Sådan tilpasses den måde, du kommunikerer med forskellige situationer

For at være en effektiv kommunikator skal du tilpasse de ting, du siger og skriver for at passe til forskellige sammenhænge. Det betyder, at du skal justere din kommunikationsstil for at passe til dit publikum. På arbejdspladsen betyder det at gå ud af din måde at være klar, respektfuld og professionel. Hvis du har at gøre med en følelsesladet situation, koncentrere dig om at validere den anden persons følelser, snarere end at indsætte dine egne meninger. Hvis du kommunikerer med en stor gruppe mennesker eller giver en præsentation, kan du tilpasse dig ved at holde fast i en klar struktur og understrege nøglepunkter og arbejde publikum for at holde deres energi og opmærksomhed.

Trin

Metode 1 af 4:
Justering af din kommunikationsstil
  1. Billedet med titlen Tilpas den måde, du kommunikerer med forskellige situationer Trin 1
1. Match dit ordforråd til publikum. Det er vigtigt at kunne tale i forskellige registre, herunder nogle, der er formelle og andre, der er uformelle. På arbejde eller i dit professionelle liv er det sandsynligt vigtigt, at du ser uddannet, kyndig og poleret. Men dine venner kan forvente at se en afslappet side til din personlighed. Ændring af dit ordforråd for at passe til situationen kan hjælpe dig med at forbinde til folk.
  • Sørg for, at du bruger ord, som den anden person vil forstå.
  • For eksempel kan Street Talk og Slang være passende for at tale med venner, men de kan holde din karriere tilbage, hvis du bruger dem på arbejdspladsen. På samme måde kan bruge store ord og professionelt sprog på arbejdspladsen gøre dig mere intelligent, men det kan være off-putting og fremmedgøre, hvis du bruger det sprog med dine venner.
  • Billedet med titlen Tilpas den måde, du kommunikerer med forskellige situationer Trin 2
    2. Spejl sproget og gestus af den person, du taler med. Afspejler personens mannerisms kan hjælpe dem med at føle sig trygge. Det gør dig også mere overbevisende. Du kan kopiere deres bevægelser, kropsholdning eller ord valg.
  • Efterligne bare et par af deres bevægelser og ord valg. Hvis du gør for meget, så kan det være off-putting til personen.
  • Spej ikke en person, når det ikke ville blive set som passende. For eksempel, hvis du er en mand, der taler til en kvinde, der holder en pung, er det ikke en god ide at holde din arm på din side, som om du også holder en pung.
  • Billedet med titlen Tilpas den måde, du kommunikerer med forskellige situationer Trin 3
    3. Vary din tone for at passe til situationen. Tone kan fortælle lytteren meget om situationen. Du kan bruge en seriøs tone, mens du diskuterer sager på arbejdspladsen, en opmuntrende tone, mens du vurderer en medarbejder eller en afslappet tone, mens du er ude med venner.
  • Når du justerer din tone, skal du sørge for, at din ikke-verbale og verbale kommunikationskamp, ​​som vil vise oprigtighed. For eksempel vil en virksomhed, seriøs tone blive undergravet, hvis du smilede og slouching. En seriøs tone ville parre bedre med et sternfag og begrænsede gestus, mens en opmuntrende tone ville parre godt med nikkende og gesturing.
    • Metode 2 af 4:
    Beskæftiger sig med medarbejdere og kollegaer
    1. Billedet med titlen Tilpas den måde, du kommunikerer med forskellige situationer Trin 4
    1. Planlæg ansigt til ansigt møder til nye eller komplicerede emner. Gå med personmøder, selvom du har lyst til at adressere emnet i en e-mail eller nyhedsbrev. På den måde vil du give folk en mulighed for at stille spørgsmål, og har chancen for at præcisere, når det er nødvendigt.
    • For eksempel tror du måske, at du kan forklare nye regler for medarbejderen, pauser korrekt gennem en e-mail eller ved at sende reglerne i breakroom.
    • Hvis du har et ansigt til ansigt møde med dine medarbejdere, kan du dog være sikker på, at alle forstår reglerne og kan holdes ansvarlige.
  • Billedet med titlen Tilpas måden du kommunikerer med forskellige situationer Trin 5
    2. Adresseproblemer med underordnede i en-til-en-møder. Undgå at kalde dem ud foran andre medarbejdere, da dette kan skabe vrede. E-mails kan fejlfortolkes, så det er bedst at ikke forsøge at adressere medarbejderproblemer på denne måde, enten. I stedet planlæg et møde, hvor du kan tale privat.
  • Sørg for at bruge ord, der forstås af den enkelte.
  • Åbn mødet med noget som "Frank, jeg ønskede at mødes med dig for at tale om et par problemer, jeg har set i din præstation i det seneste, og hvordan vi kan arbejde på dem."Det vil etablere en fast, men fremadrettet tone, i stedet for en alt for kritisk.
  • Skriv et resumé af mødet bagefter og email det til alle involverede. Dette tilføjer et andet niveau af klarhed til kommunikationen.
