Sådan er du en effektiv og organiseret sekretær

At være en god sekretær betyder at være forberedt, effektiv og velorganiseret. Ved at forbedre og perfektionere dine kommunikations- og organisationsfærdigheder kan du blive ekspertsekretær og en uundværlig del af et hold, hvilket gør din beskæftigelse mere engagerende, sikker og fornøjelig.

Trin

Metode 1 af 3:
Være forberedt
  1. Billedet med titlen være et effektivt og organiseret sekretær Trin 1
1. Være til tiden. Giv dig selv masser af tid til at pendle til kontoret og komme til møder eller andre aftaler. Vær tidligt for at give dig tid til at forberede eller bare indhente e-mails eller andre opgaver.
  • Prøv at spore den tid, det tager dig at komme på arbejde hver dag for at se, hvad det sande gennemsnit er, og juster din timing i overensstemmelse hermed. Tilføj en buffertid på 15 eller 20 minutter til en given tid, og selv test ud, hvor lang tid det tager at få et sted på forhånd at gå der for første gang.
  • Billedet med titlen være en effektiv og organiseret sekretær trin 2
    2. Vær klar mentalt. Få masser af hvile, så dit sind forbliver skarp og tænker effektivt. Har en kop kaffe eller te om morgenen, hvis du vil, eller når du har brug for et løft. Tag pauser og pause for at omorganisere dit skrivebord med jævne mellemrum.
  • Stå op fra dit skrivebord eller tag en pause fra hvad du laver i 17 minutter efter hvert 5. minut, da studier viser dette gør det til den bedste produktivitet. Gør et par enkle øvelser, tale med kollegaer, eller bare tage en tur rundt på kontoret i løbet af denne tid.
  • Billedet med titlen være et effektivt og organiseret sekretær Trin 3
    3. Kender skemaet. Bekendtgør dig selv med tidsplanen for din chef, selv eller andre medarbejdere, du har brug for at holde styr på i begyndelsen af ​​hver dag. Se over tidsplanen regelmæssigt, så du kan spare tid, når du laver aftaler og undgå dobbeltbestilling eller andre fejl.
  • Hold tidsplaner og kalendere åbne og tilgængelige for at trække op på din computer eller telefon på et øjebliks varsel, så du kan konsultere dem og tilføje aftaler i med det samme.
  • Billedet med titlen være et effektivt og organiseret sekretær Trin 4
    4. Kom til møder med alle materialer. Vis op til enhver aftale klar med materialer og klare noter fra tidligere møder, og en enhed eller notesbog til at tage ned minutter og andre noter fra det nuværende møde. Spørg din chef om noget om din rolle i mødet, herunder eventuelle specielle materialer som formularer eller uddelinger, som du kan have klar til at spare tid på at forberede eller udskrive senere.
  • Prøv at sende en dagsorden for det kommende møde, minutter fra det sidste møde eller andre relevante materialer til alle deltagere om morgenen eller natten før.
  • Billedet med titlen være et effektivt og organiseret sekretær trin 5
    5. Overvej at lære Shorthand. Lær om forskellige typer shorthand og måder at fremskynde din skrivning, hvis du tager mange noter med hånden. Tag et shorthand kursus for at lære tegnene og forbedre din hastighed.
  • Hvis du ikke ofte tager noter med hånden, eller du ikke ønsker at lære stenografi, skal du lave en skriveprøve. Indstil en timer i et minut og prøv at skrive en typisk email på din telefon, tablet, laptop tastatur og fritliggende tastatur. Tæl derefter antallet af ord, du har indtastet på hver enhed. Hold dig til enheden med det højeste ordtal, når du skal tage hurtige noter.
    • Metode 2 af 3:
    Blive organiseret
    1. Billedet med titlen være en effektiv og organiseret sekretær Trin 6
    1. Forpligte sig til lister og planlæggere. Hold en planlægger, kalender og opgaver og opdatere dem konsekvent. Hold dem let og nåede steder, eller har flere, der kan synkroniseres sammen.
    • Hvis du arbejder godt med pen og papir, skal du holde en lille planlægger eller en kalender, der kan passe i lommen eller taske, så du altid har det med dig. Hold en pen fastgjort, hvis det er muligt, så du behøver aldrig at fiske rundt for en. Har en udpeget note pad til at-do lister på dit skrivebord og krydse tingene væk som du går.
    • Hvis du arbejder bedre med digital organisation, skal du bruge telefonens kalender- og påmindelsessystem til at lave aftaler og modtage underretninger om dem. Prøv apps som WunderList eller TODOIST for at administrere dine opgaver.
  • Billedet med titlen være et effektivt og organiseret sekretær trin 7
    2. Synkronisere dine oplysninger. Sørg for, at du altid har noter og andre materialer med dig ved at synkronisere kalendere, lister og filer på tværs af alle dine enheder, som næsten alle moderne app har evnen til at gøre.
  • Del opgaver, dokumenter og noter med andre sekretærer, din chef eller andre medarbejdere med projektledelsessoftware som Basecamp eller Trello.
  • Del dokumenter og regneark med Google Docs og brug programmer som Dropbox eller Hightail for at sende filer.
  • Billedet med titlen Være et effektivt og organiseret sekretær Trin 8
    3. Farve-kode alt. Opsæt et farvekodende system for at hjælpe med at kategorisere alle dine materialer et overblik. Tildel en farve til hvert projekt, dag, medarbejder eller nogen måde, du vil afgrænse dit arbejde. Brug highlights og farvede faner eller etiketter til at markere filer, bakker og notatbøger for nemt at finde de rigtige oplysninger.
  • Mange web- og mobilapps til e-mail, kalendere og lister giver dig også mulighed for at tildele en farve til hvert element.
