4 måder at blive organiseret på arbejde

Vi ved alle at blive organiseret på arbejde er vigtigt, men det er en løbende kamp for mange mennesker.Tro det eller ej, opholder sig organiseret er ikke så skræmmende som det kan synes.Et par hurtige rettelser og nogle igangværende løsninger gør det nemmere end du måske nogensinde har tænkt.

Trin

Metode 1 af 4:

Styring af dit rum og tid

1. Overvåg dine aktiviteter. Tilbring et par dage, der holder en journal eller log på dine daglige aktiviteter. Dette vil hjælpe dig med at se præcis, hvad du gør, som du måske ikke engang indser, og det vil give et indledende glimt i organisatoriske og produktivitetsgab. Denne øvelse bør også gøres med dine store billedmål i tankerne. Gennem aktivitetsloggen kan du se, hvilke aktiviteter der kan være tidsspidser, og hvilke aktiviteter der rent faktisk kan fremme dine mål.

Billedet med titlen Skift din kost til Diabetes Reversal Trin 3

2. Bestem dine produktivitetstider. Nogle af os er morgenfolk, og nogle af os kryber på ideen om morgenen. Du kan måske allerede have en følelse af, hvilke tidspunkter du er mest produktive. Uanset om du foretrækker aftener, morgener, frokosttid eller lige før eller efter arbejdsdagens rush timer, drage fordel af disse tider for at maksimere din produktivitet.

Billede med titlen Host A sleepover, når du ved, at du vådte sengen trin 2

Prioritere Dine opgaver. Vi ved alle, at nogle opgaver er vigtigere end andre, men vi prioriterer ikke dem i overensstemmelse hermed. Så udvikle et rangordningssystem ved at markere eller starre vigtige opgaver, for eksempel og være ærlig og fleksibel. Brug påmindelser, enten via en digital kalender eller gennem klæbende noter på din computer eller skrivebord. Detter mere af din tid og energi til højeste prioriterede elementer på din liste. Eksempler omfatter tidsfølsomme opgaver som ting på grund af slutningen af forretningen eller i morgen. Du kan også prioritere at reagere på klienter, chefer eller nogen andre, der betaler regningerne. Og hvis du ikke er sikker på følsomheden eller betydningen af en opgave, er det altid godt at spørge.

Billedet med titlen være produktivt trin 5

4. Banke ud hurtige opgaver med det samme. Ikke alle opgaver skal prioriteres og planlægges for en fremtidig færdiggørelsestid. Nogle opgaver tager næsten lige så meget tid til at planlægge eller planlægge, som de tager for at opnå. Hvis det er tilfældet, og du kan binde disse opgaver med det samme, på alle måder gør det! Håndtering af hurtige opgaver med det samme hjælper også med at forhindre udskydelse.

Billedet med titlen være produktivt trin 9

5. Administrer rod og arbejdsmaterialer. Vores skriveborde nemt gå fra rodet til Tornado sites, selvfølgelig hæmmer organisationen. Nogle mennesker opererer endda på en ren desk-eneste politik. Mens det ikke er absolut nødvendigt, skal du tage skridt til at rydde dit arbejdsområde.

Declutter. Kast din junk i skraldet og fil dine nødvendige materialer systematisk. Klar rod, når det er muligt: Under luls i arbejdsdagen, pauser eller mellem opgaver.

Ryd op efter dig selv med det samme. På den måde er det på toppen af dit sind. Plus, du undgår den uundgåelige agitation af at have den nuværende rod bliver en del af din fremtidige rod.

Hold det nødvendige forsyninger praktisk. Ikke alt omkring dig er rod, selvfølgelig. Efter at have brug for tilgængelige værktøjer, sparer dig tid og gør god brug af dit dyrebare rum.

Billedet med titlen Vær en vellykket freelance skribent, når du har børn trin 13

Planlæg aktiviteter og aftaler. Nogle mennesker planlægger kun møder, men ikke aktiviteter på deres opgaveliste. Planlægning af de vigtigste opgaver samt aftaler kan være nyttige. Du kan også "batch" dine dage ved kun at have møder på tirsdage og torsdage, for eksempel. Hold nogle huller i din tidsplan også for kreativ tid til dig selv eller for at imødekomme det uventede.

Brug en arrangør og kalender. Disse kan være pen-and-paper arrangører, eller de kan være softwarebaserede kalendere og personlige assistent apps, som f.eks. ICALENDAR eller Google nu.

