Sådan delegeres: 14 trin (med billeder)

Uanset om du er en corporate executive, en detailhandler eller et ophold på Home Parent, er at kunne delegere ansvar er en kritisk færdighed for at få mest muligt ud af din personlige effektivitet. Delegering kan dog være noget vanskeligt - du skal være fast, men alligevel tillid til den person, du delegerer dine ansvarsområder til. Denne artikel vil hjælpe dig med at komme over eventuelle bekymringer, du måske har om delegering, så gå igennem den faktiske proces med at delegere arbejde taktfuldt og respektfuldt.

Trin

Del 1 af 2:

Kom i det rigtige tankegang

Indstil dit ego til side. En stor mental vejblok til delegation er det "Hvis du vil have noget gjort rigtigt, så gør det selv." Du er ikke den eneste person i verden, der kan gøre det rigtigt. Du kan Vær den eneste person, der kan gøre det lige i øjeblikket, men hvis du Tag dig tid til at træne nogen, de vil nok også kunne gøre det rigtigt også. Hvem ved - de kan endda gøre det hurtigere eller bedre end dig, og det er noget, du behøver for ikke kun at acceptere, men invitere.

Tænk logisk og realistisk - kan du gøre dette arbejde alene? Vil du arbejde dig selv til døden for at afbalancere dette arbejde og dit normale ansvar? Hvis det er tilfældet, skal du nok være parat til at delegere noget af dit arbejde. Må ikke skamme sig eller inkompetente, fordi du har brug for hjælp til noget - du er faktisk en mere Effektiv arbejdstager ved at få hjælp, når du har brug for det.

2. Stop med at vente på folk til at volontere. Hvis du er tilbageholdende med at delegere arbejde, kan du have en mindre sag af Martyr syndrom - Du er sandsynligvis overvældet, og du spekulerer ofte på, hvorfor folk aldrig tilbyder at hjælpe. Vær ærlig over for dig selv - når de gør det, gør du dem ned, bare for at være høflig? Spekulerer du stille, hvorfor de ikke gjorde det insistere? Føler du, at hvis dine positioner var vendt, ville du nok hjælpe dem i et hjerteslag? Hvis du svarede "Ja," Du skal arbejde på tager kontrol af din situation. Få Den hjælp, du har brug for - vent ikke på, at det kommer til dig, fordi det måske ikke.

Mange mennesker er ret uvidende om, hvad andre går igennem, og der er ikke meget, du kan gøre for at ændre dem. Lad gå af enhver frustration, du måtte have over folk, der ikke tilbyder en hjælpende håndhandle, at det i sidste ende er dit job at kommunikere dine behov.

3. Se ikke anmodninger om hjælp negativt. Masser af folk er ubehagelige med at bede om hjælp. Du kan føle dig skyldig, som om du baserer andre eller skamfulde, fordi du tænker (af en eller anden grund), at du skal kunne klare alt på egen hånd.

4. Lær at stole på andre. Hvis du er bange for at delegere, fordi du ikke tror, at nogen kan gøre så godt af et job som du kan, husk to ting: For det første, at næsten alle kan blive godt til noget med tilstrækkelig øvelse, og for det andet, at du er sandsynligvis ikke så universelt talentfuld som du tror du er. Når du delegerer arbejde, frigør du ikke bare tid til dig selv - du giver også din hjælper en chance for at øve en ny færdighed eller tackle en ny form for opgave. Vær tålmodig - med tilstrækkelig tid, vil din hjælper sandsynligvis være i stand til at gøre det delegerede arbejde om så godt som du kunne have. Medmindre det arbejde, du planlægger at delegere, er meget vigtigt, det er nok okay for din hjælper at lære at gøre det godt over tid. Hvis arbejdet er meget vigtigt, tænk to gange før du delegerer det!

