikle et opgørelsessystem Trin 12
    1. Analyser Inventory Data. Du kan forbedre din lagerstyring ved at analysere lagerinformation. Specielt kan du arbejde for at forstå, hvor meget inventar du skal bære på et bestemt tidspunkt, og når du skal bestille mere. Start med at beregne dine daglige omkostninger ved varer, der sælges ved at dividere din årlige eller kvartalslige omkostninger ved varer, der sælges af det antal dage, du var åben i løbet af den tid. Derefter opdele din nuværende lagerværdi med dette beløb. Resultatet er din gennemsnitlige lagerinvesteringsperiode.
    • Dette tal repræsenterer, hvor lang tid det tager for din købte beholdning, der skal omdannes til salg, i gennemsnit.
    • Du kan så arbejde for at reducere denne figur ved at bestille en mindre mængde lager eller arbejde for at få hurtigere betalinger fra kunder.
    • Du kan også finde din fortegnelse til salgsforhold ved at dividere din lagerværdi ved dit salg for måneden. Spor denne værdi over tid for at se, om den er stigende eller faldende.
    • En stigende opgørelse til salgsforhold betyder, at du køber for meget opgørelse, mens en faldende betyder, at du skal købe mere.
  • Billedet med titlen Udvikle et opgørelsessystem Trin 13
    2. Optimer dine lagerniveauer. Inventory niveauer skal styres effektivt og opbevares på det rigtige niveau for at maksimere overskuddet og reducere tabet. At holde for meget beholdning øger risikoen for forældelse, beskadigelse og ødelæggelse, mens de ikke holder tilstrækkelige midler til tabte salgsmuligheder. For at optimere din beholdning, start med salgsfremskrivninger baseret på tidligere perioder. Derefter justeres til trends og sæsonbestemt. For eksempel, hvis du oplever mere salg i efteråret end resten af ​​året, vil du måske gerne justere din beholdning op i disse måneder.
  • Billedet med titlen Udvikle et opgørelsessystem Trin 14
    3. Gennemfør Inventory Management Software. Mens du bruger et opgørelsesregreark, kan det arbejde for en lille virksomhed, enhver form for stor eller højvolumen Enterprise vil have brug for en dedikeret inventar management software. Disse programmer giver dig mulighed for at styre lagerbeholdninger, ordrer og andre data, samtidig med at du leverer nyttige analyser og sporing. Ideelt set kan dit system integrere med din anden virksomhedssoftware for at oprette et samlet system og automatisere nogle af dine operationer.
  • Forskning Inventory Management softwarepakker online for at finde en, der passer til dine behov. Populære udbydere omfatter Oracle og SAP.
  • Dit valg af software afhænger af dine specifikke behov (volumen, type lagerbeholdning osv.), dit budget og din konverteringstid (hvor meget tid du kan spare at implementere en ny teknologi).
  • Billedet med titlen Udvikle et opgørelsessystem Trin 15
    4. Gøre en indsats for at reducere tabet. Opgørelsen krympning er typisk lille, men kan ende med at tegne sig for et væsentligt tab, hvis det ikke systematisk reduceres systematisk. Arbejde for at forhindre tyveri ved at oppe sikkerheden omkring dit lager eller opbevaringsområder. Reducer tyveri i din butik ved at installere et kamerasystem og holde øje med mistænkelige kunder. Du kan også oprette et alarmsystem, der reagerer på etiketterne eller RFID-tags på dine varer.
  • Reducere potentielle tyveri af medarbejderne ved at begrænse adgangen til produktområder til dem, der absolut skal være der.
  • Reducer ødelæggelser af spoilage ved at opholde sig oven på dit lagerantal praksis. Husk at cykle ældre lager fremad, når hylderopgørelsen.
    • Del på sociale netværk :
    Lignende