Sådan gør du en omkostningsanalyse: 14 trin (med billeder)

Omkostningsanalyse er en af fire typer økonomisk evaluering (de øvrige tre er costbenefitanalyse, omkostningseffektivitetsanalyse og omkostningsværktøjsanalyse). Gennemførelse af en omkostningsanalyse, som navnet indebærer, fokuserer på omkostningerne ved at gennemføre et program uden hensyntagen til det ultimative resultat. En omkostningsanalyse er et vigtigt første skridt, før du deltager i andre former for økonomisk evaluering for at bestemme egnetheden eller gennemførligheden af et potentielt projekt.

Trin

Del 1 af 3:

Definere dit formål og omfang

1. Find ud af hvorfor du har brug for en omkostningsanalyse. Omfanget af din omkostningsanalyse afhænger af dets formål, så før du kan overveje, hvor bredt du vil have din analyse at være, skal du vide, hvad du vil have ultimative spørgsmål, du vil have analysen til at svare på.

Hvis du gennemfører en omkostningsanalyse blot for at indstille et budget eller planlægge strategisk for fremtiden, vil du typisk foretage en omkostningsanalyse, der udvidede organisation.
På den anden side kan et snævrere eller mere specifikt formål, såsom at afgøre, om at regne for en bestemt tjeneste (og hvor meget), kræve en snævrere omkostningsanalyse, der kun behandlede omkostningerne ved den pågældende tjeneste.

Billedet med titlen Gør et omkostningsanalyse trin 2

2. Identificer perspektivet for din omkostningsanalyse. Ud over at finde ud af, hvorfor du har brug for en omkostningsanalyse, skal du også vide hvis Omkostninger, du skal analysere. Dette vil bestemme, hvilke data du samler, og hvordan du klassificerer det.

For eksempel kan du være interesseret i omkostningerne til dine kunder om at tilbyde en bestemt tjeneste. Du vil se på omkostninger fra deres perspektiv under hensyntagen til det beløb, du regner (eller planlægger at regne) for tjenesten, transport til din placering og andre omkostninger.

Hvis du simpelthen ser på prisen på programmet til din organisation, vil du se på dine organisatoriske udgifter generelt. Du kan også se på mulighederomkostninger, som om at tilbyde et program betyder, at du ikke vil kunne tilbyde andre programmer.

Billedet med titlen Gør et omkostningsanalyse Trin 3

3. Differentiere de programmer, du tilbyder. Hvordan du afgrænser dine programmer, bestemmer, hvordan du tildeler omkostninger med henblik på omkostningsanalyse. Hvis din organisation kører meget forskellige programmer, kan divisioner være indlysende. For overlappende programmer eller programmer, der deler ressourcer, skal du bestemme, hvordan du adskiller dem.

Programmer, der overlapper i væsentlig grad, kan klumpes sammen, snarere end evalueret separat. Gå med det, der gør mest mening for din organisations virksomhed, undgå dobbeltarbejde, hvor det er muligt.

For at afgøre, om programmerne skal adskilles, skal du se på de tjenester, der tilbydes af hvert program, de ressourcer, der er nødvendige for at levere disse tjenester, og hvem disse tjenester leveres til. Hvis to programmer er de samme i 2 ud af 3 af disse dimensioner, bør de sandsynligvis behandles som en med henblik på omkostningsanalyse.

Billedet med titlen Gør et omkostningsanalyse trin 4

4. Indstil den tidsperiode, du vil evaluere. Hvordan du kategoriserer og beregner omkostningerne afhænger af, om du analyserer disse omkostninger på lang sigt (sige måneder eller år) eller på kort sigt (et par uger eller måske endda en enkelt applikation).

For eksempel, hvis du forsøger at afgøre, om du skal opkræve for en bestemt tjeneste, vil du først bestemme, hvor meget den service koster, at du skal levere. Du ville så gøre en langsigtet prisanalyse for at afgøre, om din organisation kan opretholde et tab for at levere denne service.

Det er generelt bedst at vælge en tidsperiode, som du kan erhverve nøjagtige indtægtsdata, snarere end estimater. Dette vil hjælpe, hvis du planlægger at bruge din omkostningsanalyse som grundlag for yderligere økonomisk evaluering.

Del 2 af 3:

Kategorisering af omkostninger

1. Gennemgå tidligere omkostningsanalyserapporter, hvis det er tilgængeligt. Hvis din organisation har udført omkostningsanalyser i fortiden, skal du bruge de samme eller lignende metoder til at kategorisere omkostninger. Vedligeholdelse af kontinuitet på denne måde betyder, at rapporterne kan sammenlignes, hvilket gør dem mere nyttige over tid.

Du kan også se på omkostningsanalyser udført af lignende organisationer, der gennemfører lignende programmer eller leverer lignende tjenester.

Billedet med titlen Gør et omkostningsanalyse trin 6

2. Angiv alle direkte omkostninger til det program, du vurderer. Direkte omkostninger omfatter lønninger og fordele for holdmedlemmer, forsyninger og materialer og eventuelle nødvendige møbler eller inventar. Afhængigt af typen af program eller service, der tilbydes, kan du også have kontrakt, licens eller forsikringsomkostninger.

Direkte omkostninger er specifikke for det program eller tjeneste, du vurderer i din omkostningsanalyse - de deles ikke med andre programmer.

