Sådan bestrider du et fakturabrev (med billeder)

Hvis du ejer en lille virksomhed, er du vant til at modtage fakturaer fra leverandører eller andre fra hvem du køber varer eller tjenesteydelser. Som privatperson kan du også modtage fakturaer, hvis du for eksempel har renoveringer gjort til dit hjem. Typisk er disse fakturaer nøjagtige, og du betaler det skyldige beløb. Men nogle gange modtager du en faktura, der ikke er korrekt - måske opkræver det dig mere end det beløb, du har aftalt, eller det indeholder varer eller tjenester, du ikke har modtaget. Hvis du har brug for at bestride en faktura, gør det så hurtigt som muligt nøglen til at opretholde den goodwill, du har bygget med leverandøren og forsikrer glattere forhold i fremtiden.

Trin

Del 1 af 3:

Vurdering af problemet

1. Gennemgå fakturaen, du har modtaget tæt. Selvom du ikke har nogen tvivl, er fakturaen forkert, se over det igen og sørg for at du læser det korrekt.

Hvis du har tidligere fakturaer fra samme firma, skal du sammenligne dem med den aktuelle faktura og notere eventuelle forskelle. Disse kunne hjælpe med at afsløre kilden til problemet. For eksempel kan selskabet have undladt at bemærke betaling for den tidligere faktura, og inkluderet begge totaler i den aktuelle faktura. I så fald ville bevis for betaling forhåbentlig løses problemet.

Billede med titlen tvist et faktura brev trin 2

2. Tjek dine bøger eller andre poster. Sammenlign fakturaen til dine egne optegnelser for at beregne størrelsen af uoverensstemmelsen.

For eksempel, hvis virksomheden hævder, at du ikke betalte en faktura, skal du inkludere en kopi af den annullerede kontrol, som du sendte som betaling. Eventuelle andre dokumenter, du har, f.eks. Automatisk genererede e-mail-bekræftelser eller kontoudtog, der viser den rydde betaling, også kunne være nyttig i at bevise din position.

Billede med titlen tvist et faktura brev trin 3

3. Gennemgå din kontrakt. Hvis du har en skriftlig kontrakt med det firma, der sendte fakturaen, skal du kontrollere kontrakten for at finde ud af den aftalte metode til løsning af tvister.

Betaling er betinget af din modtagelse af varerne eller tjenesterne i en formular, der er i overensstemmelse med kontrakten. Hvis virksomheden fakturerer dig for varer eller tjenester, du ikke har modtaget, skylder du ikke betaling under kontrakten.

Din kontrakt kan også omfatte deadlines for at give meddelelse om en omtvistet faktura. For eksempel kan din kontrakt sige "Alle fakturaer anses for korrekt og accepteret, hvis leverandør ikke er underrettet om en tvist inden for 10 dage efter modtagelsen."

Billede med titlen tvist et faktura brev trin 4

4. Ring til virksomheden. Før du skriver et formelt brev til virksomheden, skal du ringe til kontaktnummeret på fakturaen for at udelukke simpel fejl.

Vær rolig og høflig på telefonen, og angiv at du har et spørgsmål om den faktura, du har modtaget. Tillad selskabets repræsentant at forklare fakturaen til dig. Hvis du bestrider nogen af hendes oplysninger, fortæl hende, at det beløb, hun sagde, ikke svarer til dine optegnelser.

Husk på, at tvisten kunne være en simpel kontorfejl eller et fejlplaceret ciffer eller decimaltal. Hvis fejlen kan rettes over telefonen, spørg den person, som du taler om at sende en korrigeret faktura.

Hvis du kommer til nogen opløsning over telefonen, send straks et skriftligt brev til virksomheden, der bekræfter den aftale, der blev nået over telefonen. Ikke stole på nogen udsagn eller aftaler, der er foretaget, indtil du har skriftlig bekræftelse af aftalen, eller har modtaget en korrigeret faktura.

Billede med titlen Tvist et faktura brev trin 5

5. Indsamle beviser for at støtte dit krav. Hvis du har nogen kvitteringer eller andre poster, der sikkerhedskopierer din påstand om, at fakturaen er forkert, skal du gøre kopier af dem til at sende til det andet firma.

For eksempel antage, at virksomheden fakturerede dig for 45 enheder, men du modtog kun 20 enheder. De pakningskvitteringer, du har for de 20 enheder, vil understøtte din position.

Billede med titlen tvist et faktura brev trin 6

6. Forskning selskabet. Hvis du ikke har arbejdet med virksomheden i meget lang tid, kan det være din tid værd at finde ud af, om andre kunder eller virksomheder har haft lignende problemer.

For eksempel kan du kontrollere med Better Business Bureau, hvilke felter klager fra forbrugere og andre virksomheder. Hvis andre har haft lignende problemer, find ud af, om og hvordan de var i stand til at løse deres tvist.

