Sådan oprettes en kundedatabase

2. Bestem den type information, der vil blive anbragt i kundedatabasen. De fleste designs vil indeholde oplysninger som firmanavn, postadresse, fysisk adresse, kontaktnavn, telefon- og faxnumre og e-mail-adresser. Yderligere data som information om kontraktvilkår, prissætning og noter om ventende opgaver, der er forbundet med hver klient, er ofte inkluderet i de indfangede data og vedligeholdes i denne type elektronisk ressource.

3. Overvej de mulige anvendelser til databasen. Sammen med at give en centraliseret ressource til at hente vigtige data, skal du tænke på, hvilke typer rapporter der kunne oprettes ved hjælp af dataene, eller hvis databasen er beregnet til brug som en ressource i at generere postlabels, e-mail-lister eller endda lister til brug for at bruge i faxbreddning. At holde dette i tankerne hjælper med at bestemme, hvordan man nævner hvert af de felter, der vil huse data, og lette processen med at oprette rapportformater, der trækker fra disse felter.

4. Organiser datafelterne. Opret en simpel skabelon, der følger en logisk sekvens, når det kommer til indtastning af navne, adresser og andre kontaktoplysninger. Det gør det lettere at flytte fra 1 felt til det næste med et minimum af afbrydelse og afslutte indtastningen af ​​en ny kundekort inden for en rimelig periode.

5. Indstil autorisationer på hver af felterne. Dette omfatter at identificere hvilke felter der vil blive inkluderet på rapportformater, samt som kan tjene som grundlag for sortering eller søger databaseindgange. Tildeling af de rigtige tilladelser til hvert felt vil fremskynde hentning af de rigtige data, når og som det er nødvendigt.

6. Forbered rapportformater. Et par grundlæggende formater, der kan bruges ofte, vil ofte være tilstrækkelige, selvom nøglebrugere kan få mulighed for at oprette tilpassede rapporter, der indeholder felter, der er relevante for brugerens jobposition og niveau for adgang til kundedata.

7. Etablere loginoplysninger og adgangsrettigheder. En brugbar kundedatabase indeholder evnen til at oprette loginoplysninger, der tillader kun autoriserede medarbejdere at få adgang til oplysningerne. Går yderligere, tildele forskellige niveauer af rettigheder sikrer, at hver bruger kan se, ændre og indtaste data, der er relevante for hans eller hendes jobansvar, men kan ikke se andre oplysninger, der er til brug for andet personale.

8. Gennemgå og test kundedatabasen inden udgivelse. Prøv at bruge beta-versionen med en lille gruppe medarbejdere for at sikre, at hver af funktionerne fungerer som forestillet. Brug resultaterne af denne testgruppe til at udjævne eventuelle problemer med ydeevne, format og brugervenlighed. Når alle spørgsmålene er adresseret og løst, kan den endelige version rulles ud til hele virksomheden.

Det er ikke usædvanligt, at en ny kundedatabase tager en længere periode at udvikle sig. Selv når du bruger software, der giver mulighed for nem udførelse af en række opgaver, kan det tage uger at komme op med det ideelle format.