Sådan laver du en mailfusion

Denne vilje lærer dig, hvordan du laver en mailfusion i Microsoft Office eller OpenOffice.org. Mail Merge er en super bekvem funktion, der lader dig automatisk personliggøre et dokument for hver modtager, det sendes til. På den måde behøver du ikke at ændre dokumentet individuelt for hver modtager. Det er en enorm tidsbesparende, og det er virkelig nemt at gøre! Trinene nedenfor vil gå igennem hele processen trin-for-trin.

Trin

Metode 1 af 3:
Forberedelse
  1. Billede med titlen Gør en mail fusion trin 1
1. Byg en datafil. Dette kan være en regnearkfil, databasefil eller endda et tekstdokument med korrekt formatering. Regnearkfiler bruges oftest - Denne vejledning forudsætter, at du bruger et regneark.
  • Din datafil skal have alle de oplysninger, der skal skifte fra kopi til kopiering. Hvis du for eksempel skriver et formularbrev, vil din datafil holde navnene og muligvis adresserne på alle, du har til hensigt at sende brevet til.
  • Sæt et element af oplysninger i hver celle langs en linje, så hver type information (fornavn, efternavn, honorificer og så videre) er i sin egen kolonne.
  • Gør fornuftige kolonne navne. Mail Merge læser data i kolonner. Det vil antage, at den første post i hver kolonne af oplysninger er det generelle navn for denne type information, så brug navne, der giver mening for dig.
  • For eksempel start en kolonne af fornavne ved at skrive "fornavn", og sæt derefter alle de fornavne under det. Når du bliver spurgt, hvilket felt der skal indsættes i dit brev, vil du se "fornavn" som en mulighed og huske, hvad der er indeholdt i den kolonne.
  • Microsoft Office-brugere, der også bruger Outlook for deres e-mail, kan bruge deres Outlook-adressebog som en datafil i stedet, hvis det ønskes.
  • Billedet med titlen Gør en mail fusion trin 2
    2. Gem datafilen. Gem det et sted, du kan finde det nemt, og navngive det noget, du nemt vil huske.
  • Billede med titlen Gør en mail fusion trin 3
    3. Skriv dit primære dokument ud. Dette er dokumentet, du vil indsætte oplysninger i. For eksempel, hvis du skriver et formularbrev, er det primære dokument brevet. Enhver ting, som mailfusion vil udfylde for dig (f.eks. Navne), skal være tom for nu.
    • Metode 2 af 3:
    Mail Merge i MS Office
    1. Billede med titlen Gør en mail fusion trin 4
    1. Åbn opsamlingsopgavet Mail Merge. Fra dit primære dokument skal du klikke på ruden for at åbne den. Hvis du ikke kan se det, skal du åbne menuen Værktøjer og vælge Mail Merge fra listen.
  • Billede med titlen Gør en mail fusion trin 5
    2. Besvar MS Office`s spørgsmål. Mail Merge Tool på Office har et par trin designet til at gøre dit liv lettere ved at slå sammen med dine filer mere klogt og præcist.
  • Start med at fortælle det, hvilken slags dokument du skriver. Klik på den bedste pasform, og klik derefter på Næste.
  • Fortæl det, hvad "startdokument" (primært dokument), du vil bruge. Hvis du har fulgt disse trin, skal du kunne vælge "Brug dette dokument."Klik på Next.
  • BILLEDE TITLED GØR EN MAIL MERGE TRIN 6
    3. Vælg filen for at fusionere. Dette er den datafil, du har oprettet tidligere. Vælg den relevante radioknap og klik på Næste for at søge efter filen, og tilslut den til dit primære dokument.
  • Hvis du foretrækker at bruge din Outlook-adressebog, skal du klikke på denne indstilling i stedet.
  • Billede med titlen Gør en mail fusion trin 7
    4. Vælg hvilke data der skal bruges. Office giver dig mulighed for at vælge eller fravælge rækker af oplysninger, som du vil. Dette giver dig mulighed for at vælge hvilke oplysninger i den datafil, du vil slå sammen i det primære dokument, hvilket gør datafilen mere nyttig over tid, når du bruger den til forskellige forskellige ting. Når du er tilfreds, skal du klikke på Næste.
  • Dataene kan sorteres ved at klikke på overskrifterne i hver kolonne. Dette kan være nyttigt, hvis du hurtigt har brug for at søge gennem en masse information.
  • Billedet med titlen Gør en mail fusion trin 8
    5. Indsæt datafelter. På den næste side af opgavepanelet bliver du bedt om at skrive dit dokument, hvis du ikke allerede har gjort det, og præsenteres med en række muligheder for indsættelse af data fra filen i dokumentet.
  • Indsæt et datafelt ved at placere markøren, hvor feltet går, og klik derefter på den relevante knap på opgavepanelet for at indsætte den der.
  • Du kan slette fejlplacerede eller duplikere datafelter ved at trykke på DELETE-tasten, det samme som et almindeligt bogstav eller nummer.
  • De forudindstillede muligheder ændres lidt baseret på hvilken type dokument du fortalte Office, du skrev. Office gør sit bedste for at udfylde de relevante oplysninger fra de data, du giver det. Hvis du f.eks. Skriver en formular Business Letter, kan du muligvis se en mulighed for at indsætte en adresseblok, som indeholder hver modtagers for- og efternavn og fuld adresse, der er fast organiseret på et par linjer.
