Sådan letter du et møde: 15 trin (med billeder)

En mødefacilitator er ansvarlig for at lede et møde. I det væsentlige er facilitatorens formål at sikre, at mødet løber glat fra organisationen, for at starte, for at afslutte. Et godt lettere møde bør sikre, at alle målene for mødet er opfyldt af sin konklusion. Således vil en god facilitator sikre, at alle deltagere forstår formålet med mødet, sørg for, at alle deltagere behov er opfyldt, sørg for, at mødet løber glat og sikrer fuld deltagelse.

Trin

Del 1 af 3:

Lægge grounding for et vellykket møde

1. Forberedelse er nøglen, så start med en dagsorden. Mens en facilitator skal blande sig i møder og gøre deres arbejde let, er det afgørende, at de udarbejder meget for møder. Start med at skrive en Dagsorden. En god dagsorden vil omfatte nøglepunkter om mødet samt give tilstrækkelige detaljer sothat deltagere ved, hvor de skal være, og hvad de skal forvente.

Bemærk start- og sluttiderne for sessioner, samt realistiske tidsgrænser for hver session for at sikre, at mødet vil køre til tiden.
Vælg emner, der påvirker alle, der deltager i mødet. Prøv at få input fra dem, der deltager i mødet om de emner, der berettiger diskussion.
Prøv at udgøre emnerne som spørgsmål, der skal besvare for at stimulere dialog på mødet.
Bemærk, hvad formålet med diskussion er. Er det til orientering, at løse et problem, eller at træffe en beslutning?
Angiv, hvordan deltagerne skal forberede sig på mødet.

Billede med titlen letter et møde trin 2

2. Planlæg invitationslisten. Dette kræver en delikat balance. Hvis der er for få eller for mange mennesker, der deltager, løber du risikoen for et uproduktivt møde. Du vil gerne invitere kun personer, der vil hjælpe dig med at nå målet om mødet. Spørg dig selv følgende.

Hvem er de vigtigste beslutningstagere om spørgsmålet?

Hvem er mest knowledgable om de oplysninger, der diskuteres?

Hvem har en interesseret interesse for emnerne?

Hvem bliver nødt til at gennemføre eventuelle beslutninger, der er foretaget?

Nogle eksperter foreslår 8 personer inviteres til møder, hvor der skal træffes en beslutning. I modsætning hertil foreslår de 18 personer, når formålet med mødet er at brainstormere.

Billedet med titlen letter et møde trin 3

3. Send ud invitationer via e-mail. At sende en e-mail er den nemmeste måde at invitere dine deltagere på. Din e-mail skal give en kort introduktion til mødet. Det skal også omfatte dato, klokkeslæt og muligvis en RSVP-deadline. Dagsordenen skal vedhæftes til e-mailen.

At kræve en RSVP er valgfri, men det giver dig mulighed for at forberede en ordentlig mængde materialer til alle deltagere.

Billedet med titlen letter et møde trin 4

4. Begynd at tænke på, hvad en god facilitator gør det. Ved at reflektere over, hvad en facilitator gør under et møde, vil du være i god stand til at vide, hvad der forventes af dig, når det er din tur til at udføre jobbet. En god facilitator vil have en række træk, der hjælper ham eller hendes styre tid, mennesker og forskellige meninger. Det er bedst at udvikle disse træk tidligt.

Værdi folk og deres ideer. En god facilitator vil formidle sine egne komplimenter, efter at en deltager har præsenteret en ide. Sig noget som "Tak Samantha, de er meget nyttige punkter, der hjælper os med at tænke på problemet på en anden måde." Ved at gøre dette vil du sikre, at hver person og idé høres, og også, at andre vil være sikre på at tale op.

Være på tæerne. Du bliver nødt til at reagere på en række forskellige situationer under møder. Du skal tænke og reagere hurtigt på disse forskellige situationer. For eksempel, hvis nogen giver meningsfulde råd, skal du være hurtig til at rose dem, så straks se efter en anden deltager, der søger at bygge på den tankegang. Hvis nogen rejser et dårligt punkt, der er ude af emnet, men gør dit bedste for at fremhæve det gode i kommentaren og søge efter en anden deltager, der vil bygge på, hvad du troede var godt.

