Sådan forsvarer du dig selv under en indvandringsrevision (med billeder)

Hvis du ejer eller driver en lille virksomhed, modtager besked fra dig.S. Indvandrings- og toldhåndhævelse (is), som dine indvandringsformer revideres, kan være en stressende oplevelse - men det behøver ikke at være. Selvom overtrædelser kan resultere i stive bøder, skyldes disse sanktioner af en viden om at opretholde den krævede dokumentation for alle medarbejdere. Den bedste måde at forsvare dig selv under en indvandringsrevision er at være proaktiv og har etableret politikker på plads for at følge føderal lov. Bevis for sådanne politikker kombineret med streng registrering kan besejre den afgift, du med vilje ignorerede lovmæssige krav.

Trin

Del 1 af 3:

Træningsadministratorer

1. Etablere politikker for oprettelse og opbevaring af I-9s. At have standardpolitikker til håndtering af I-9`er og efter disse politikker mindsker konsekvent risikoen for at miste de nødvendige dokumenter.

Din virksomhed skal holde en I-9 på fil for hver medarbejder ansat efter 6. november 1986. Hvis du opsiger en medarbejder, skal du holde sin i-9 på filen i tre år fra udlejningsdatoen eller et år efter opsigelsen, alt efter hvad der er længere.
Hver ny udlejning skal udfylde den øverste del af hans eller hendes I-9 på udlejningsdatoen. Afsnit 2 bør udfyldes, og de relevante dokumenter, der er verificeret inden for tre dage efter medarbejderens ansættelsesdato.
Det er ikke specifikt forpligtet til at kopiere dokumenter, der leveres for at bekræfte en medarbejders arbejdstilladelse. Men hvis du beslutter dig for at kopiere disse dokumenter, skal dette ske for hver medarbejder konsekvent.
Hold to separate filer, en til nuværende medarbejdere og en til afsatte medarbejdere. Dette gør processen med at udrydde gamle I-9s mere effektive.
Dine I-9-filer skal holdes separat fra dine andre personalefiler, så du ikke behøver at bruge tid på at sortere dem ud, når du udfører årlige selvrevisioner, eller hvis du får en inspektionsmeddelelse fra is.

Billedet med titlen bliver en onkolog trin 6

2. Giv en skriftlig håndbog. U.S. Statsborgerskab og indvandringstjenester (USCIS) offentliggør en I-9-håndbog, der forklarer formularerne og hvordan man overholder føderal lov.

Du kan downloade I-9 Arbejdsgiverhåndbogen på http: // USCIS.GOV / I-9-CENTRAL.

Ud over den håndbog, der leveres af USCIS, skal du have skriftlig dokumentation af virksomhedens specifikke politikker og -procedurer, herunder navnene og kontaktoplysningerne for administratorer, der har ansvaret for overholdelse af indvandring. Tjek oplysningerne i din håndbog og opdater det regelmæssigt.

3. Udpege specifikke administratorer for at fuldføre I-9s. Kun tillader visse administratorer at fuldføre I-9`er, der er blevet fuldt uddannet, kan hjælpe dig med at styre processen og undgå fejl.

Sørg for, at dine administratorer har gennemgået USCIS-håndbogen og formular I-9 selv. De bør være i stand til at genkende fælles fejlmedarbejdere gør i at udfylde formularerne, så dine I-9`er er korrekte for første gang, snarere end at vente på en revision for at identificere unøjagtigheder eller ufuldstændige formularer.

Hvis du har et lille personale, kan du udpege en enkelt leder for at være ansvarlig for I-9s, selvom du har flere ledere, der har beføjelse til at ansætte nye medarbejdere.

Administratoren for I-9S skal oprette påmindelser, når du ansætter medarbejdere med midlertidige arbejdstilladelser, så deres formularer kan opdateres, når disse tilladelser ændres eller udløber.

4. Hold træningssessioner årligt. Regelmæssigt ruteflyvning og genopfriskningskurser for administratorer giver et vigtigt forsvar i tilfælde af, at uoverensstemmelserne opdages under en revision.