  • Billedet med titlen Tilpas den måde, du kommunikerer med forskellige situationer Trin 6
    3. Brug sociale medier professionelt. Undgå at gennemgå personlige klager eller fortrolige oplysninger om arbejde via sociale medier. Kort sagt, hold tingene professionelle. Hvis du typisk bruger sociale medier bare for at forbinde med venner, kan det betyde, at du ændrer både tone og indhold af dine indlæg.
  • Hold arbejdspladsen Social Media Posts Positive og Occise: "Hey Seattle, kom ned til Toms Sport for 20% rabat på alt udstyr i dag!"
  • Hvis du interagerer med kollegaer, medarbejdere eller kunder via sociale medier, styre væk fra personlige angreb, udluftning, klager og upassende billeder.
  • Antag at alt, hvad du sender online, kan ses af offentligheden.
  • Mange mennesker kan lide at holde separate sociale mediekonti - en til personlig brug, og en til professionel brug.
  • Billedet med titlen Tilpas den måde, du kommunikerer med forskellige situationer Trin 7
    4. Gennemgå, hvad du vil formidle, hvis du ikke kommunikerer personligt. Læs over en e-mail eller tekst, før du rammer "Send."FF du er nødt til at tale med nogen over telefonen, jote ned et par noter om, hvad du vil sige, før du foretager opkaldet. Kommunikation, der ikke finder sted ansigt til ansigt, kan være svært at fortolke, fordi du ikke har kontekstklokke som tone og ansigtsudtryk. Sørg for at du er helt klar:
  • Hvis du skriver på arbejdspladsen, skal du sætte hovedpunktet for din email i emnelinjen, eller hvis du i en tekst sætter det rigtigt på toppen. Modtageren vil sætte pris på, at du redder deres tid ved at være direkte.
  • Brug e-mail-emnelinjen omhyggeligt. Undgå vage eller indlysende emner, som f.eks. "Besked om arbejde."Brug i stedet specifikke titler som" møde med Bill Wyman den 16. november!"
  • Hvis du taler i telefon, skal du bruge klare verbale tegn på "SO, Natasha, grunden til, at jeg ringer til, er at tale om de faldende salgstal" og "Andre, jeg vil sørge for, at jeg forstår. Kan du gå over banen igen?"
  • Billedet med titlen Tilpas den måde, du kommunikerer med forskellige situationer Trin 8
    5. Sæt til side for lille snak, hvis du er indadvendt. Gå ud af din måde at bruge lille snak, så folk føler sig velkendte og komfortable at tale med dig i enhver sammenhæng. Selvom du er en introvert og lille snak, kommer ikke naturligt til dig, det er ikke svært at finde måder at have neutrale chats med mennesker.
  • Hold dig til neutrale, ikke-kontroversielle emner. For eksempel kan du tale om populære tv-shows, mad, eller den gamle standby, vejret.
  • For eksempel, prøv noget som "Hej, hvad tænkte du på den sidste episode af spillet af troner?"
  • Hvis du er i en overlegen eller ledelsesposition, vil du bruge lille snak vil hjælpe dine medarbejdere med at føle, at du kan relatere til dem og er tilgængelig. Brug af lille snak til chat med en leder eller chef hjælper med at etablere en obligation, hvilket gør det nemmere at tale om mere komplekse eller seriøse forhold senere.
    • Metode 3 af 4:
    Beskæftiger sig med følelsesmæssigt ladede situationer
    1. Billedet med titlen Tilpas den måde, du kommunikerer med forskellige situationer Trin 9
    1. Brug "I" snarere end "dig" udsagn. Rephrase de ting, du vil sige til, at de fokuserer på, hvordan du føler eller tænker, snarere end hvad en anden person har gjort. Der vil holde dem fra at føle sig angrebet. For eksempel:
    • På arbejde kan du sige noget som "Jeg husker at lære dette som en ny medarbejder" i stedet for "Du forstår ikke, hvordan dette virker."
    • Ligeledes undgå at fortælle en ven "du bliver ked af det for nemt."I stedet sig, sig noget som" Jeg har lyst til, at dette er noget, du virkelig bryr sig om."
  • Billedet med titlen Tilpas den måde, du kommunikerer med forskellige situationer Trin 10
    2. Bond med den, der er ked af det. Selvom en person gør dig ked af det, eller du bare forsøger at være en mægler mellem to parter, gør alt hvad du kan for at finde fælles grund i følelsesmæssige situationer. Hvis den situation er følelsesmæssigt ladet, hjælper smedning obligationer med at forhindre, at folk føler sig, at de er under angreb. Dette kan også forhindre en person i at gå på de defensive.
  • Stress partnerskab på den måde du sætter ting på. For eksempel brug sætninger som "vi kan gøre det," eller "vi er i dette sammen."
  • Billede med titlen Tilpas den måde, du kommunikerer med forskellige situationer Trin 11
    3. Vis empati for den anden person, i stedet for kritik. Nogle gange, når folk er ked af det, skal de lufte og for nogen at bare høre dem ud. Viser, at du tager deres bekymringer alvorligt og er villige til at prøve og forstå, hvad der foregår. Det betyder, at du bliver nødt til at tilpasse den måde, du kommunikerer, for at fokusere mere på at afspejle, hvad den anden person siger.
