Sådan er du en office manager

Som kontorchef vil du være ansvarlig for alle aktiviteter, projekter og medarbejdere inde på dit kontor. Dette kræver, at du har overlegen organisatorisk, lederskab og problemløsende færdigheder og er et stort ansvar, der ikke bør tages let. Heldigvis kan du med den rigtige uddannelse, erfaring og viden blive en kontorchef og trives i stillingen.

Trin

Del 1 af 4:
Udfører daglige opgaver
  1. Billede med titlen Find et babysitter job trin 4
1. Hold et rent kontor. Som kontorchef, er rensning og sikkerhed på kontoret og dine medarbejdere dit ansvar. Det betyder at få et udenfor vedligeholdelsesfirma til regelmæssigt at rense kontoret eller arbejde med et internt rensesats for at holde tingene rene.
  • Billede med titlen Køb en franchise business Trin 19
    2. Besvar telefonopkald og reagere på e-mails og voicemails. Et af dine vigtigste ansvarsområder som kontorleder vil være at svare og svare på kunde- og klientopkald. Det betyder at tage meddelelser og levere meddelelserne til de relevante personer på dit kontor. Det vil også betyde at besvare spørgsmål og løse problemer for resten af ​​dit interne kontorpersonale.
  • Billede med titlen Køb en franchise business Trin 26
    3. Rekruttere og ombord nye medarbejdere. Som kontorchef kan det være dit ansvar at interviewe og rekruttere nye medarbejdere. Hvis du skal gøre dette som en del af dine ansvarsområder, er det vigtigt, at du bygger en proces og får alt det nødvendige papirarbejde underskrevet og udfyldt af nye ansættelser. Det kan også være din pligt som kontorchef for at træne nye lejemål og få dem akklimatiseret til kontoret.
  • Billedbetegnelse Konto for lagerbaseret kompensation Trin 12
    4. Opretholde et kontorbudget. Du kan få til opgave at oprette og vedligeholde et kontorbudget. Dette kan variere fra simple kontorartikler som blæk, papir og penne til mere komplekse udgifter som lønning, forsyningsselskaber, udstyr og penge til kontordesignopgraderinger. Tænk på alle dine potentielle udgifter i løbet af året og kom med et realistisk skøn over, hvor meget alt vil koste.
  • Du kan bede om at se tidligere års budgetter for at forstå, hvad din skal bestå af.
  • Billedbetegnelse Konto for gæld tilgivelse Trin 4
    5. Håndter kundeklager og kommentarer. Hvis der er en alvorlig kundeklager, må du muligvis løse det. Når du får feedback fra klienter, er det også vigtigt, at du kommunikerer det til de andre afdelinger på dit kontor, så de kan tilpasse deres drift i overensstemmelse hermed. Hvis du ser en gentagne klage, ved du, at det er et almindeligt problem, der kan have brug for større handling, som en ændring i den måde, du gør ting.
  • Billedbet med titlen arbejde for en perfektionistisk chef Trin 6
    6. Opret nødprocedurer og følg regler. En anden måde at sikre kontorsikkerhed på er at sikre, at alt er op til kode, og at der ikke er nogen sunde eller sikkerhedsmæssige farer på dit kontor. Hvis der ikke er nogen nødprocedurer på plads i tilfælde af en nødsituation som ild eller oversvømmelse, skal du arbejde med ledelsen for at udvikle dem. Du kan også være til opgave at træne medarbejdere om, hvordan man evakuerer bygningen og forbliver sikker i tilfælde af en sådan nødsituation.
    • Del 2 af 4:
    Opbygning af nyttige færdigheder
    1. Billede med titlen effektivt bly grupper trin 3
    1. Udvikle stellar kommunikation. For at være en god kontorchef, skal du udvikle klar og koncist skriftlig og verbal kommunikation på dit kontor. Som leder vil folk se op til dig for at sætte standarderne for kommunikation. Sørg for, at alle dine kommandoer er klare og forsøger at være så detaljeret som muligt, når du giver folk instruktioner.
    • God kommunikation betyder også at være klar og kortfattet i e-mails. Undgå stenografi og være detaljeret i dine e-mails.
    • Miscommunication mellem medarbejderne kan skabe kaos og skade dine kontorer `produktivitet. Trin ind, når medarbejderne har uenigheder og løser problemet.
  • Billede med titlen Giv referencer trin 22
    2. Være i stand til at tilpasse og multitask. At være agile og målrettet vil hjælpe dig som kontorchef. Ofte vil du være involveret i flere afdelinger og kunne bidrage til mere end et projekt på én gang. Rul med stanserne og vær klar til at løse eventuelle problemer, som dit hold kan komme på tværs af. Som kontorleder skal du køre dit hold til slutmålet, og det betyder at håndtere eventuelle uventede problemer, der kunne opstå.