Ideelt set bør du planlægge træningssessioner, efter at du har gennemført din årlige selvrevision, så du kan informere passende administratorer om eventuelle fejl, der blev fundet.

Sikre administratorer med ansvar for I-9s forstår også anti-diskriminationsbestemmelserne i føderal lov. Eventuelle politikker bør være konsekvente, og du bør ikke kræve yderligere eller anden dokumentation fra en medarbejder, simpelthen fordi han eller hun har et udenlandsk lydende navn.

Del 2 af 3:

Gennemførelse af selvrevisioner

1. Overvej at indgå en udvendig revisionsselskab. En tredjeparts service med erfaring-revision i-9s kan finde fejl nogen på dit eget personale ville savne.

Brug af en tredjepartsrevisor kan gå langt i retning af at fastslå, at du har gjort en god tro for at overholde Federal Indvandringslov.
Nogle virksomheder giver advokater til revisionsforsvar samt udførelse af revisionstjenester. Søg online eller tale med andre små virksomhedsejere for at finde en tjeneste, der bedst passer til din virksomheds behov og budget.
ICE indeholder årlige selvrevisioner som en del af dets bedste praksis. I tilfælde af at en iskinspektion afslører fejl, giver beviser for regelmæssige selvrevisioner et forsvar, at du er seriøs om overholdelse af indvandring.
Hvis du ikke bruger et eksternt revisionsfirma, skal du have en medarbejder, der normalt ikke er involveret i ansættelse eller I-9-procesrevisionen, din I-9s.

Billedet med titlen Få en nødbeskyttelsesordre Trin 3

2. Kompilér en liste over alle medarbejdere. Du skal have en I-9 for alle nuværende medarbejdere såvel som dem, der er blevet opsagt i de seneste tre år.

Du vil måske oprette et regneark med din medarbejderroster, så du kan holde styr på hver I-9, når du udfører din revision. Lav en række for hver medarbejder, der har brug for en I-9, og lav derefter kolonner til en komplet og præcis I-9, en I-9, der kræver korrektion, eller en manglende I-9. Dette giver dig mulighed for at gennemgå dit personale på et overblik.

Billedet med titlen Beregn Federal Skat tilbageholdelse Trin 9

3. Saml I-9s for alle medarbejdere. Træk alle de formularer, du har, og sammenlign dem med din liste over medarbejdere for at sikre, at du ikke har nogen manglende I-9s.

Du skal også holde dig ajour i I-9S for inaktive medarbejdere - enhver, der er blevet afskediget, men er berettiget til genindførelse, eller dem, der for øjeblikket er i fravær.

For afsluttede medarbejdere skal du kontrollere, om du skal beholde dem. Hvis medarbejderen blev ansat for mere end tre år siden, eller blev opsagt for over et år siden, kan du ødelægge den medarbejders I-9.

Lav en note på alle I-9`er, du renser fra dine optegnelser med medarbejderens navn og datoen I-9 blev renset. Så rydde I-9.

Billede med titlen budget dine penge trin 7

4. Evaluere hver I-9. Kontroller omhyggeligt hvert afsnit af hver formular ved hjælp af de retningslinjer, der er lagt ud i I-9-håndbogen udgivet af USCIS.

Medarbejderen skal gennemføre § 1 i hans eller hendes I-9, der leverer navn, adresse, pigenavn og fødselsdato. Medarbejderen skal derefter give sit Social Security nummer og underskrive eller date formularen.

Hvis en formular ikke er udfyldt korrekt, skal du straks tale med medarbejderen om at korrigere fejlen eller manglen.

Gennemgå oplysningerne på formularen om de dokumenter, der leveres af medarbejderen. Hvis disse dokumenter er udløbet eller skal opdateres, skal du bede medarbejderen om at levere den aktuelle dokumentation.

Sørg for, at de kontrollerede dokumenter er angivet på formularen korrekt, og at fotokopier af de kontrollerede dokumenter er inkluderet med medarbejderens I-9.