  • Prøv at sige ting som "Jeg hører helt sikkert, hvorfor du er ked af det," eller "du havde ret, det ville være irriterende for nogen."
  • Undgå at sige ting som "Du bør ikke rigtig være foruroliget over dette" eller "Jeg forstår ikke, hvorfor dette generer dig," selvom det faktisk føles.
  • Billedet med titlen Tilpas den måde, du kommunikerer med forskellige situationer Trin 12
    4. Gå ud af din vej for at vise respekt. At afføje en følelsesladet situation kræver, at du anerkender værdien og værdien af ​​andre mennesker, så de ikke føler sig magtesløse eller ugyldige. Aktieopgørelser, der udtrykker, hvad andre har gjort godt, eller de rettigheder og beføjelser, de har, som:
  • "Du har virkelig arbejdet hårdt på dette, har du ikke?"
  • "Jeg tror, ​​du har håndteret dette med en masse tålmodighed."
    • Metode 4 af 4:
    Kommunikerer med store grupper
    1. Billede med titlen Tilpas måden du kommunikerer med forskellige situationer Trin 13
    1. Skræddersy din præsentation for at passe til dit publikum. Det er vigtigt at kende dit publikum, så du kan forme din besked for at passe dem. Du bør vide, hvem der vil være i publikum, lidt om deres baggrund, og hvorfor de deltager i din præsentation. Jo flere oplysninger du har, desto bedre kan du forme din præsentation.
    • For eksempel, hvis du præsenterer en gruppe ledere, der ligger over dig på firmaets hierarki, så skal dit sprog være professionelt og poleret, med vittigheder eller slang udeladt. Du vil dog måske inkludere vittigheder, slang og simpelt sprog, hvis du taler til en gruppe rangeret under dig, da dette kan hjælpe med at lette spændingen i rummet.
    • Vær opmærksom på baggrunden for folk i publikum for at sikre, at du ikke bruger sprog eller eksempler, der er støtende.
  • Billedet med titlen Tilpas den måde, du kommunikerer med forskellige situationer Trin 14
    2. Kort ud af, hvad du vil sige. For at kommunikere tydeligt med en stor gruppe, har du brug for en plan for, hvad du skal sige, i modsætning til, når du har en uformel samtale med et par personer. Ellers vil du risikere at miste opmærksomheden hos dine lyttere. Planlæg dig:
  • De nøglepunkter, du vil understrege. For eksempel, hvis du introducerer din virksomheds nye 3-punkts salgsstrategi, skal du planlægge at blive lidt højere, når du nævner hvert punkt for første gang.
  • Øjeblikke, når du måske vil sænke (f.eks. At introducere nye eller komplicerede oplysninger).
  • Naturlige steder i din tale, når du kan pause, som efter at have introduceret hvert punkt i en trepunkts salgsstrategi. Dette giver tid for oplysningerne til at synke ind.
  • Billedet med titlen Tilpas den måde, du kommunikerer med forskellige situationer Trin 15
    3. Signpost Key Points i din tale. Brug nøgleord til at hjælpe med at skitsere hovedpunkterne i din tale. Det kan være svært at følge orale præsentationer, men disse "Signposts" hjælper dit publikum fortsæt. Gode ​​sætninger til at trække på inkluderer:
  • "Komme videre..." (for at introducere et nyt punkt).
  • "Som jeg tidligere udtalte,...." (for at minde publikum af dit hovedpunkt).
  • "At pakke tingene op...." (for at lade dem vide, at du nærmer dig slutningen).
  • Fortæl folk, når du vil besvare spørgsmål. Du kunne sige, "Venligst gem dine spørgsmål til slutningen, og jeg vil sørge for, at de besvares."
  • Billedet med titlen Tilpas den måde, du kommunikerer med forskellige situationer Trin 16
    4. Opret visuelle hjælpemidler til at understrege nøglepunkter. Sæt sammen et simpelt diasshow. Brug diasshowet som en måde at fremhæve nøglepunkter på, ikke for at forklare dem i detaljer. Ellers vil dit publikum bare se på dias i stedet for at være opmærksom på, hvad du siger.
  • Brug kun en lille mængde tekst eller visuelt materiale pr. Slide. For eksempel, hvis du beskriver tre mål for din organisations kommende år, skal du gøre et dias, der siger "Mål 1: Boost medlemskab 10%."
  • Det er nok information til at minde publikum om det punkt, du vil lave, men ikke så meget, at de vil stoppe med at betale opmærksomhed.
  • Billedet med titlen Tilpas den måde, du kommunikerer med forskellige situationer Trin 17
    5. Interagere med dit publikum. Inkluder pauser i din præsentation, spørger og opmuntrer folk til at anmode om spørgsmål, hvis de har brug for præcisering af nogen af ​​præsentationen. Du kan også adressere folk i publikum direkte, enten ved navn eller ved at se dem i øjet. Dette hjælper med at gøre præsentationen mere engagerende, holder publikums opmærksomhed og øger mængden af ​​oplysninger, de tager væk fra din tale.
    • Del på sociale netværk :
    Lignende