Vær godt talt. Det er vigtigt, at alle i rummet forstår dig. Du vil gerne tale på et rimeligt volumen, så alle kan høre. Artikulere klart og ikke mumler eller mumle. Pas på at bruge jargon kun, hvis alle på mødet er bekendt med terminologien.

Del 2 af 3:

Indstilling af scenen for mødet

1. Planlæg placeringen og arrangerer møblerne. Du skal overveje, om mødet skal være ansigt til ansigt, et virtuelt møde gennem skærme eller en kombination af de to. Afhængigt af mødeformatet skal du sørge for, at alle møbler og hardware er på plads, herunder stole, borde og projektorskærme. Der er flere mulige måder at oprette møbler til et møde.

En rundbordsopsætning vil hjælpe til diskussionsorienterede møder.
En indstilling med stole i rækker er god til at etablere en højttaler som hovedfokus. Denne opsætning fungerer godt, når hovedformålet formidler information frem for at søge diskussion.
En teateropsætning har et bord på forsiden af rummet og giver mulighed for et panel af højttalere at sidde foran. Deltagere vil sidde i rækker foran panelhøjttalerne som i et foredragsformat.
Et klasseværelse opsætning har tabeller foran rækkerne af stole for at give deltagerne mulighed for at tage noter, mens højttaleren forbliver fokus på mødet.
Brug den U-formede opsætning til møder, hvor du vil have deltagerne til at se hinanden og interagere, når det er nødvendigt.
Oprette stole i en cirkel med dig i midten af møder beregnet som åben og deltagende.

Billedet med titlen letter et møde trin 6

2. Give forsyninger til dem, der deltager i mødet. En fuldt udarbejdet facilitator vil give deltagere med penne, notesblokke, arbejdsbøger, uddelinger og andre værktøjer, der er nødvendige for mødet. Overvej også, om du bliver nødt til at give loginoplysninger forud for virtuelle møder. Der bør være et bestyrelse oprettet for at gøre det muligt for folk og præsentanter at tage noter for alle at se, måske et flip-diagram eller et hvidt bord. Dette holder mødet flyder mere glat, så deltagerne har deres spørgsmål besvaret på bestemte tidspunkter under mødet.

Afhængigt af mødet længden skal du tænke på at give dine deltagere drikkevarer (kaffe), snacks, vand og / eller slik.

Billedet med titlen letter et møde trin 7

3. Send en e-mail påmindelse om mødet, da det nærmer sig. Folk er optaget, og uden påmindelser er det muligt, at de vil glemme et kommende møde. Prøv at sende påmindelser til dem, der vil deltage i to dage før mødet er planlagt til at finde sted.

Hvis du spurgte inviterede til RSVP, kan du sende en påmindelse om, at de har brug for RSVP inden deadline.

I din påmindelse email Sørg for at spørge, om nogen har ændret planer.

Del 3 af 3:

At kende din rolle at lette mødet

1. Ankomme til mødet tidligt. Som facilitator bør du være der for at hilse på alle, der ankommer til mødet. Enten ryste deres hånd, når de går ind i lokalet eller hilser dem, når de logger ind på telekonferencen. Dette vil skabe et varmt miljø på mødet, mens du også viser, at du er seriøs og klar til at diskutere.

Billedet med titlen letter et møde trin 9

2. Start mødet til tiden og gør målene klart. Mens alle i mødet vil have modtaget dagsordenen, ved at genindføre målene vil alle deltagere begynde på samme side. Det vil også hjælpe med at indstille tonen til mødet og sætte folk straks på rette spor.

Du kan også lave husholdningsmeddelelser i starten af mødet, herunder information om pauseider, brandudgange og toilettet.

Du kan også tænke på at etablere regler for interaktion afhængigt af hvem der deltager i mødet. Regler kan omfatte Vis en anden gensidig respekt, opholder sig på emnet, angriber problemet snarere end personen, bringe lukning til diskussion og ikke afbryde andre.