Lav en note på din roster eller regneark, at genverifikation af medarbejderens dokumenter er påkrævet. Når du modtager og gennemgår aktuelle dokumenter, skal du opdatere dit regneark med datoen, hvor dokumenterne blev genverificeret.

Selvom der ikke kræves fotokopier af dokumenter, skal de være læsbare og skal bevares sammen med I-9-formularen, som de vedrører.

Billedet med titlen Find status for et socialt sikkerhedsanprisning Trin 14

5. Rette eventuelle fejl. I stedet for blot at have medarbejderen udfylde en ny form, skal du følge de specifikke processer, der er etableret af USCIS for at rette op på en fejlagtig I-9.

Nogle former må muligvis opdateres - for eksempel, hvis en medarbejder har giftet sig og ændret hans eller hendes efternavn.

I de fleste tilfælde kan du simpelthen rette oplysningerne på den oprindelige formular. Slå ud de unøjagtige oplysninger og tilføj din korrektion. Derefter indledende korrektionen og skriv datoen for korrektionen.

Lav en note på din roster af korrektionen og den dato, den blev lavet.

Hvis fejlen ikke nemt kan korrigeres, f.eks. Ved blot at slå igennem de forkerte oplysninger og skrive de korrekte oplysninger over det, skal du have medarbejderen med at udfylde en ny I-9. Fastgør den gamle, forkerte I-9 til den nye, korrekte en. Ikke ødelægge eller smide den gamle I-9, og ikke tilbage-date den nye.

Billedet med titlen Find status for en social sikringskrav Trin 11

6. Arbejde med medarbejdere for at fuldføre manglende I-9s. Hvis en nuværende medarbejder ikke har gennemført en I-9, skal han eller hende udfylde toppen af en formular og indsende den relevante dokumentation.

Hvis en medarbejder ikke har en I-9, og du opretter en til at dække manglen, skal du passe på ikke at bakke det. I stedet skal du bruge den dato, hvorarbejderens bilag er gennemgået.

Bemærk oprettelsen af den nye I-9 på din medarbejderroster som en afhjælpende handling, og inkludere den dato, den nye I-9 var afsluttet.

Hvis der mangler I-9 for en medarbejder, der er blevet opsagt, gør en note med hensyn til fraværet og hold den note med din I-9S i samme tid som du behøver for at holde den medarbejders I-9.

Del 3 af 3:

Håndtering Ice Inspections

1. Modtag din meddelelse om inspektion (NOI). Ice-inspektionsprocessen begynder, når du serveres med en NOI, der tvinger dig til at indsende dine I-9-formularer til revision.

Din meddelelse vil angive, hvordan inspektionen finder sted. I nogle tilfælde kan du få en istofficer på dit forretningssted for at gennemføre inspektionen. I andre skal du blot sende dine formularer til det relevante isfeltkontor.
Du kan modtage en stævning eller en beretning, der kræver dine formularer snarere end en meddelelse. Mens du har tre dage til at indsende de dokumenter, der kræves af en NOI, skal du producere dokumenter, der kræves i en stævning eller en garanti med det samme.

Billede med titlen Fjern en afdød person fra et gerningstrin 17

2. Overvej at konsultere en advokat. Hvis du er bekymret for, at I-9`erne du sender, vil ikke passere kontrol, skal du kontakte en erfaren advokat så hurtigt som muligt for at diskutere dine muligheder.

Se efter en advokat, der har erfaring med at arbejde med is og uscier, og hvem forstår I-9 juridiske krav og procedurer.

Billede med titlen Registrer et firma i Indien Trin 16

3. Saml din I-9s. Du har kun tre arbejdsdage fra den dato, du serveres med en NOI for at indsende din I-9S til revisoren.

ICE kan anmode om yderligere understøttende dokumentation, f.eks. En kopi af din lønningsliste, liste over dine nuværende medarbejdere eller forretningsdokumenter som f.eks. Driftslicensen eller inkorporeringsanlæg.

Når isen modtager dine dokumenter, analyserer en revisor dem for fuldstændighed og nøjagtighed.

