Sådan oprettes en business continuity plan

BCPS giver procedurer for, hvordan arbejdsgivere og medarbejdere vil holde kontakten og fortsætte med at gøre deres job i tilfælde af katastrofe eller nødsituation, såsom en brand på kontoret.Desværre tager mange virksomheder aldrig tid til at udvikle en sådan plan, typisk fordi de ikke føler, at det er nødvendigt. Men at skabe en omfattende BCP vil give dig mulighed for at forbedre din virksomheds evne til at fortsætte forretning som sædvanlig under eller efter betydelige forstyrrelser på forretningsaktiviteter.

Trin

Metode 1 af 4:
Forstå, hvad der gør en god forretningskontinuitetsplan
  1. Billede med titlen Opret en Business Continuity Plan Trin 1
1. Acceptere de potentielle trusler og risici for din virksomhed. Muligheden for en forstyrrelse, der lukker dine forretningsaktiviteter, er skræmmende at tænke på, men du bør altid være forberedt og villig til at acceptere, at risici og trusler kan forårsage uro til din virksomhed. Når du først kan acceptere, at uplanlagt for risici og trusler kan have ødelæggende resultater på forretningsaktiviteter, kan du derefter lave en plan, der sikrer, at både din virksomheds aktiver og personale er tilstrækkeligt beskyttet.
  • Lav en liste over mulige risici og deres indvirkning på din virksomhed. For eksempel vil en nøglepersons død ikke typisk resultere i at lukke dørene i et stykke tid, men kan alvorligt påvirke resultater, leverandørrelationer og kundeservice.
  • Efter at have identificeret risici, sorter dem efter indflydelse og levebrød for at prioritere din planlægning.
  • Billedet med titlen Opret en Business Continuity Plan Trin 2
    2. Forveks ikke forretningskontinuitetsplaner med katastrofeinddrivelsesplaner. Forretningskontinuitetsplaner omtales undertiden som katastrofeinddrivelsesplaner, og de to har meget til fælles. Disaster Recovery Plans bør orienteres mod forretningsgenopretning efter en katastrofe, og afbøde de negative konsekvenser af en katastrofe. I modsætning hertil fokuserer forretningskontinuitetsplaner på at skabe en handlingsplan, der fokuserer på at forhindre, at de negative konsekvenser af en katastrofe overhovedet forekommer.
  • Billedet med titlen Opret en Business Continuity Plan Trin 3
    3. Overvej de potentielle trusler / risici for virksomheden. Business Impact analyseplaner Overvej de potentielle konsekvenser for din virksomhed, når evnen til at fungere og proces er blevet forstyrret af en trussel eller en risiko. Som følge heraf giver du mulighed for at oprette et BIA at bestemme hvilke problemer, risici og trusler om, at din forretningskontinuitetsplan skal adressere. Du bør overveje de mulige virkninger, at en forstyrrelse af forretningsaktiviteterne kan forårsage, såsom:
  • Mistet indkomst og salg
  • Øgede udgifter
  • Kundeaffektering / Utilfredshed
  • Tardiness i service levering
  • Regulatoriske bøder
  • Forsinkelse / manglende evne til at påbegynde fremtidige forretningsplaner.
    • Metode 2 af 4:
    Bestemmelse af nøgleinddrivelsesressourcer
    1. Billedet med titlen Opret en Business Continuity Plan Trin 4
    1. Lav en liste over nøgle interne personale. Efter forekomsten af ​​en begivenhed, der forstyrrer normale forretningsaktiviteter, skal du hurtigt mobilisere nøglepersonale for at kunne udføre en BCP. Opret en liste over internt nøglepersonale og sikkerhedskopier --- Disse er de medarbejdere, folk, der fylder stillinger, uden hvilke din virksomhed absolut ikke kan fungere. Gør listen så stor som nødvendigt, men så lille som muligt.
    • Lav en liste over alt nøgle internt personale med alle kontaktoplysninger, herunder business telefon, hjemme telefon, mobiltelefon, personsøger, forretnings e-mail, personlig email og enhver anden mulig måde at kontakte dem i en nødsituation, hvor normal kommunikation kan være utilgængelig.
    • Overvej hvilke jobfunktioner der er kritisk nødvendige for at fortsætte hver dags drift. Du bør tænke på, hvem der fylder de stillinger, når den primære jobhaver er på ferie.
