Sådan gør du en overdragelse på et kontor: 12 trin (med billeder)

Hvornår forlader du en stilling, er det sandsynligt, at din leder eller vejledende vil bede dig om at hjælpe i overdragelsesperioden til din efterfølger. At blive organiseret og proaktiv vil bidrage til at sikre, at din virksomhed har en jævn overgang, og du forlader med et fremragende professionelt ry.

Trin

Del 1 af 3:

Organisering af din overdragelse

1. Diskuter overdragelsen med din leder. Du bør starte med at have en detaljeret diskussion med din leder for at bestemme præcis, hvordan de vil have dig til at håndtere overdragelsen. Afhængigt af dit job og hvordan din leder kan lide at arbejde, kan du blive bedt om at bidrage i vid udstrækning til overdragelsen. Dette kunne omfatte den nye person, der skygger dig i et par dage eller længere.

I de fleste tilfælde skal du i det mindste udarbejde et formelt overdragelsesdokument.
Diskuter dette med din leder og find ud af, hvor meget du forventes at bidrage, og hvad fokus på din overdragelse skal være.

Billedet med titlen Gør en overdragelse i et kontor trin 2

2. Udarbejd en tidlig oversigt over dit overdragelsesdokument. Når du har en klar ide om din leders forventninger, kan du starte med at udarbejde et udkast til overdragelsesdokument. Dette vil hjælpe dig med at organisere dig selv og kataloge alle de forskellige opgaver og informationstyper, som du skal videregive på under overdragelsesperioden. Dette dokument skal omfatte:

Detaljeret information om dine daglige aktiviteter, opgaver og prioriteter.

En oversigt over de vigtigste punkter i rollen.

En klar oversigt over, hvad der forventes af din efterfølger.

En liste over eventuelle væsentlige filer, der vil blive afleveret. Dette kan omfatte en bestemt kontrakt eller arbejdsprogram.

Billedet med titlen Gør en overdragelse i et kontor trin 3

3. Binde løse ender. Hvis du ved, at du snart vil forlade dit indlæg, kan det være nyttigt at lægge et lille ekstra arbejde for at sikre, at du bindere eventuelle løse ender. Du får en følelse af tilfredshed med at opnå dette, og du vil også hjælpe din efterfølger med at starte med en ren skifer. Gør dette vil også medvirke til at sikre, at du forlader på fremragende vilkår og med et godt omdømme.

Dette vil ikke altid være muligt, men hvis du har noget, der er næsten over linjen, læg lidt ekstra arbejde for at få det gjort.

En ny person, der kommer ind i en aftale, når den er tæt på linjen, kan kæmpe for at få den lukket, fordi de ikke er bekendt med alle dets intricacies.

Billedet med titlen Gør en overdragelse i et kontor trin 4

4. Kommuniker med dine kolleger. Før din efterfølger skal starte, prøv at gøre lidt tid til at tale med dine kolleger om overdragelsen og spørg, om der er noget, dine kolleger tror, du skal fremhæve. Hvis der er et udviklingsproblem, som du ikke er bekendt med, er dette en god mulighed for at røre base og finde ud af det.

Udvikling af problemer vil ikke påvirke dine sidste dage, men hvis du er opmærksom på dem, så kan du markere dem op til din efterfølger.

Dette er også en chance for at sikre, at alle ved, at du forlader og hvornår. Lad dine kolleger vide om overdragelsesperioden, så de kan tage det i betragtning.

Din produktivitet vil sandsynligvis sænke under overdragelsen, så dens gode praksis for at give dine kolleger noget advarsel.

Billedet med titlen Gør en overdragelse i et kontor trin 5

5. Skriv et formelt overdragelsesdokument. Det sidste trin i dit overdragelsesforberedelse er at gennemføre et formelt overdragelsesdokument. Du kan bygge på udkastet til dokument, men prøv at uddybe og inkludere alle vigtige oplysninger. Du bliver nødt til at løbe gennem dokumentet med din leder og ethvert andet nøglepersonale, det vil påvirke. Prøv at have dette afsluttet og sendt til din efterfølger mindst et par dage, før de er sat til at starte. Indholdet vil variere fra job til job, men det kan omfatte nogle af følgende:

En liste og tidsplan for handlinger.

En orientering af igangværende spørgsmål.

En kalender for kommende begivenheder og deadlines.

Adgangskoder og loginoplysninger.

En liste over nyttige kontakter.

En vejledning til navigering af filer og mapper på computersystemet.

Del 2 af 3:

Håndtering af overdragelsesperioden

1. Tillad så meget tid som muligt. Når din efterfølger begynder på kontoret, kan du stadig være omkring og blive bedt om at gøre en mere komplet overdragelse. Længden af dette vil variere, men i nogle tilfælde får du et par dage eller længere for at hjælpe den nye person med at få fat i jobbet. Jo mere tid du har til rådighed for en fuld overdragelse, jo flere oplysninger vil du kunne videregive.