Overhead omkostninger, som f.eks. Hjælpeprogrammer eller leje, kan være en direkte omkostning, hvis programmet eller tjenesten har sin egen placering.

Billedet med titlen Gør et omkostningsanalyse trin 7

3. Omfatter indirekte omkostninger. Indirekte omkostninger omfatter generel administration eller ledelseslønninger og fordele, faciliteter, udstyr og alt andet, der deles på tværs af flere programmer eller tjenester. Hvad du kategoriserer som en indirekte omkostning afhænger af, hvordan du har adskilt de programmer eller tjenester, som din organisation tilbyder.

I sidste ende, når du beregner omkostningerne ved et individuelt program eller en tjeneste, skal du tildele disse indirekte omkostninger

Billedet med titlen Gør et omkostningsanalyse Trin 8

4. Organiser omkostninger for at afspejle formålet med din analyse. I sidste ende vil du have din omkostningsanalyse rapport til at være nyttig for din organisation. I stedet for at stole på brede finanskategorier, brug kategorier, der nøjagtigt afspejler, hvordan din analyse vil blive brugt.

Standardkategorier kan omfatte personaleomkostninger, driftsomkostninger og opstartsomkostninger. Inden for hver kategori skal du identificere, hvilke omkostninger der er direkte, og som er indirekte.

Del 3 af 3:

Beregning af omkostninger

1. Indsamle finansielle poster og oplysninger. For hver type omkostninger planlægger du at medtage i din omkostningsanalyse, notere, hvor du planlægger at få tallene til at beregne denne type omkostninger. Hvis du har brug for at estimere en pris, liste, hvor du får oplysningerne til at foretage et pålideligt skøn.

Brug faktiske omkostningsoplysninger så meget som muligt. Det vil øge brugen og pålideligheden af din ultimative omkostningsanalyse.
For estimater skal du søge pålidelige kilder, der kan anvendes så snævert som muligt. For eksempel, hvis du skal estimere løn, skal du bruge gennemsnitlige priser for medarbejderne lokalt, ikke nationalt.

Billedet med titlen Gør et omkostningsanalyse Trin 10

2. Samlede direkte omkostninger for programmet. Ved hjælp af oplysningerne i de poster, du har samlet, skal du tilføje løn, forsyninger, materialer og andre omkostninger, der kun gælder for det program, du vurderer. Udvid disse omkostninger ud over tidsperioden for din omkostningsanalyse.

Hvis du laver en langsigtet prisanalyse, skal du først og fremmest beregne direkte omkostninger på en ugentlig eller månedlig basis, og derefter udvide dem ud.

Ved beregning af personaleomkostninger skal du sørge for at inkludere omkostningerne (eller værdien) af eventuelle fordele, der tilbydes medarbejdere, der arbejder på programmet.

Billedet med titlen Gør en omkostningsanalyse Trin 11

3. Tildele indirekte omkostninger til det program, du analyserer. For at tildele indirekte omkostninger, skal du bestemme, hvordan hver pris kan opdeles blandt de forskellige programmer. Derefter beregne andelen af omkostningerne, som programmet bruger.

For eksempel antage, at du tildeler lønnen til direktøren for menneskelige ressourcer. Da de er ansvarlige for personale, giver det mening at opdele deres løn af antallet af personer på personale. Hvis du har 10 medarbejdere i alt, hvoraf 2 er dedikeret til det program eller tjeneste, du vurderer, kan du allokere 20 procent af direktørens løn til programmet med henblik på din omkostningsanalyse.

Billedet med titlen Gør et omkostningsanalyse Trin 12

4. Beregn afskrivninger på aktiver. Hvis din organisations kapitalaktiver, herunder møbler, udstyr eller inventar, skal bruges til at gennemføre programmet eller give den service, du vurderer, skal afskrivninger på disse aktiver indgå i dine samlede omkostninger for programmet eller tjenesten.

Beregning af afskrivninger kan være en kompliceret bestræbelse. Hvis du ikke har erfaring med at gøre det, overvej at ansætte en revisor.

Billedet med titlen Do a cost analyse trin 13

5. Faktor i skjulte omkostninger. Afhængigt af din organisation og det program, du vurderer, kan der være ekstra omkostninger, der ikke vises på ethvert budgetark eller finansiel rekord. Herunder estimater af disse omkostninger i din analyse vil give din evaluering mere troværdighed.

For eksempel, hvis du laver omkostningsanalysen af et program for en non-profit, kan skjulte omkostninger omfatte den anslåede værdi af frivillige timer, donerede materialer eller doneret rum.

Skjulte omkostninger kan også omfatte mulighedens omkostninger. For eksempel kan lancering af et program påvirke din organisations evne til at tilbyde andre programmer.

Billedet med titlen Gør et omkostningsanalyse trin 14

6. Gør konklusioner baseret på dine resultater. Vende tilbage til dit formål for at gøre omkostningsanalysen og afgøre, hvilke foranstaltninger der skal træffes. Du kan også omfatte fremskrivninger eller estimater af fremtidige omkostninger for programmet eller tjenesten.

På et minimum skal din omkostningsanalyse give din organisation de sande omkostninger ved at køre et program eller give en bestemt tjeneste.

Din omkostningsanalyse kan også rejse yderligere spørgsmål, hvilket indikerer yderligere analyse, før en endelig beslutning kan foretages.