    • Husk, at nøglepersonale ikke blot omfatter højtstående ledere. For eksempel kan der være ansvarlig for tilgodehavender, der kan være ansvarlig for behandling af rapporter, der påvirker AR-lån eller samlinger, hvilket i høj grad påvirker mængden af ​​tilgængelige driftsindtægter. Regnskabsfordringer bør betragtes som nøglepersonale, fordi denne persons jobfunktioner letter selskabets adgang til kapital, der leveres af forarbejdning af tilgodehavender og indsamling af midler.
  • Billedet med titlen Opret en Business Continuity Plan Trin 5
    2. Dokument kritisk forretningsmateriel. Business computere på stedet indeholder ofte de mest kritiske oplysninger, som du og dine medarbejdere skal kunne få adgang til, selv når du arbejder off-site. Du bør lave en liste over kritisk udstyr / data og skabe en strategi for sikker adgang i tilfælde af forstyrrelse.Glem ikke software, der ofte ville blive betragtet som kritisk udstyr, især hvis det er specialiseret software, eller hvis det ikke kan udskiftes.
  • Denne liste skal indeholde inkluderer adgangskoder, identifikationsdata og placeringen af ​​nøglefiler.
  • Nogle virksomheder kan ikke fungere selv i et par timer uden en faxmaskine.Gør du stærkt på din kopimaskine?Har du specielle printere, du absolut skal have?
  • Billedet med titlen Opret en Business Continuity Plan Trin 6
    3. Identificer kritiske dokumenter. Du bør kompilere al dokumentation, der er nødvendig for at starte din virksomhed igen i tilfælde af brand eller anden katastrofe, der ødelægger kritiske dokumenter, der ligger på stedet. Sørg for, at du har alternative kopier inden for fysisk opbevaring offsite og måder at få adgang til kritiske dokumenter som artikler af inkorporering og andre juridiske papirer, brugsregninger, bankoplysninger, kritiske HR-dokumenter, opbygning af leasingpapirer, selvangivelser og andre kritiske dokumenter.
  • Du bør overveje, hvad handlingsplanen ville være, hvis der var en samlet facilitetstab.Vil du vide, hvornår du skal betale lånet på din virksomheds køretøjer?Til hvem sender du betaling til dine e-mail-tjenester?
  • Billedet med titlen Opret en Business Continuity Plan Trin 7
    4. Identificer hvem der kan telecommute. I tilfælde af, at forretningsaktiviteter ikke kan fortsætte på den faste beliggenhed, er telecommuting fra hjemmet en fantastisk måde for medarbejderne at fortsætte med at arbejde som normalt. Dine medarbejders evne til at arbejde, selv når væk fra kontoret, vil betyde, at i det mindste nogle af forsinkelserne i at udføre arbejde som normalt kan undgås. Nogle mennesker i din virksomhed kan være perfekt i stand til at drive forretning fra et hjemmekontor.
  • Find ud af, hvem der kan, og hvem der ikke kan arbejde hjemmefra på grund af internetforbindelsesbegrænsninger eller andre problemer, og sørg for at give dine medarbejdere de nødvendige ressourcer til telekommunikation.
    • Metode 3 af 4:
    Oprettelse af din virksomheds kontinuitetsplan
    1. Billede med titlen Opret en forretningskontinuitetsplan Trin 8
    1. Identificer muligheder for beredskab udstyr. Optionsudstyr muligheder er tilgængelige udstyrsalternativer, der kan bruges, hvis og når normale forretningsaktiviteter er forstyrret.
    • Hvor vil du leje lastbiler, hvis en katastrofe, der er beskadiget eller ødelagt køretøjer, der anvendes i det normale forretningsforløb?Hvor ville du leje computere?Kan du bruge en business service outlet til kopier, fax, udskrivning og andre kritiske funktioner?
    • Alternative udstyrsleverandører behøver typisk ikke at blive identificeret specifikt, medmindre de er unikke, og et arrangement er allerede blevet forhandlet (meget sjældent).
    • Det er mere vigtigt at identificere tjenesterne, udstyr og / eller ressourcer en erstatning skal kunne levere. Det vigtigste personale, der er overdraget med ansvaret for at forvalte forholdet til erstatningen, skal have den nødvendige myndighed til at træffe relevante beslutninger.
  • Billedet med titlen Opret en Business Continuity Plan Trin 9
    2. Identificer din beredskabssted. Dette er stedet, du vil drive forretning, mens dine primære kontorer ikke er tilgængelige.