Der er bundet til at være ting, som du har glemt, og at have nogen skygge, er du en god måde at udsætte dem for den mangfoldighed af den daglige aktivitet.

Billedet med titlen Gør en overdragelse i et kontor trin 7

2. Hånd over nøgle dokumenter personligt. Under overdragelsen er det god praksis at sikre, at alle de vigtigste stykker af data og dokumentation og afleveres personligt. Dette vil hjælpe dig med at sikre, at de vigtigste ting behandles hensigtsmæssigt, og prioriteterne er tydeligt angivet. Overførsel af dokumenter ansigt til ansigt betyder, at komplekse oplysninger kan diskuteres fuldt ud, før du forlader.

Denne mulighed for at forklare nøgleinformation, og for din efterfølger at stille dig direkte spørgsmål er afgørende for en god overdragelse.

Dette vil også give dig mulighed for at give nuance og kontekst i en diskussion, der måske har overset ellers.

Billedet med titlen Gør en overdragelse i et kontor trin 8

3. Gøre indsatsen for at hjælpe. Hvis du er på kontoret med din efterfølger, skal du altid være opmærksom og proaktiv. Gøre indsatsen for at identificere og hjælpe med at løse eventuelle forekommende problemer. Din efterfølger kan være lidt genert eller skræmt i deres første par dage, og måske ikke ønsker at besøge dig med spørgsmål.

Sørg for, at du gør det klart, at du er der for at hjælpe, og du byder velkommen forespørgsler.

Ved at gøre dette vil du hjælpe med at fremme en situation, hvor ansvaret for overdragelsen deles mellem dig og din efterfølger.

Billedet med titlen Gør en overdragelse i et kontor trin 9

4. Har et sidste overdragelsesmøde. Den sidste ting at gøre, før du forlader og fuldfører overdragelsen, er at gøre fuld overdragelsesmøde med din efterfølger. Bed din efterfølger om at medbringe eventuelle fremragende spørgsmål, de har, og de noter, de har lavet. Dette møde er en god mulighed for den nye person at sikre, at de forstår deres rolle og ansvar.

Eventuelle usikkerheder kan ryddes op i mødet.

Afhængigt af hvor du arbejder, kan det være forsigtigt at invitere din leder eller vejleder til at deltage i mødet.

Du bør helt sikkert informere din leder af hvornår og hvor den finder sted, og spørg dem om der er noget, de gerne vil tilføje.

Del 3 af 3:

Tænker på langsigtet udvikling

1. Fremhæv tilgængelig støtte og træning. Prøv at tænke på overdragelsen som en mulighed for dig at virkelig bidrage til at give nogen den bedst mulige chance for at lykkes. Du forsøger ikke bare at aflevere opgaver og job, men forsøger at hjælpe din efterfølgeres faglige udvikling og din tidligere arbejdsgiverens langsigtede sundhed.

Gør dette ved at påpege eventuelle relevante træningsmuligheder, som du kender til.
Måske, når du startede jobbet, modtog du en pakke uddannelse for at hjælpe dig med at tilpasse og udvikle sig.
Vær sikker på at du nævner dette til din efterfølger, og opfordre dem til at udforske mulighederne.

Billedet med titlen Do en overdragelse i et kontor trin 11

2. Forsigtet ikke arbejdskulturen. Hvis du bruger tid sammen med den person, der vil fylde din stilling, er det vigtigt ikke at fokusere udelukkende på tekniske aspekter af jobbet. Hvert sted har et unikt arbejdsmiljø og kultur, der kan være skræmmende eller forvirrende for en nybegynder. Sørg for at sætte lidt tid til side for at give den nye person lowdown på, hvordan kontoret fungerer.

Gøre indsatsen for at tage dem rundt om kontoret og introducere dem til alle.

Vær sikker på at du klart definerer rollen som den nye medarbejder såvel som eksisterende medarbejdere.

Hvis jobbeskrivelsen af den nye ankomst er lidt anderledes end din, eller deres ansvar og prioriteter er fokuseret andetsteds, skal du sørge for, at eksisterende personale genkender dette.

Billedet med titlen Gør en overdragelse i et kontor trin 12

3. Giv dine kontaktoplysninger. Hvis du virkelig vil gå den ekstra mile, kan du give den nye medarbejder dine kontaktoplysninger. Du kan måske sige, at de kan kontakte dig, hvis der er et stort problem, eller de har brug for en lille vejledning. Ikke alle vil være glade for at gøre dette, og det vil sandsynligvis afhænge af dit forhold til din tidligere arbejdsgiver.

Ofte kan et problem løses med en simpel email.

Tilbyder at hjælpe efter du forlader vil få et godt indtryk og hjælpe med at øge dit ry.