Del 2 af 3:

Skriver dit brev

1. Brug korrekt forretningsformat. Udskriv dit brev på firmaets brevpapir, hvis det er muligt, og format dit brev hensigtsmæssigt.

Hvis du er privatperson, kan du lave dit eget professionelle brevpapir ved hjælp af en af de skabeloner, der er tilgængelige i de fleste tekstbehandlingsapplikationer.
Du kan typisk finde skabeloner online eller inden for et tekstbehandlingsprogram, der giver dig mulighed for hurtigt og nemt at oprette dit brev ved at indtaste de gældende oplysninger indenfor forformaterede felter.
Inkluder datoen for brevet og de metoder, hvormed du sender det på - især hvis du sender duplikater af brevet ved hjælp af forskellige metoder.

For emnelinjen i brevet, opsummerer brevens formål og reference datoen for fakturaen, selskabets referencenummer på fakturaen eller begge dele. For eksempel kan du skrive: "Om: Faktura nr. 99537, dateret 7. oktober 2015."

Billede med titlen Tvist et faktura brev trin 8

2. Bekræft modtagelsen af fakturaen. Start dit brev ved at identificere fakturaen, du skriver om og takker virksomheden for at sende det.

Hvis du bestrider hele fakturaen, skal du blot angive, at du bestrider fakturaen i sin helhed, så fortsæt med årsagerne til din tvist.

Hvis en del af fakturaens størrelse ikke er i strid, vil du måske gerne gå videre og sende en betaling for det beløb. Hvis du gør det, lad dem vide foran.

For eksempel kan du skrive: "Jeg har modtaget din faktura dateret 7. oktober 2015, og tak for det samme. Vedlagt venligst en check for $ 157.49 Som fuld betaling af det ubestridte beløb forfalder."

Når du underskriver din check, skal du godkende det ved hjælp af ordlyd som f.eks "Denne check er betaling fuldt ud og er fuld og endelig tilfredshed med [Faktura]." Identificer fakturaen ved hjælp af den dato, den blev faktureret eller det pågældende referencenummer. Hvis virksomheden kasserer eller indbetaler din check, er beløbet accepteret som fuld betaling.

Gør dette kan løse tvisten, fordi hvis du senere sagsøges for det resterende beløb, som du bestrider, kan du hæve påtegningen som et bekræftende forsvar.

Billede med titlen tvist et faktura brev trin 9

3. Forklar grundlaget for din tvist. Hvis du vedhæfter nogen dokumenter for at understøtte dit krav, henvises til dem inden for bogstavets krop og derefter vedhæft en kopi.

Vær kort og hold dig til fakta. Du bør også afstå fra at gøre beskyldninger eller udlede, at virksomheden forsøger at snyde dig på en eller anden måde. Du skal blot behandle sagen som en simpel fejl, der let kan rettes - selvom du har grund til at tro, at det ikke er tilfældet.

Hvis virksomheden sender dig en faktura for varer, der endnu ikke er leveret, skal du give den grund og angive, at du vil betale for varerne, når de modtages.

Billede med titlen tvist et faktura brev trin 10

4. Angiv eventuelle telefonopkald eller andre samtaler, du har haft. Hvis du har talt med nogen virksomhedsansatte, eller den person, som du adresserer brevet, skal dit brev nøje adressere disse samtaler.

For eksempel kan du skrive: "Jeg talte til Sharon i dit konti tilgodehavende kontor den 8. oktober, og hun angav, at jeg skulle nå ud til dig om dette spørgsmål." Selvom du fik at vide, at fakturaen var korrekt, og der ikke var nogen fejl, skal du ikke give disse oplysninger inden for brevet - det giver kun personen mulighed for at gemme sig bag den medarbejder, som du allerede har talt i stedet for at se på materie personligt.

Hvis du ikke kunne nå nogen, bør du også nævne det og fortsætte med den holdning, at det nok bare bare en simpel fejl eller misforståelse.

Billede med titlen tvist et faktura brev trin 11

5. Anmod om virksomheden træffer foranstaltninger for at rette op på problemet. Når du har beskrevet din tvist med fakturaen, skal du liste konkrete om, hvordan du vil have spørgsmålet løst og give virksomheden en frist for at reagere.

Giv virksomheden en rimelig periode for at løse problemet - en uge til 10 dage fra modtagelsen af dit brev skal være tilstrækkeligt.

På dette tidspunkt behøver du ikke at true, at du vil tage nogen specifik handling, hvis sagen ikke er løst til din fordel. Det er nok til blot at sige, at du vil forfølge andre muligheder, hvis din deadline ikke er opfyldt.