Selvom du er Det bedste ved at gøre det arbejde, du planlægger at delegere, indse, at delegeringsarbejde giver dig mulighed for at gøre andre ting med din tid. Hvis du er den bedste person på kontoret på den relativt monotone opgave at samle harddiske, men du har en vigtig præsentation, du har brug for at forberede, det er o.K. at give opgaven til en praktikant. Det er meget bedre for dig at give svært, komplekse opgaver prioritet - ikke føler dig dårlig om at delegere enkle, gentagne opgaver, når du har vigtigere ting at gøre.

Del 2 af 2:

Delegering effektivt

1. Få bolden til at rulle. Det første skridt er det sværeste, men det er det mest afgørende. Du er nødt til at tage springet og bede nogen om at hjælpe dig (eller, hvis du er chefen, fortælle nogen til at hjælpe dig.) Føler ikke dårligt om dette - så længe du er høflig, venlig og nådig, er du ikke uhøflig simpelthen for at spørge (eller fortælle) nogen til at hjælpe. Prøv at være nådig og hensynsfuld, samtidig med at du opretholder alvorligheden af din anmodning.

Hvis du er usikker på, hvordan, specifikt skal du bede nogen om at gøre noget arbejde for dig, prøv at holde tingene korte og søde. Sig noget som, "Hej, kan jeg tale med dig i et øjeblik? Jeg spekulerede på, om du kunne hjælpe mig med at samle den store stak af harddiske, vi fik lige. Jeg kan ikke gøre det, fordi jeg er ude af kontoret i dag. Kan du hjælpe mig ud?" Tryk ikke på din hjælper, men vær sikker på, at han / hun ved, at hans eller hendes hjælp er havde brug for.

Spørg, og du skal (sandsynligvis) modtage. Vær ikke bange for at delegere, fordi du kan blive betragtet som uhøflig eller imponerende. Se på det på denne måde - hvordan føler du dig, når folk beder dig om at gøre noget? Er du såret og fornærmet? Eller er du (normalt) perfekt villig til at hjælpe? Sandsynligvis sidstnævnte!

2. Tag ikke afslag personligt. Nogle gange vil folk ikke være i stand til at hjælpe dig - det er trist, men sandt. Dette kan være af en række grunde - det mest almindelige er, at den person, du spørger, allerede er meget travlt med sit eget arbejde. Tag ikke dette for personligt - bare fordi nogen ikke kan (eller ikke vil) gøre noget for dig i øjeblikket betyder ikke, at han / hun hader dig. Det betyder normalt bare, at han / hun er enten travlt eller doven - intet mere.

Hvis du nægtes, skal du overveje dine muligheder - normalt kan du høfligt insistere på, at du virkelig har brug for denne person til at hjælpe (hvilket vil fungere særligt godt, hvis du er en chef eller en anden med autoritet), kan du prøve at spørge nogen ellers, eller du kan gøre arbejdet selv. Hvis du virkelig har brug for hjælp, vær ikke bange for at prøve muligheder en og / eller to!

3. Delegere målet, ikke proceduren. Dette er nøglen til ikke at blive et mareridt af en mikro-manager. Indstil klare standarder for, hvilken slags resultater du leder efter, og vis den person, hvordan du gør det, men fortæl dem, at de kan gøre det på nogen måde, de vil have, så længe det er gjort godt, og det er færdigt til tiden.

Dette er også smart, fordi det sparer din tid og dine nerver. Du vil bruge den tid, du har frigjort for at gøre noget mere vigtigt, ikke konstant bekymrende om, hvordan din hjælper går frem.

4. Vær forberedt på at træne din hjælper. Du bør næsten altid afsætte lidt tid til at lære din hjælper, hvordan man gør den opgave, du har delegeret til ham eller hende, selvom det er en ret simpel en. Husk at processer, der synes ligefrem og enkle for dig, er måske ikke så enkle for nogen, der aldrig har behandlet dem før. Vær klar til ikke kun at gå din hjælper gennem det arbejde, du har delegeret til ham eller hende, men også for tålmodigt mark de spørgsmål, som han / hun sandsynligvis vil have.