Billede med titlen letter et møde trin 10

3. Guide mødet ved at have alle deltagere tale. Alle har en anden metode til at lede et møde og holde højttalere om emnet. En vital metode er at sikre, at samtale og diskussion ikke domineres af et eller to personer. Sørg for, at du er på udkig efter alle, der måske vil lave et punkt og give dem mulighed for at tale ved at spørge dem deres tanker.

Sig en kollega ved navn Samantha ser interesseret ud, men har endnu ikke bidrage. Du kan prøve at sige: "Samantha, hvordan påvirker problemet ved hånden din afdeling og dig specifikt?"

Billede med titlen letter et møde trin 11

4. Hold dig til emnet. Facilitatorens job er at holde alle deltagere eller højttalere om emnet. At tillade off-target tangents vil kaste din tidsplan og kan betyde, at mødet ikke vil nå sit planlagte resultat. Hvis du føler, at diskussionen flytter af emnet, skal du omdirigere samtalen ved at stille spørgsmål, der direkte vedrører emnet.

Hvis dialog er begyndt at drive, kan du sige: "Men hvordan påvirker dette det problem, vi diskuterer i dag?" Eller, "Disse er alle meget interessante punkter. Vi bør diskutere disse på et senere tidspunkt, men lad os nu fokusere på problemet ved hånden."

Du kan også gerne markere de ideer, der blev opdraget og adresserer dem på et senere møde eller en anden måde. Således kan du ordentligt ære de tangentielle ideer og ikke at fornærme nogen af deltagerne.

Billedet med titlen letter et møde trin 12

5. Har en plan for vanskelige situationer og defuse dem. Hvis du føler, at deltagerne er på randen for at komme ind i en opvarmet debat, skal du bringe en anden person, som du ved, vil tale med problemet. I det væsentlige vil du gerne debere en debat ved at indføre en mere dialog. I tilfælde af en konflikt kan du også lytte til begge sider og identificere fælles grund for at bringe de modsatte parter sammen.

I tilfælde af en vanskelig situation kan du sige: "Det er klart, at du begge kommer fra forskellige sider. Du er dog åbenbart enige om betydningen af dette problem, så lad os prøve at fokusere vores energi på at finde et gensidigt gavnligt resultat."

Billedet med titlen letter et møde trin 13

6. Svar og omdirigere spørgsmål. Som facilitator kan du tage spørgsmål fra deltagere, så længe du er i stand til at reagere præcist. Hvis ikke, skal du henvise spørgsmålet til nogen på mødet, som er i en bedre position til at reagere præcist.

I tilfælde af at du ikke kender svaret på et spørgsmål, kan du sige: "Det er et glimrende spørgsmål. Jeg tror dog, at Samantha er bedre informeret om dette emne. Samantha, hvad er dine tanker?"

Billedet med titlen letter et møde trin 14

7. Opsummere og forenkle resultaterne. Tag noter under mødet og sørg for, at du skriver ned alle de vigtigste ideer og meninger. Ved afslutningen af en diskussion om et bestemt emne er det nyttigt, hvis facilitatoren giver en gennemgang af, hvad der blev sagt og de konklusioner, der blev nået.

Gør dit bedste for at opsummere de vigtigste punkter, der er lavet af hver person, der er til stede. Fremhæv også, hvad der blev foretaget, at de behandlede spørgsmål.

Billedet med titlen letter et møde trin 15

8. Spørg, hvordan mødet gik, da det konkluderer. Feedback er afgørende for dig at forbedre som et mødefacilitator. Du kan tænke på at spørge følgende: Var dagsordenen fordelt på det godt? Hvor godt forberedt var deltagerne? Gjorde tiden tildelt hvert emne arbejde? Var der nok tid til diskussion? Hvordan kunne rumopsætningen forbedres?

Feedback kan også indsamles af en e-mail-undersøgelse sendt til deltagerne kort efter mødet.

Sørg for at gennemgå resultatet og foretage de nødvendige ændringer for det næste møde.