Sådan oprettes en donationskvittering: 13 trin (med billeder)

Fordi velgørende donationer er skattefradragsberettigede for donoren og rapporterbar af Nonprofit-organisationen, skal en donationskvittering omfatte specifikke oplysninger om donationsværdien og hvad donoren modtog til gengæld. IRS giver retningslinjer for, hvad der skal medtages på disse kvitteringer, men ikke specifikke former - hvis du har spørgsmål om skattelovgivningen, bør du konsultere IRS-webstedet eller en skatteleverand. Ikke desto mindre kan velgørenhedsorganisationer oprette en simpel donationskvittering på computeren eller manuelt til at udstede til donorer.

Trin

Del 1 af 2:

Oprettelse af en kvittering

1. Vælg en formular. Kvitteringen behøver ikke at være nogen bestemt stil. Det vil sige, at det kan være et brev, et postkort, en email eller en formular du udfylder og hånd til donoren, for eksempel. Så længe er det inkluderet de relevante oplysninger, det vil opfylde formålet med en donationskvittering.

Billedet med titlen Opret en donationskvittering Trin 2

2. Medtag dit navn og din status. Et af de vigtigste ting, der skal medtages i din donation, er navnet på din velgørenhed. Derudover skal du anerkende, at du er en non-profit, hvilket betyder, at du har 501C3 status under den føderale regering.

Billedet med titlen Opret en donationskvittering Trin 3

3. Medtag donorens navn. Du skal inkludere donorens navn på kvitteringen for at være gyldig. Bed om navnet, når donationen gives, hvis den ikke er angivet på en check eller en anden erklæring.

Billede med titlen Opret en donationskvittering Trin 4

4. Tilføj oplysninger om donationen. Du skal medtage den dato, som donationen blev foretaget, samt mængden af donationen. Hvis donationen ikke var kontant, skal du tilføje en beskrivelse af donationen, som f.eks "Fem mænds kjole skjorter" eller "Sort læder kærlighedssæde." Du bør ikke angive en værdi, hvis bidraget ikke var penge - denne opgave er op til donoren.

For eksempel, hvis din donor gav din velgørenhed nye computere, kunne din beskrivelse sige "Donor John Doe gav fire stationære computere. Computererne er helt nye i år." Du bør også inkludere mærket og typen af computere.

Hvis donationen er et køretøj, skal du inkludere VIN-nummeret.

Billedet med titlen Opret en donationskvittering Trin 5

5. Erklære, om donoren modtog varer til gengæld for donationen. IRS sondrer mellem donationer, der er lavet uden gengældelse og donationer, der er lavet, der modtager varer eller tjenesteydelser til gengæld. Denne sondring er lavet, fordi kun det beløb, der overstiger varerne eller tjenesteydelserne, anses for fradragsberettiget.

For eksempel, hvis nogen donerede penge og til gengæld, deltog hun i en velgørenhedsmiddag, der betragtes som varer eller tjenesteydelser. I så fald skal du give en beskrivelse af, hvad hun modtog og omtrent hvor meget disse varer eller tjenester er værd.

Men hvis nogen lige gav computere og ikke fik noget til gengæld, betyder det, at han gjorde det rent for donations skyld. I så fald skal du angive, at donoren ikke modtog varer eller tjenesteydelser til gengæld for donationen.

Nogle varer betragtes som uvæsentlige og kvalificerer ikke som gode eller tjenester. IRS har specifikke love om sådanne genstande, men generelt tæller varer som billige kuglepenne eller krus med din velgørenheds logo på dem ikke som varer eller tjenester, der skal deklareres.

Hvis de eneste fordele, der modtages, er immaterielle og af religiøs natur, skal du foretage en erklæring om at gengive disse oplysninger.

Billedet med titlen Opret en donationskvittering Trin 6

6. Medtag ekstra information til køretøjer over $ 500. Donationer af køretøjer kræver nogle flere udsagn fra dig, især hvis du vender om og sælger køretøjet. Hvis køretøjet er mellem $ 250 og $ 500, kan du bruge standard donationskvittering.