Billede med titlen tvist et faktura brev trin 12

6. Underskrive bogstavet. Afslut dit brev på en fast, men hjertelig note, og inkludere dit trykte navn, din position i din virksomhed og direkte kontaktoplysninger.

Sørg for at du læser over det og tjek det for typografier eller andre fejl, før du udskriver og underskriver det. Dobbeltkryd eventuelle tal eller beregninger mod dine optegnelser.

I bunden af dit brev skal du liste de dokumenter, du omslutter for at understøtte din position.

Når du har færdiggjort og underskrevet dit brev, skal du lave mindst en kopi til dine optegnelser, før du sender det til virksomheden.

Billede med titlen Tvist et faktura brev trin 13

7. Send dit brev. Når du har underskrevet dit brev, skal du sende det sammen med nogle kabinetter så hurtigt som muligt, efter at du har modtaget fakturaen.

Selvom du typisk har så længe som 30 dage for at underrette et selskab med en tvist, har du i nogle tilfælde meget mindre tid. For eksempel kræver stater som Delaware meddelelse om tvist om en byggefaktura inden for 7 dage efter modtagelsen, eller fakturaen er lovligt anset for accepteret for det beløb, der er anført i fakturaen.

Du vil måske sende brevet via fax eller e-mail også. Hvis du planlægger at sende den ved hjælp af flere metoder, skal du sørge for, at dette er noteret på brevet, da det sandsynligvis vil blive modtaget sidst.

Overvej at bruge Certified Mail eller en privat leveringstjeneste som FedEx eller UPS, så du har bevis for, hvornår virksomheden har modtaget dit brev.

Del 3 af 3:

Træffe yderligere handlinger

1. Følg op efter din deadline. Hvis du har givet virksomheden en frist for at løse problemet og ikke har hørt fra nogen inden den dato, skal du holde fast ved det ved at ringe til at følge op på den dag.

Afhængigt af sværhedsgraden af uoverensstemmelsen vil du måske overveje at afslutte dit forhold til virksomheden, hvis de ikke er villige til at arbejde sammen med dig for at løse tvisten.
Hvis du på den anden side har hørt fra virksomheden, og de er uvillige til at gå på kompromis med sagen og insistere på, at fakturaen er korrekt, må du muligvis forfølge andre midler til at løse problemet.

Billede med titlen tvist et faktura brev trin 15

2. Overveje at ansætte en advokat. Hvis virksomheden nægter at håndtere dig, eller hvis du ikke modtager noget svar på dit brev, kan en advokat være i stand til at få et bedre resultat for dig.

En advokat kan også rådgive dig om dine juridiske muligheder, hvis det andet firma sagsøge dig for det omstridte beløb.

Billede med titlen tvist et faktura brev trin 16

3. Kontakt statens licenskort eller agentur. Hvis den enkelte eller virksomhed, der fakturerede dig, er reguleret eller licenseret af et statsligt organ, kan agenturet have procedurer for at løse tvister svarende til din.

For eksempel, hvis du er en boligejer og har en tvist om en faktura, du har modtaget fra den generelle entreprenør, der arbejdede på renovering til dit hjem, kan du muligvis indgive en klage til din stats entreprenør. Bemærk, at nogle stater som Oregon kræver, at du fremlægger en forudgående meddelelse til entreprenøren, der specifikt angiver din hensigt at indgive en klage til bestyrelsen, mindst 30 dage før du indgiver klagen.

Billede med titlen tvist et faktura brev trin 17

4. Send et andet bogstav. Indholdet af dit andet bogstav vil variere afhængigt af det svar, du har modtaget fra din første, men generelt bør følge det samme format med en stærkere og fastere tone.

Reference dit tidligere brev og eventuelle samtaler eller korrespondance, du har haft med virksomheden i mellemtiden, så gentag din position og eventuelle dokumenter, du knyttede til det oprindelige brev.

Hvis du har en skriftlig kontrakt, refererer de metoder, der er diskuteret i kontrakten for løsning af tvister og angiver din vilje til at overholde disse vilkår.

Billede med titlen tvist et faktura brev trin 18

5. Foreslå mægling. Især hvis du har en skriftlig kontrakt, der indeholder en mæglingsklausul, overveje at bruge en neutral, tredjepartsmægler til at hjælpe dig med at komme til et kompromis.

Mægling tilbyder en hurtigere og billigere måde at løse en tvist i forhold til en retssag, og opmuntre dig til at finde en løsning, der virker for begge parter.

Afhængigt af sammenhængen med din faktura-tvist kan du muligvis finde mæglingstjenester gratis. For eksempel tilbyder Maryland Home Improvement Commission et gratis mæglingsprogram for boligejere og entreprenører.

Del på sociale netværk :

Sådan bestrider man et fakturabrev

Trin