Sådan Computerize Business Operations (med billeder)

Computerisering af forretningsaktiviteter er en effektiv måde at strømline forretningsprocesser, nøjagtigt styre store mængder information og data, og opnå mere arbejde på mindre tid. Reklame, Regnskab, Client Information Management and Interoffice Communications er forretningsprocesser, der nyder godt af computerisering. Beslutningen om at computerisere forretningsaktiviteter kræver input fra alle niveauer i organisationen. Vigtige detaljer skal overvejes, herunder beslutninger om computerhardware og software køb, specialiserede computer træningsbehov og en systematisk tilgang til dataindtastning og ledelse.

Trin

Del 1 af 3:

Vurdering af computeriseringsmuligheder

1. Brainstorm og forskningsområder, hvor computerisering kunne være nyttige. Tag dig tid til at overveje, hvad der kunne automatiseres for at forbedre din virksomhedsoperationer. Tænk på arbejdskrævende arbejde, der kunne forenkles eller forbedres med software. Alternativt overveje systemer, der måske skal sikkerhedskopieres (som regnskabs- eller personalekorder). Spørg andre virksomhedsejere, hvad de har automatiseret, og hvordan det har påvirket deres aktiviteter.

Du kan også læse handels publikationer og branchens tidsskrifter for at få computerisering ideer.

Billede med titlen Computerize Business Operations Trin 2

2. Kontakt med alle medarbejdere. Mødes med ledere og afdelingshoveder. Bed dem om at lave en liste over alle aktiviteter, der potentielt kan computeriseres. Håndskrift Lønningskontrol og konvolutmærker, manuelt beregning af produkttotaler og salgsafgift, og outsourcing fluerproduktion til printere er blot nogle få eksempler på opgaver, der kan gøres internt på en computer.

Bed ledere om at mødes med deres medarbejdere. Inkluder medarbejdere på alle niveauer i virksomheden i samtalen for at gennemføre et system, der gavner alle.

For eksempel kan en leveringsdriver, hvis hovedjob er at levere varer, spare tid fra en virksomhedsinvestering i et GPS-system, snarere end at skrive anvisninger med hånden eller rådgivning af et kort.

Billede med titlen Computerize Business Operations Trin 3

3. Overvej at bruge regnskabssoftware. Det første skridt mange virksomheder tager i computerisering af deres aktiviteter er brugen af regnskabssoftware. Denne software giver dig mulighed for at holde styr på dine konti, betale dine medarbejdere, oprette årsregnskaber og fil dine skatter (eller kan tilbyde nogle af disse muligheder afhængigt af hvilken software du vælger). Det kan også sikre, at dine økonomiske data sikkerhedskopieres offsite, hvis du har brug for det. Regnskabssoftware kan erstatte at holde fysiske bøger, der kan være uorganiseret eller arbejdskrævende med enhver let at få adgang til computerversion.

Nogle betalte muligheder omfatter QuickBooks og FreshBooks.

Du kan dog også bruge gratis regnskabssoftware som Wave Accounting.

Billede med titlen Computerize Business Operations Trin 4

4. Brug computere til kommunikation og / eller markedsføring. De fleste små virksomheder bruger allerede e-mail og måske computerfax til at udføre forretningskommunikation. Disse metoder giver mulighed for lavere omkostninger, lettere måder at kommunikere med og sende information til kunder og leverandører. Software kan dog også bruges til markedsføring. For eksempel kan e-mail bruges til at sende et nyhedsbrev eller detaljer om et nyt produkt til eksisterende kunder.

Mere kompliceret markedsføringssoftware giver virksomhederne mulighed for at spore kundeinformation, følg kundeemner og oprette marketingkampagner.

Eksempler omfatter Marketo, Sailthru og Vocus.