  • Det kunne være et hotel - mange af dem har meget veludstyrede forretningsfaciliteter, du kan bruge.Det kan være en af ​​dine entreprenørkontorer, eller din advokatkontor.
  • Et lager leje facilitet nær dit almindelige websted kan være et godt sted at flytte og gemme produkter i en knivspids.
  • Måske er telecommuting for alle en levedygtig mulighed.
  • Hvis du har en identificeret midlertidig placering, skal du inkludere et kort til placeringen i din BCP. Uanset hvor det er, skal du sørge for at få alle de relevante kontaktoplysninger (herunder folks navne).
  • Billedet med titlen Opret en Business Continuity Plan Trin 10
    3. Lav en "Hvordan" Sektion i din BCP. Det skal indeholde trinvise instruktioner om, hvordan du udfører BCP og adresserer, hvad de skal gøre, hvem skal gøre det, og hvordan. Angiv hvert ansvar og skriv ned navnet på den person, der er tildelt det.Gør også omvendt: For hver person skal du oplyse ansvaret.På den måde, hvis du vil vide, hvem der skal ringe til forsikringsselskabet, kan du kigge op "Forsikring", Og hvis du vil vide, hvad Joe Doe laver, kan du se under "Joe" for disse oplysninger.
  • Billede med titlen Opret en Business Continuity Plan Trin 11
    4. Dokument eksterne kontakter. Hvis du har kritiske leverandører eller entreprenører, skal du opbygge en særlig kontaktliste, der indeholder en beskrivelse af virksomheden (eller individuel) og enhver anden absolut kritisk information om dem, herunder nøglepersonale kontaktoplysninger.
  • Medtag i din liste folk som advokater, bankfolk, it-konsulenter...Enhver, som du måske skal ringe til for at hjælpe med forskellige operationelle problemer.
  • Glem ikke forsyningsselskaber, kommunale og fællesskabskontorer (politi, ild, vand, hospitaler) og posthuset!
  • Billedet med titlen Opret en Business Continuity Plan Trin 12
    5. Sæt oplysningerne sammen! En BCP er ubrugelig, hvis alle oplysninger er spredt på forskellige steder. En BCP er et referencedokument, og det skal alle holdes sammen i noget som et 3-ringbindemiddel.
  • Gøre masser af kopier og give en til hvert af dit nøglepersonale.
  • Hold flere ekstra kopier på en off-site beliggenhed, hjemme og / eller i en sikkerhedsboks.
    • Metode 4 af 4:
    Implementering af din virksomheds kontinuitetsplan
    1. Billede med titlen Opret en forretningskontinuitetsplan Trin 13
    1. Kommuniker BCP til relevante medarbejdere. Sørg for, at alle medarbejdere, der potentielt kunne påvirkes af en forstyrrelse, har læst og forstået BCP. Tag dig tid til at sikre, at medarbejderne er opmærksomme på deres relevante roller i gennemførelsen og gennemførelsen af ​​politikken.
  • Billede med titlen Opret en forretningskontinuitetsplan Trin 14
    2. Give vigtige BCP planoplysninger til ikke-nøglepersonale. Forlad ikke tingene til chance! Selv hvis nøglepersonalet informeres om deres rolle under BCP, skal du stadig sørge for, at alle medarbejdere er opmærksomme på at opbygge evakueringsprocedurer, samt beredskabssteder. På denne måde forhindrer det uforudsigelige fravær af nøglepersonale ikke ikke-nøglepersonale i at vide, hvordan man kan reagere på forretningsforstyrrelser.
  • Billede med titlen Opret en Business Continuity Plan Trin 15
    3. Planlægge at ændre og opdatere din BCP. Uanset hvor god din BCP, er det sandsynligt, at der vil være forstyrrende begivenheder, der ikke er fastsat i din plan. Vær åben for opdatering og / eller ændring af din BCP i lyset af yderligere oplysninger og / eller ændrede omstændigheder. Hver gang der ændres, opdateres alle kopier af din BCP, og lad det aldrig komme forældet.

    • Video

    Ved at bruge denne service kan nogle oplysninger deles med YouTube.

    Tips

    Ikke stole på et brandsikre sikkert for at gemme computerens medier.De fleste brandsikre pengeskabe er designet til papir-en cd, dvd, disketter eller et magnetbånd smelter.Få en medie sikkert for disse varer.Bedre endnu, gem data off-site på en sky platform!
    Del på sociale netværk :
    Lignende