Kategorisere dine aktiviteter. Kategoriserings- eller farvekodende aktiviteter kan give dig en hurtig visuel påmindelse om, hvad der er vigtigt, hvor. For eksempel kan kategorier omfatte korrespondance, projekter, arrangementer, møder, brainstorms og endda pauser eller motion og gym tid.

Streamline din teknologi. Online arrangører og e-mail-platforme som f.eks. Outlook kan for eksempel kombinere dine til-do-lister, kalendere og adresser. Dette øger ikke kun din effektivitet, men hjælper med at strømline din tænkning.

Delegeret hvor det er muligt. I galskabet på arbejdsdagen er det nemt at glemme, at du ikke behøver at gøre alt selv. Delegere til en assistent eller, hvis du er særligt oversvømmet, spørg en kollega til at gøre dig et solidt og hjælpe dig med en bestemt opgave. Du kan altid tilbagebetale dem senere, når tingene sænkes.

Metode 2 af 4:

Tackle e-mail systematisk

1. Tjek e-mail på planlagte tidspunkter. Ikke alle os skal limes til vores indbakke, da mange meddelelser ikke er faktisk som tidsfølsomt som vi måske tror. Hvis du arbejder i et job, der ikke kræver øjeblikkelig email-opfølgning, skal du kontrollere din e-mail på planlagte tider kun omkring tre til fire gange om dagen.

Billedet med titlen Få et TN Visa til at arbejde i USA Trin 1

2. Fil e-mails. Brug arkiveringsmapper og flag til din fordel i stedet for at lade meddelelser bunke op i din indbakke. Mapper og undermapper i Outlook, for eksempel eller Gmail`s etiketter og flere indbakke kan være et aktiv. Hvis du er journalist, kan dine mapper kaldes nuværende historier, fremtidige historier, gamle historier, interviews og kilder og pladser og ideer.

Slet og arkiv. Arkiver vigtig, gammel korrespondance og slet resten. I eksemplet ovenfor, "Gamle historier" er journalistens arkivmappe. Når du begynder at slette gamle e-mails, vil du blive overrasket over, hvor mange e-mails der er mere værdige til skraldespanden end arkivskabet. Nogle mennesker sværger også ved "indbakke nul", hvilket betyder at have nul ulæste e-mails (eller nul e-mails i din indbakke, periode). Ud over at bruge mapper og etiketter kan du opnå indbakke nul ved at bruge din arkivfunktion, sletning af gamle e-mails under nedetid og ved hjælp af e-mail-decluttering apps.

Billede med titlen Hjælp oversvømmelse ofre trin 7

3. Ansætte andre former for kommunikation, når det er mere effektivt. Nogle gange kan et hurtigt telefonopkald gøre arbejdet med 10 back-and-frem-e-mails. Hvis ja, lav opkaldet! Hvis du kender en e-mail-udveksling fordeler en diskussion eller vil indebære betydelig back-and-frem, nogle gange er det bedre at få et telefonopkald. Du får ofte flere detaljer over telefonen, mens du og den anden part i diskussionen undgår at udarbejde lange, tidskrævende e-mails. Du kan endda sende en kollega og sige: "Jeg har mange spørgsmål til dig på dette. Måske ville et opkald være lettere. Kan jeg ringe dig i 5?"

Billede med titlen Udvikle sunde spisevaner Trin 1

4. Begræns afbrydelser. Mens strategiske pauser er hjælpsomme, er afbrydelser under dine arbejdstider ikke. Afbrydelser kan bremse dig ned, bryde din arbejdsrytme og få dig til at miste dit tankegang. Så prøv at bruge væk meddelelser og voicemail, når du ved, at du vil være for travl. Disse værktøjer er ikke kun for, når du ikke er fysisk på kontoret - de kan bruges, når du er lige for oversvømmet. Mange mennesker har også en "åben dørpolitik", men du behøver faktisk ikke at holde din dør åben til enhver tid. Du kan endda forlade en venlig note på døren, der siger, "Konferenceopkald i gang" eller "besat. Slip tilbage senere eller e-mail venligst."

Billedet med titlen være en vellykket freelance skribent, når du har børn trin 18

5. Udnyt skyen. Cloud computing er værd at overveje, fordi det kan være billigere, skalerbar, mere effektiv og lettere opdateret. Indhold tilgængeligt i skyen er særligt nyttigt, fordi du kan få adgang til det på tværs af dine enheder: Computere, tabletter, smartphones osv. Cloud Storage tjener også som en nyttig primær eller sekundær form for digital backup. Tjek med din it-manager eller softwareudbyder, fordi du måske allerede har en vis mængde gratis diskplads, der er tilgængeligt i skyen eller tilgængelig for et lille årligt gebyr.