  • Nogle af de forudindstillede muligheder åbner yderligere vinduer for dig at udfylde passende oplysninger. Disse er alle mere eller mindre ligefrem og nemme at forstå.
  • Hvis du bruger en forudindstillet, og det ikke ser ud til at kunne finde de rigtige oplysninger, skal du klikke på knappen "Monter" Match Fields "for at lære programmet, som af dine feltnavne svarer til dets standardnavne. Du kan for eksempel vise det, at det skal bruge kategorien "Family Name" i din datafil for at udfylde "Efternavn" -data i en adresseblok.
  • For at bruge dine egne felter skal du klikke på "Flere muligheder."Du kan se de navne, du gav hver kolonne, og brug dem i stedet.
  • Billedet med titlen Gør en Mail Merge Trin 9
    6. Tjek dine bogstaver. Mail Merge viser ikke de specifikke oplysninger i de felter, du gælder for dit primære dokument, indtil du udskriver det, men Office tilbyder en forhåndsvisningsfunktion, der giver dig mulighed for at kontrollere, og sørger for, at oplysninger vises korrekt i overensstemmelse med, hvordan du placerede Felter i dit dokument. Du er velkommen til at bruge det, indtil du er overbevist om, at alt er i orden.
  • Billedet med titlen Gør en Mail Merge Trin 10
    7. Afslut fusionen. Den endelige skærm på Mail Merge Opgavepanelet informerer dig om, at alt på plads, og det er klar til at udskrive dine dokumenter. Et sæt oplysninger vises pr. Dokument, der er trykt, og programmet udskriver så mange kopier, da der er sæt af oplysninger.
  • Hvis du vil lave individuelle redigeringer til bestemte bogstaver, kan du også gøre det fra denne opgavepane skærm ved at klikke på "Rediger individuelle bogstaver" først.
    • Metode 3 af 3:
    Mail fusion i OpenOffice.org
    1. Billede med titlen Gør en mail fusion trin 11
    1. Opret en database. I OpenOffice.Org, en databasefil er altid påkrævet for en mailfusion - men du kan stadig oprette dine data i et regneark først.
    • Fra dit primære dokument skal du åbne menuen Filer og vælge at oprette en ny databasefil.
    • I vinduet, der vises, skal du vælge "Opret forbindelse til en eksisterende database". Fra rullemenuen skal du vælge "Regneark", og derefter klikke på Næste.
    • På den næste skærm, direkte OpenOffice.org til regnearkfilen, du ønsker at bruge. Du kan vælge, om du skal pålægges databasen eller ej, eller ej, ved at tjekke boksen under filens placering. Klik på Næste, når du er klar.
    • På denne skærm skal du vælge, om du vil registrere databasen for nemmere adgang senere, og beslutte, om du vil åbne databasefilen, for at redigere den lige nu. (Du behøver sandsynligvis ikke, hvis du netop har oprettet regnearkfilen.) Klik på Afslut for at gemme databasen.
    • Sørg for at give databasen et navn, du nemt kan huske.
  • Billede med titlen Gør en mail fusion trin 12
    2. Indsæt dine felter. Nu hvor du har linket dine oplysninger til en database, der OpenOffice.org kan forstå, det er et simpelt spørgsmål at bruge den database til mail sammenlægning, så længe du ved, hvor du skal se.
  • Fra menuen Indsæt skal du vælge `Felter` og derefter "Andet..."Fra undermenuen. Alternativt kan du skrive Control-F2.
  • På vinduet, der vises, skal du klikke på fanen "Database".
  • Klik på knappen Gennemse i nederste højre del af vinduet og find den databasefil, du lige har oprettet.
  • Når du har valgt din database, vises den i listen med titlen "Database Selection" på højre side af vinduet.
  • Fra listen "Type" på venstre side af vinduet skal du vælge "Mail Merge Fields."
  • Klik på + ved siden af ​​din database, og en regnearkfil skal vises under den. Klik på + ved siden af at, Og du vil se de feltnavne, du har valgt, da du oprettede dit regneark.
  • Vælg hvilket felt du vil indsætte, og klik på Indsæt for at placere feltet i dit primære dokument.
  • Husk at placere markøren, hvor du vil have dit felt indsat, før du indsætter, eller du bliver nødt til at skære og indsætte for at flytte den til den rigtige position.
  • Som i Office behandles tekstfelter som alfanumeriske tegn i dit primære dokument. Du kan flytte dem med mellemrumslinjen og slette dem med slettetasten.
  • Billede med titlen Gør en mail fusion trin 13
    3. Afslut fusionen. Dobbeltkontrol hvert felt for korrekt placering. Når du er klar, skal du udskrive dit primære dokument. Mail Merge udskriver en kopi for hvert sæt poster i den fil, du fusionerede til dokumentet.

    • Tips

    Ordbehandlingsprogrammer har ofte skabeloner, som du kan bruge til at oprette primære dokumenter.
  • Sørg for at bryde felter ned på de mest specifikke vilkår, der er muligt. For eksempel kan du bruge høflighedstitel (MR., fru., Miss), fornavn og efternavn for navnet. Det er tre felter for navne, så brug tre separate kolonner med en type felt i hver kolonne.
    • Del på sociale netværk :
    Lignende