Hvis du udfører årlige selvrevisioner, vil du måske overveje at indsende resultaterne af disse revisioner til is sammen med din I-9s. Dette omfatter eventuelle noter, du har lavet om manglende eller korrigerede I-9s, og regneark, du oprettede under din selvrevision. Disse rapporter viser, at du har lavet en god tro for at overholde loven.

Hvis du gemmer din I-9S elektronisk, skal du give officer adgang til dine formularer sammen med enhver software eller hardware, der er nødvendig for at se dem.

Billedet med titlen Få en fastholdelsesordre Trin 18

4. Modtag din anmeldelse af inspektionsresultater. Når revisionen er afsluttet, får du en meddelelse fra Ice, der forklarer, hvad revisoren har fundet, og hvilke handlinger der vil følge.

Hvis revisoren ikke finder nogen problemer med dine former, vil du modtage et overensstemmelsesbrev, der angiver, at du er i overensstemmelse med Federal Immigration Law.

Revisor kan finde uoverensstemmelser, der rejser mistanker, en bestemt medarbejder må ikke have tilladelse til at arbejde. I disse tilfælde har du og medarbejderen mulighed for at præsentere yderligere dokumentation, der beviser, at medarbejderen har tilladelse til at arbejde.

Hvis revisor finder betydelige verifikationskrænkelser, kan du få en meddelelse om hensigt at bøde. Denne meddelelse er forbeholdt papirarbejde uoverensstemmelser, hvor revisor har yderligere beviser eller grund til at tro på, at fejlene vidste og forsætlige.

Husk, at bøder kan vurderes for unøjagtigt eller ufuldstændigt papirarbejde, der ikke overholder føderal indvandringslov, selvom alle dine medarbejdere er autoriseret til at arbejde i U.S.

Billedet med titlen Få et varemærke Trin 18

5. Foretage eventuelle nødvendige korrektioner. Hvis revisor finder nogen tekniske eller proceduremæssige fejl, vil du typisk have ti dage til at rette op på disse former.

Hvis formularerne ikke korrigeres inden for ti dage, vil fejlen blive betragtet som væsentlige overtrædelser, og du vil blive sendt en meddelelse om hensigt at bøde.

For eksempel kan du have en medarbejder, der er en U.S. borger og er autoriseret til at arbejde i U.S., Men førerens licens, han leverede til identifikation, er nu udløbet. Denne I-9 skal opdateres efter at have verificeret, at den enkelte har fornyet sin licens ved at inkludere den nye udløbsdato.

Billedet med titlen påstandskompensation for whiplash Trin 32

6. Anmode om en høring. Hvis is sender dig en meddelelse om hensigt til Fine (NIF), har du mulighed for enten at forhandle om en løsning eller anmode om en høring.

Du har 30 dage fra modtagelsen af dit NIF for at anmode om en høring. Læs dit NIF for at lære de proceduremæssige krav og deadlines for at indgive dit svar.

Selvom du anmoder om en høring, kan du fortsætte med at forhandle om en løsning.

Husk, at bøder typisk vurderes kun for at kende overtrædelser. Du kan forsvare dig selv under en indvandringsrevision ved at bevise, at du har gjort en indsats i god tro for at overholde føderal lov, selvom nogle fejl skred gennem revnerne.

Billedet med titlen påstandskompensation for whiplash Trin 39

7. Argumentere for din sag. Ved din hørelse får du mulighed for at forsvare dig mod revisors krav.

Dokumentation af selvrevisioner såvel som dine skriftlige politikker og procedurer tjener som bevis for en god tro forsvar. Du kan argumentere for, at du har gjort en god tro for at overholde loven, der blev skabt selvrevisioner, og der blev oprettet skriftlige politikker og operationel, før du modtog en meddelelse om inspektion fra is.

Andre faktorer kan også argumenteres for at afbøde de bøder, der vurderes mod dig. Dommeren vil tage hensyn til virksomhedens størrelse, uanset om du driver sæsonmæssigt, og graden af medarbejderomsætning.

Del på sociale netværk :