Hvis køretøjet sælges, skal du bruge datoen, hvor køretøjet blev solgt, samt de bruttoopgaver, du har lavet fra salget. Du skal også erklære, at du solgte køretøjet under en armlængde transaktion, der blev foretaget mellem to ikke-relaterede parter. Endelig skal du fortælle donoren, at fradrag, hun tager på hendes skatter, ikke kan være mere end de bruttoopgaver, du har lavet af salget.

Hvis du holder bilen, skal du oplyse, at du har til hensigt at holde køretøjet til at bruge i længere tid, såvel som hvordan du planlægger at bruge den. IRS kalder dette "væsentlig intervenerende brug," og det betyder, at du planlægger at bruge køretøjet i vid udstrækning, når den doneres. Du skal også sige, hvor længe du vil bruge det og bekræfte, at du ikke vil sælge køretøjet før den dato, du siger.

Billede med titlen Opret en donationskvittering Trin 7

7. Tilføj en oplysningserklæring, hvis det kræves. Forskellige stater har forskellige love, der regulerer nonprofits i staten. Nogle stater kræver, at du inkludere en oplysningserklæring, når du skriver bekræftelsesbreve eller kvitteringer. Hvad der er inkluderet i denne beskrivelse varierer efter stat, men mange juridiske hjemmesider viser kravene.

For eksempel er Virginia nonprofits forpligtet til at anføre, at donoren kan modtage en finansieringsoversigt over nonprofit fra forbrugerministeriet i Institut for Landbrug og Forbrugertjenester, P.O. Boks 1163, Richmond, VA 23218.

Billedet med titlen Opret en donationskvittering Trin 8

8. Underskrive formularen. Det er vigtigt for nogen fra organisationen at underskrive formularen. Der erkender, at velgørenhed har oprettet dokumentet og underskrevet på donationen.

Billede med titlen Opret en donationskvittering Trin 9

9. Adskille den takbrev brev. Hvis du også har en takbrev, er det en god ide at sende den separat fra donationskvitteringen. Donationskvitteringen er oprettet til skattemæssige formål, mens takkebrevet anerkender donorens bidrag til organisationen. Du kan sende dem i samme konvolut, men de skal i det mindste være på separate ark papir. Din donor vil måske vise takkebrevet uden at oplyse, hvor meget hun donerede.

Billede med titlen Opret en donationskvittering Trin 10

10. Hold en kopi. Hvis du tilfældigvis skriver kvitteringen for hånd eller opretter den på en sådan måde, at du ikke har en gemt kopi på computeren, skal du holde en kopi af kvitteringen. Du kan lave en fotokopi eller scanne den i computeren, for eksempel. Du skal bruge det til skatteformål senere. Nogle organisationer bruger kvitteringsbøger, der automatisk foretager en kulstofkopi af kvitteringen.

Del 2 af 2:

Forstå loven omkring donationskvitteringer

1. Giv en kvittering, hvis det er muligt for en donation over $ 250. For at gøre krav på skatter på over $ 250, skal donoren have en skriftlig bekræftelse fra dig, velgørenhed. Selvom du ikke er forpligtet til at give det, opbygger du goodwill med dine donorer ved at give det.

Donorer kan gøre krav på deres skatter for donationer under $ 250 med en kontoudskrift for at vise, at de lavede donationen.

Billedet med titlen Opret en donationskvittering Trin 12

2. Giv en kvittering for en donation på $ 75, der køber varer eller tjenesteydelser. Hvis du giver en god eller tjeneste til gengæld for en donation på $ 75 eller mere, skal du give en kvittering til donoren. Det betyder, at hvis donoren betaler $ 75 og modtager en kalender eller en middag, skal du for eksempel give en kvittering i loven.

Billedet med titlen Opret en donationskvittering Trin 13

3. Giv kvitteringer efter anmodning. Donorer kan ikke kræve donationer over $ 250 på deres skatter uden skriftlig kvittering fra velgørenhed. Også nogle donorer føler sig bare bedre at have kvitteringen for donationer under $ 250, og faktisk kan nogle ikke have bankopgørelser at bevise, at de lavede donationen. Derfor, når en donor anmoder om en kvittering, selvom donationen er under $ 250, give en.