Sådan formaterer du en donationsanmodningsbrev (med billeder)

Et donationsbrev er en formel, skriftlig anmodning om donationer fra enkeltpersoner, virksomheder eller organisationer. Dette brev giver den potentielle donor information om den anmodende organisation og detaljer om det projekt, for hvilket der søges en donation. Du skal gøre formatet og indholdet af brevet som tiltalende som muligt for at anmode om donationer, som din organisation har brug for.

Trin

Del 1 af 3:

Formatering af brevet

1. Start med organisationens navn og adresse. I øverste venstre hjørne skal du placere din organisations navn, hvis du ikke allerede bruger brevhoved. Under navnet tilføjer din organisations adresse. Det er også godt at have et telefonnummer og email for folk at kontakte dig.

Billedbet med titlen Format A Donation Request Letter Trin 2

2. Tilføj datoen. Spring over en linje under topadressen. I det rum skal du tilføje datoen. Du skal skrive måneden, efterfulgt af datoen, et komma og året. Stave navnet på måneden.

Billedbet med titlen Format A Donation Request Letter Trin 3

3. Tilføj kundens adresse. Spring over en linje mellem datoen og denne del. Derefter sætter du navnet på den person, du sender brevet til. Under det, tilføj personens adresse. Nedenfor tilføj telefonnummeret og e-mailen.

Billedbet med titlen Format En Donation Request Letter Trin 4

4. Opret hilsen. Spring over en anden linje. Hvis du kender køn af den person, du sender brevet til, er det bedst at bruge "Gå glip af," "fru.," eller "Hr." Du kan bruge "Frk." Hvis du ikke er sikker på, om en kvinde er gift eller ej. Hvis du ikke er sikker på personens køn, skal du bare forlade den ære (den "Hr." eller "fru."). Hverken måde, begynde med "Kære."

For eksempel kunne du skrive "Kære hr. Smith," "Kære frue. Jane George," eller "Kære Pat Gray."

Billedbet med titlen Format En Donation Request Letter Trin 5

5. Start tekstens krop. Derefter vil du have tekstens krop. Ofte er forretningsbreve ikke indrykket, hvilket betyder, at begyndelsen af et afsnit ikke har en indlæg, og du lægger en linje mellem hvert afsnit. Du kan dog også indrykke, hvis du foretrækker, i hvilket tilfælde du ikke har brug for linjer mellem stykkerne, selvom du kan tilføje dem, hvis du kan lide rummet.

Billedbetegnelse Formater En Donationsanmodning TRIN 6

6. Vælg en afslutning. Spring over en linje. Vælg, hvor formelt eller uformelt, du vil være. Normalt gør du dette valg baseret på, hvordan din organisation repræsenterer sig selv. Hvis du har tendens til at være mere uformel i din opsøgende, kan du bruge "Pas på" eller "Alt det bedste" at lukke brevet. For en mere formel lukning, prøv "Med venlig hilsen."

Billedbet med titlen Format En Donation Request Letter Trin 7

7. Underskrive bogstavet. Forlad et par linjer blanke under lukningen, hvor du vil underskrive brevet. Nedenfor tilføj dit navn og din titel. Nedenfor sættes din organisations navn.

Del 2 af 3:

Oprettelse af indholdet

1. Gør første afsnit om din organisation. Du skal introducere læseren til, hvem du er. Medtag din grundlæggende mission. Du kan også medtage en lille anekdote om, hvordan din organisation har hjulpet nogen i fortiden. Dybest set skal du lade læseren vide, hvad din organisation er og gør.

For eksempel kunne du skrive "Vi skriver på vegne af vores organisation, briller til børn. Vi er et nonprofit, der arbejder for at bringe briller til børn i udviklingslande. Mange af de børn, vi hjælper, har ikke været i stand til at gå i skole på grund af dårlig syn, så ved at give dem synsfelt, giver vi også uddannelsesgaven."

Billedbet med titlen Format A Donation Request Letter Trin 9

2. Fastslå, hvad du vil i andet afsnit. Andet afsnit skal fortælle læseren præcis, hvad du vil have. Det kan være et bestemt donationsbeløb, eller du kan forlade, hvor meget op til læseren.

For eksempel kunne du skrive, "Vi skriver i dag, fordi vi har brug for din hjælp. Vi er faldet under vores fundraising mål i år, og vi kan ikke tjene så mange børn som vi gerne vil. Med din hjælp kan vi nå ud til så mange som 1.000 børn i år. Vil du overveje at gøre en donation til vores organisation? Så lidt som $ 5 hjælper med at sætte et par briller i hænderne på et barn, der har brug for dem. Hvad kan du bidrage med?"

Billedbet med titlen Format En Donation Request Letter Trin 10

3. Skrive concisely. Ingen ønsker en novella om de penge, du har brug for. En kort anekdote er fint, men hold dit brev kort og til det punkt. Sikkert vil du ikke gå over en side.

Billedbet med titlen Format A Donation Request Letter Trin 11

4. Tak personen. Indgåelsen af brevet skal være, at du takker personen. Uanset om hun donerer, har den person taget tid til at læse dit brev, så du bør takke dem for at bruge den tid.

Du kan sige noget som "Tak fordi du tog dig tid til at læse dette brev."

Billedbet med titlen Format A Donation Request Letter Trin 12

5. Tilføj en anmodning i slutningen. Mens du takker personen, kan du også gentage din anmodning. Dybest set vil du have din læser til at vide præcis, hvad du efter da hun bliver færdig med at læse brevet.

For eksempel kan du afslutte det med "Tak fordi du tog dig tid til at læse dette brev, og vi håber du vil overveje at donere din tid eller penge til vores sag. Børnene har brug for dig."

Del 3 af 3:

Brug af tips til at være mere effektive

1. Tilpas dit brev. Hvis det er muligt, skal du gøre hvert brev personligt til den person, du beder om at donere. Brug personens navn, og hvis du kan, tilføj anekdoter eller personlige oplysninger om personen for at hjælpe med at tegne ham eller hende ind.

Billedbetegnelse Format En Donation Request Letter Trin 14

2. Forenkle donationsprocessen. En måde, du kan få folk til at donere, er at tilbyde en nem måde at donere. Uanset om du omfatter en (stemplet) konvolut til donation eller giver en måde at skrive i donation, vil det så enkelt som muligt gå en lang vej for at få folk til at donere.

Billedbet med titlen Format En Donation Request Letter Trin 15

3. Prøv at forbinde med din læser. Hvis du gør din forskning, kan du bruge dit brev til at oprette forbindelse. Brug det, du ved om, hvad dine læserværdier for at drive dit brev, og forbinde dem med din organisation.

For eksempel, hvis du kender din læser værdier børn og familie, kan du sige noget som, "Børn over hele verden har brug for briller, som deres familier ikke har råd til. Hvordan ville du føle, om det var dit barn? Ville du ikke have nogen til at hjælpe?"

Billedbet med titlen Format A Donation Request Letter Trin 16

4. Glem ikke at takke dine donorer. Når du modtager en donation, er det vigtigt at finde en eller anden måde at takke dine donorer. Det kan være lige så nemt som at sætte deres navne på din hjemmeside eller sende dem en simpel takkort. Bare lad dine donorer vide, at de er værdsat.

Del på sociale netværk :