Overvej den tid, du bruger træning af en hjælper til at være en klog langsigtet investering. Ved at bruge lidt tid på at lære din hjælper til at gøre en opgave korrekt, sparer du tid i fremtiden, der ellers kunne have brugt korrigering af hans eller hendes fejltagelser.

5. Tildele de ressourcer, der er nødvendige for at fuldføre opgaven.Du kan få tilgængelige ressourcer, der er nødvendige for at fuldføre opgaven, men den person, der gives opgaven, kan muligvis ikke få adgang til dem.Ting som adgangskodebeskyttede data, specialudstyr, og visse værktøjer kan være afgørende for afslutningen af denne opgave, så sørg for, at din hjælper har hvad han / hun har brug for at lykkes.

6. Forstå, at din hjælper kun kan gøre en ting på én gang. Når din hjælper hjælper dig, gør han / hun ikke hans eller hendes normale ansvar. Glem ikke det, som dig, har din hjælper sandsynligvis en stram tidsplan.Spørg dig selv - hvilket arbejde vil de Sæt til side eller delegere for at fuldføre din opgave? Sørg for at du kender svaret på dette spørgsmål, når du delegerer en opgave til nogen.

Vær tålmodig. Den person, som du delegerer vilje Gør fejl, mens han / hun lærer, hvordan man gør en ny opgave. Det er en del af læringsprocessen. Plan for det. Ikke delegere en opgave, forudsat at personen vil udføre det perfekt, indtil de har en dokumenteret track record. Hvis et projekt ikke viser sig, hvordan du ønskede det, fordi din partner ikke kunne gøre en helt ny opgave, du delegerede til ham eller hende perfekt, det er din skyld, ikke hans eller hendes. Være en ressource for din hjælper og delegerede arbejde kan være en lærerig oplevelse for ham eller hende, snarere end noget at frygte.

Når du træner nogen til at gøre noget, laver du en investering. I starten vil det sænke dig ned, men i det lange løb vil det øge produktiviteten med spring og bundet, for du har kontaktet det hele med en positiv og realistisk holdning.

Være forberedt på sandsynlige vanskeligheder. Gennemfør backup planer og stå klar til at hoppe ind, hvis tingene går galt. Ved, hvad der vil ske, hvis en benchmark eller deadline bliver savnet. Hindringer og uventede udfordringer kommer hele tiden op, uanset om du er på arbejde eller hjemme - selv teknologien fejler nogle gange. Lad din delegat tillid til, at hvis noget kommer op, vil du forstå og hjælpe ham eller hende til at møde den frist - ikke bare smide dem under bussen på den første whiff af problemer.

At gøre dette er også smart på en egoistisk forstand - hvis din delegat frygter, at han / hun vil blive skylden, langt mere tid vil blive brugt til at dække hans eller hendes egen bageste end i rent faktisk fuldføre opgaven.

9. Genkend din hjælper, når den tæller. Delegerende opgaver til en anden er nødvendig, hvis du skal påtage dig mere og mere ansvar. Men det er kontraproduktivt, når du delegerer en opgave, lad din hjælper arbejde hårdt på det, og derefter tage hele krediten for dig selv. Anerkend og ros anstrenges anstrengelser på dine vegne.

Sørg for, at når du er komplimenteret for et job, du har modtaget Hjælp, nævner du din hjælper efter navn.

10. Sige "Tak skal du have."Når nogen gør noget for dig, er det vigtigt at takke ham eller hende, anerkende vigtigheden af hans eller hendes hjælp, og lad hjælperen vide, at han / hun er værdsat. Ellers vil du virke utaknemmelig, selvom du ikke er det. Husk at folk ikke kan læse dit sind. Folk er mere tilbøjelige til at tilbyde at hjælpe igen, hvis de føler sig værdsat.

Være nådig. En simpel hjertelig anerkendelse som, "Jeg kunne ikke have gjort det uden dig!" kan gå langt. Hvis det arbejde, som denne person gjorde for dig, var betydelig, kan du endda købe ham eller hende et måltid, en drink, en takkort eller en lille gave.

Del på sociale netværk :