Billede med titlen Computerize Business Operations Trin 5

5. Få specialiseret design eller fremstillingssoftware. Hvis din virksomhed involverede design og fremstilling af produkter, kan software betydeligt hjælpe din produktskabelsesproces. Designsoftware giver dig mulighed for at oprette virtuelle modeller af dit produkt og køre test på det, uden at selv oprette en prototype. Derudover kan denne software knyttes til fremstillingsprogrammer, der styrer maskiner, så du kan udføre hele oprettelsen af computeren på computeren.

Den anvendte type software afhænger af din branche, produkttype og maskiner. Søg online for design og fremstilling software pakker, der er specifikke for dine behov.

Billede med titlen Computerize Business Operations Trin 6

6. Brug software til at administrere beholdning. Inventory Software AIDS i bestilling, modtagelse, sporing og forsendelse af lagerbeholdning. Denne software kan også fungere med regnskabssoftware og / eller elektroniske lagerstyringssystemer for at automatisere dine operationer. Dette giver dig mulighed for lettere at styre din beholdning, reducere opgørelsen krympning og forbedre effektiviteten.

Eksempler omfatter 3PL Warehouse Manager, BizsLate og CIN7.

Billede med titlen Computerize Business Operations Trin 7

7. Administrer HR og planlægning. Software kan også bruges til at styre en del af dit medarbejderforhold. For en, giver HR softwarepakker dig mulighed for at betale, om bord og give tilladelse til dine medarbejdere. De kan også give dig mulighed for at styre medarbejderne fordele eller håndtere detaljer, der er specifikke for uafhængige entreprenører, afhængigt af hvilken software du vælger.

Eksempler omfatter zenefits, sumhr og bamboohr.

Derudover kan anden software bruges til at styre planlægning til timearbejder og / eller kundeaftaler. Disse programmer strømlinjer og forbedrer planlægningsprocessen, hvilket reducerer mulige fejl og glemte aftaler.

Eksempler er, når jeg arbejder, Gendbook og Booker.

Del 2 af 3:

Installation af computersystemer

1. Vælg den rigtige software eller softwarepakke. Vælg de områder, hvor software kunne forbedre dine operationer. Derefter, forskningssoftware og softwarepakker (grupper af sammenkoblede programmer), der opfylder dine behov og passer inden for dit budget. Sørg for ikke at blæse hele dit budget på software, da du stadig skal købe hardware og betale for tilfældige omkostninger som medarbejderuddannelse, systeminstallation og sikkerhedssoftware.

Sørg for at undersøge open source-software. Det kan ikke have alle de funktioner, du har brug for i nogle tilfælde, men det er gratis og kan tjene som en god introduktion til computerisering.
Programmer som SugarCrm (til kundehåndtering) og enkle fakturaer (til fakturering) er tilgængelige gratis online.

Billede med titlen Computerize Business Operations Trin 9

2. Identificer dine hardware behov. Tjek dine softwarepakker til hardwarekrav. Sørg for at bemærke krævet behandlings strøm, hukommelse (RAM), grafikkort og operativsystem. I de fleste tilfælde vil softwaren liste mindstekrav, så du kan overveje at skyde lidt højere, så dit system ikke behøver at blive opgraderet, hvis du beslutter dig for at ændre software om et par år. At vide, hvilken type hardwarekraft du har brug for, vil hjælpe med at guide din computersøgning.

Billede med titlen Computerize Business Operations Trin 10

3. Forskning Computer Hardware Valg. Kontakt med en computerekspert, forklar processerne i din virksomhed og bede om hardwareanbefalinger. Den type virksomhed, du kører, mængden af oplysninger, du skal behandle og gemme, og den hastighed, som dataene skal fås, er alle vigtige overvejelser ved at vælge Computer Hardware.

De fleste af de penge, du bruger, vil sandsynligvis være på personlige computere til dig og dine medarbejdere. Dit første valg er mellem desktops og laptops. Begge giver samme kapaciteter (medmindre du har brug for meget kraftig hardware til at køre komplekse programmer), men laptops er dyreste.