6. Brug bogmærker online. De vigtigste browsere har alle bogmærkningsfunktioner, hvor du kan gemme og organisere dine yndlings eller mest besøgte webadresser til hurtig og nem adgang. Drage fordel af dem, så du ikke glemmer vigtige websteder for at kontrollere nyheder eller industri opdateringer.

Metode 3 af 4:

Ved hjælp af tid til din fordel

1. Undgå multitasking. Alle eksperterne synes at blive enige om denne. Mens det måske lyder hurtigt eller ser afkølet på tv, er multitasking ikke effektiv og rent faktisk kan skade din organisatoriske effektivitet. I stedet skal du bruge din fulde opmærksomhed på en opgave ad gangen, håndtere det og gå videre til næste punkt på din liste.

Billedet med titlen være mere produktivt trin 4

2. Opret en tidsplan eller tidsplan for dig selv. Heldigvis kræver de fleste job ikke at planlægge alt i din dag ned til minuttet. Men at holde en grundlæggende tidsplan for højdepunkterne og de vigtigste opgaver og begivenheder i din dag kan hjælpe dig med at holde dig på opgaven.

Indstil tidsgrænser for visse aktiviteter. Nogle opgaver kræver ikke fastsatte tidsgrænser, men andre skal have tidsparametre for at øge din produktivitet. Tænk på opgaver i hele din dag, der har tendens til at tage mere tid end nødvendigt, og giv dem tidsfrister i fremtiden.

Budget ekstra tid til andre aktiviteter. Nogle opgaver, som du har lært af erfaring, udsender normalt at tage mere tid end forventet, men det er ikke nødvendigvis en dårlig ting. For disse typer aktiviteter, og for særligt vigtige begivenheder og møder, f.eks. Budget ekstra tid før og efter.

Billedet med titlen Indstil et vækkeur trin 23

3. Brug en timer app, stopur eller vækkeur. Disse kan være effektive værktøjer, når de bruges sparsomt. Nogle mennesker kan lide at sætte deres alarmer 10, 15 eller 30 minutter på forhånd for at give dem advarsel eller buffertid før en aktivitet. Du kan også indstille påmindelse advarsler.

4. Undgå at udskyde aktiviteter. Spørg dig selv, hvis udsættelse er absolut nødvendigt, eller hvis denne trang kun er et eksempel på udsættelse. Hvis du mærker sidstnævnte, skal du ikke udskyde strømmen igennem! I tilfælde, når udsættelse af hele eller en del af en aktivitet er uundgåelig, skal du dog være opmærksom på, hvor du slap af og omlægger med konkrete planer. Alternativt kan du komme op med en beredskabsplan. For eksempel, hvis du skal annullere et møde i personligt, kan du måske holde et konferenceopkald eller en webkonference i stedet.

Metode 4 af 4:

Forbliver sundt fysisk og mentalt

1. Tag pauser. Mentalt nedetid er vigtig for vores produktivitet og sund for sindet. Vi bliver så fanget i vores arbejde undertiden, at vi ikke stopper for at tage tiltrængte pauser. At tage pauser giver os nødvendige hvile, der forbedrer vores produktivitet, men det giver os også mulighed for at tage et skridt tilbage og spørge, om det, vi har gjort, er den mest effektive brug af vores tid.

Billedet med titlen være produktivt trin 10

Sove bedre. Uden korrekt søvn kan du føle dig groggy, træt eller sløv den næste dag, som kan skade din tidsplan og effektivitet på arbejdspladsen. Mål for syv til otte timers uafbrudt søvn pr. Nat.

3. Sammenlign ikke dig selv med kolleger. De fleste af vores kollegers job er forskellige fra vores egne, og alle har forskellige organisationsmetoder, der arbejder for dem. En metode, der giver mening og er effektiv til en kollega, er måske ikke den bedste metode til dig og omvendt.

Billedet med titlen være produktivt trin 14

4. Acceptere, at organisationen er en igangværende proces. Forvent ikke at være perfekt. Organisationen er igangværende og kræver løbende opmærksomhed. Du vil ikke blive optimalt organiseret hver dag, men en lille organisation går langt for at øge din effektivitet.

Del på sociale netværk :

Hvordan man organiseres på arbejdspladsen

Trin