  • Billedet med titlen være et effektivt og organiseret sekretær trin 9
    4. Ryd din indbakke op. Hold din e-mail-indbakke ren og vigtig information Nem adgang til ved at indsende en email i en mappe med det samme, flagger eller markerer den som ulæst, hvis du skal komme tilbage til det eller arkivere eller slette det, hvis du er sikker på, at du ikke længere har brug for det.
  • Prøv at lave mapper for hvert år, kvartal eller måned eller mærke dem efter projekt, medarbejder eller type. Prøv at svare på, slette eller logge e-mailens oplysninger andetsteds med det samme. Indstil tidsplaner for dig selv, som at have alle e-mails arkiveret i passende mapper inden udgangen af ​​dagen, og rensning og håndtering af alt tilbage i din indbakke inden udgangen af ​​ugen.
  • Billedet med titlen være et effektivt og organiseret sekretær Trin 10
    5. Være konsekvent. Opbevar materialer af samme type på et bestemt sted, og udpegte notebooks og mapper til bestemte projekter. Har en bestemt notesblok til telefonnemos, for eksempel, der altid forbliver ved telefonen, så du aldrig ender med at tage en persons navn og nummer på en serviet. Hold møde noter på et særskilt sted fra andre noter, så informationen bliver ikke blandet og svært at finde senere.
  • Billedet med titlen Være et effektivt og organiseret sekretær Trin 11
    6. Gem papir og tid. Undgå at udskrive for at gemme papir og vælge online-formularer eller andre dokumenter, så du kan spare tid og ressourcer. Udfyld formularer elektronisk, hvis det er muligt. Scan og gem kopier af papirfiler, så de er altid tilgængelige og ikke bliver beskadiget eller tabt. Cirkulerer digitale filer, påmindelser, notater og dagsordener i stedet for papirversioner, når det er muligt.
  • Billedet med titlen være et effektivt og organiseret sekretær Trin 12
    7. Lager op på forsyninger. Aldrig løbe tør for vigtige materialer, du bruger til at blive organiseret, som notepads, penne, konvolutter og frimærker ved at købe eller lade en Office manager / køber vide, når du er på din sidste boks eller beholder af noget snarere end når de er væk. Bestil forsyninger i bulk fra et firma som Quill for at spare penge og undgå at løbe så hurtigt ud.
  • Hold forsyninger organiseret på dit skrivebord eller arbejdsområde. Brug containere, bakker, filmapper og andre beholdere, der alle er mærket eller farvet for nem sortering.
    • Metode 3 af 3:
    Kommunikerer effektivt
    1. Billedet med titlen være et effektivt og organiseret sekretær Trin 13
    1. Hold dig til scripts. Spar tid og energi ved at komme op med simpelt sprog for at genbruge for korrespondance, som du ofte gentager. Har flere scripts tilgængelige for forskellige situationer som e-mails, tryk på RELEASES eller telefonopkald, som du kan kopiere, indsætte og nemt redigere for at passe til det specifikke scenario.
  • Billedet med titlen være et effektivt og organiseret sekretær Trin 14
    2. Være en omhyggelig note-taker. JOT DOWN NOTER på din telefon, laptop eller Notepad for hvert møde, telefonbesked eller anden vigtig samtale. Placer eller flyt disse noter til specifikt mærkede fysiske eller elektroniske mapper, så du kan henvise til dem senere og have optegnelser over verbal kommunikation, som du måske glemmer i løbet af en travl dag.
  • Billedet med titlen være et effektivt og organiseret sekretær Trin 15
    3. Vær effektiv og venlig på telefonen. Øv din hilsen og andre vigtige eller almindelige oplysninger, du har brug for at sige over telefonen. Få listen over telefonudvidelser til dit kontor lige foran dig og arbejde på at begå dem til hukommelse, så du hurtigt kan overføre opkald hurtigt.
  • Få kendskab til de særlige funktioner i din kontor telefon, som at sende nogen direkte til en medarbejders voicemail eller tilføje folk til et konferenceopkald, så du kan spare tid og undgå tekniske vanskeligheder.
  • Billedet med titlen være et effektivt og organiseret sekretær Trin 16
    4. Tjek din grammatik. Sørg for, at enhver form for skriftlig kommunikation, du sender ud, er stavekontrolleret og fri for grammatik og tegnsætningsfejl. Tilbring de ekstra få minutter til at læse over e-mails, dagsordener og anden korrespondance for at kontrollere, at alt er korrekt og spar senere og forlegenhed for at skulle udstede korrektioner eller besvare e-mails fra forvirrede modtagere.
  • Tænd for stavekontrol i de programmer, du bruger til dokumenter, regneark og e-mails. Tænd for denne funktion i din browser også for at fange eventuelle fejl, mens du skriver på en webside, især når du sender til virksomhedens hjemmeside, sociale mediekonti eller andre officielle platforme.
  • Billedet med titlen Være et effektivt og organiseret sekretær Trin 17
    5. Hold e-mails og voicemails kort og sød. Angiv dit formål for at ringe eller e-maile i så få ord som muligt. Spørg direkte spørgsmål og gentag dit navn, firma, telefonnummer og e-mail, når det er nødvendigt. Give en tid, hvor du forventer eller håber at høre tilbage fra dem, så du kan håndtere kommunikation effektivt.
  • Billedet med titlen være et effektivt og organiseret sekretær Trin 18
    6. Bekræft aftaler og tider. Sørg for at du er på samme side og giv påmindelser ved at ringe eller sende dagen før eller dag for at bekræfte aftaler og andre vigtige engagementer. Kom tilbage i kontakt med folk, du ikke har hørt fra ved at sende høflige og kortfatte e-mails eller telefonbeskeder for at minde dem om, at du venter på et svar.
    • Del på sociale netværk :
    Lignende