Men de tilbyder også mere fleksibilitet og kan tilskynde til samarbejde (medarbejderne kan flytte rundt på kontoret med bærbare computere).

Husk også at se på periferiudstyr til din computer, hvis det er nødvendigt. For eksempel kan du have brug for ekstra skærme, printere, eksterne harddiske, scannere eller tabletter til visse programmer eller til hjælp i dine operationer.

Billede med titlen Computerize Business Operations Trin 11

4. Arranger for computerinstallationer. Efter beslutninger om hardware- og softwaremuligheder, sørg for, at computere skal installeres. Hvis det er et lille kontor, kan opgaven være så enkel som at tilslutte computeren selv. Hvis det hardware eller softwarefirma, du har købt fra, tilbyder installation, skal du sørge for at drage fordel af dette. Sørg for, at dine systemer er i gang, før installationsprogrammet forlader.

Hvis dine computere skal være forbundet til hinanden for at dele dokumenter, skal du oprette et netværk. Lej en midlertidig eller permanent netværksadministrator for at sætte dette op for dig.

Billede med titlen Computerize Business Operations Trin 12

5. Sikre dit computersystem. Kontakt med en computersikkerhedsspecialist for at vælge den bedste antivirusprogram. Udforsk softwaremuligheder for at sikre fortrolige data som kundebetalingsoplysninger og personalelinformation. Du bør købe et program, der giver beskyttelse som antivirus, firewall og netværksindtressionsdetektering. For flere datafølsomme virksomheder kan du tage det et skridt videre med forskellige krypterings- og medarbejderidentifikationsværktøjer.

Del 3 af 3:

Inkorporere computersystemer

1. Oprette træningssessioner for alle medarbejdere. Medarbejdere kan have varierende grader af komfort og færdighed med computere og specialiseret software. Sørge for, at medarbejderne bliver uddannet på alle computeraktiviteter, der er nødvendige for deres tildelte opgaver. For komplicerede systemer kan du ønske at have sælger eller servicetekniker togmedarbejdere.

Sikre, at træningssessioner er grundige, især for kritiske opgaver.
Hvis din virksomhed er en medicinsk klinik, skal du for eksempel være sikker på, at alle læger og sygeplejersker er veluddannede på, hvordan man indtaster og har adgang til kritisk patientinformation.

Billede med titlen Computerize Business Operations Trin 14

2. Start en organiseret og logisk proces til indtastning af data. Begynd med højt prioriterede opgaver og projekter med presserende deadlines. Gennemfør et system ad gangen, så dine operationer ikke bliver dødlåst ved langsom systemimplementering. Dit overordnede mål skal være at integrere computersystem hurtigt og problemfrit.

For eksempel, hvis din virksomhed vil computerisere lønopgørelser, prioritere denne opgave for at sikre rettidig lønningskontrol.

Overvej at ansætte vikaransatte til dataindtastning, hvis der er en betydelig mængde af det. Dette gør det muligt for dine faste medarbejdere at fortsætte deres job uden afbrydelse.

Billede med titlen Computerize Business Operations Trin 15

3. Hold alle harddekopieringsdokumenter. I tilfælde af at fejl er lavet i dataindtastning eller i at gemme data til det nye system, kan du miste alle dine data. For at forhindre dette skal du holde alle hardkopieringsdokumenter, f.eks. Fakturaer, klientregistre, medarbejderoplysninger og andre dokumenter, der indeholder vigtige detaljer.

Billede med titlen Computerize Business Operations Trin 16

4. Invester i et backup system.Kontakt med en computerspecialist for at vælge det bedste backup system til din virksomheds behov. Hvis din virksomhed er lille, kan du vælge at manuelt sikkerhedskopiere dine data til en bærbar lagerenhed regelmæssigt. For større virksomheder omfatter muligheder Automatisering af sikkerhedskopieringsproceduren via Online File Storage Providers og Backup Server.

Ideelt set bør sikkerhedskopiere holdes off-site, enten fysisk eller online i Cloud Storage.