  • Bliv ikke bøjet ned og frustreret, fordi det vil sætte stemningen for resten af ​​kontoret.
  • Håndter en ting på et tidspunkt og fejlfindingsproblemer, som de kommer.
  • Billedet med titlen bliver en lærer i Indien Trin 14
    3. Bliv organiseret. Det er vigtigt, at alle de projekter, du er involveret i, forbliver adskilt og organiseret, fordi du sandsynligvis vil deltage i flere projekter samtidigt. Som lederen vil folk stole på dig for korrekt arkiveringsoplysninger og styre det på en måde, der er gennemsigtig for de andre, der arbejder på projektet. Hold gode optegnelser, log alt hvad du kan, holde lister over, hvad du skal gøre, og sørg for, at dine medarbejdere har adgang til de oplysninger, de har brug for.
  • Hvert projekt skal have en dedikeret mappe og indeholder undertiden undermapper, så du hurtigt og nemt kan få adgang til oplysninger.
  • Billedet med titlen Byg et godt team til forretningssucces Trin 17
    4. Hold en rolig, positiv holdning. En god kontorchef er rolig under pres og er konstant en kilde til motivation til deres medarbejdere på kontoret. Jo mere flygtige din ledelsesstil, jo mere kaotisk kontoret vil være. Hold en professionel opførsel, når det kommer til dine medarbejdere og klienter, og vær der for medarbejdere, der har brug for hjælp eller motivation.
    • Del 3 af 4:
    Få den rigtige uddannelse og erfaring
    1. Billedet med titlen Bliv et kabelinstallatør Trin 1
    1. Graduate High School eller få din GED. Typisk kræver Office Manager-positioner mindst en gymnasium eller en GED. Hvis du vil være en Office Manager, skal du sørge for, at du først graduerer gymnasiet eller tager et kursus for at få din GED.
  • Billedet med titlen Bliv en certificeret tandlægeassistent Trin 2
    2. Opnå en højere grad. Hvis du vil forbedre chancerne for at blive overvejet, vil en associeret eller bachelorgrad i Business Administration få dig til at skille sig ud. Hvis du vil være en kontorchef i en højt specialiseret eller teknisk industri, vil en bachelor eller kandidatgrad i den pågældende industri forbedre dine chancer for at få jobbet.
  • Billedet med titlen bliver et generelt transkriptionist trin 1
    3. Få erfaring med at arbejde på et kontor. Mange kontorchefer starter som administrative eller kontorassistenter. For at forbedre dine chancer for at lande et Office Manager job, så prøv at få erfaring med at bestille forsyninger, hjælpe en anden kontoradministrator, lave kundeservice, udføre faciliteter vedligeholdelse eller administrere et hold. Disse færdigheder vil overføre til en Office Manager rolle.
    • Del 4 af 4:
    Få jobbet
    1. Billedet med titlen Bliv en medicinsk Technologist Trin 3
    1. Tal med din HR-afdeling for at blive forfremmet til Office Manager.Hvis du allerede arbejder på et kontor, og der er en ledig stilling til en Office Manager-position, bør du planlægge et møde med HR og se, om du kan ansøge om jobbet. Nogle virksomheder vil hellere ansætte kontorforvaltere internt, og det kan være den mulighed, du har brug for for at få din fod i døren.
  • Billedet med titlen bliver et generelt transkriptionist trin 5
    2. Søg online for jobåbninger. Se på populære jobkort og søg efter Office Manager positioner. Prøv at finde positioner i brancher, som du allerede har erfaring med at maksimere chancerne for at lande jobbet.
  • Billedet med titlen bliver en notary offentligt i Wisconsin Trin 8
    3. Indsend din ansøgning og genoptag. Dit CV skal fremhæve eventuelle faglige færdigheder, som du har, og eventuelle tekniske, organisatoriske eller administrative færdigheder, som du besidder. Erfaring med at opretholde kontorudstyr som databasesystemer, computere, printere og telefoner vil komme til nytte.
  • Analytisk, finansiering, organisation og ledelsesevner er også gavnlige for en Office Manager.
  • Tænk på tidspunkter, hvor du var nødt til at organisere og styre folk i skoleprojekter, hvis du ikke har erhvervserfaring.
  • Billedet med titlen Bliv en bil ingeniør Trin 15
    4. Fortsæt Interviews. Når du interviewer, vil du sandsynligvis blive spurgt om din konfliktløsning, organisatoriske og økonomiske færdigheder. Vær klar til at besvare eventuelle gældende spørgsmål, der kunne kastes din vej og sørg for at understrege din administrative viden og færdigheder.
  • Hvis du interviewer for en kontorchef på et højt teknisk felt som medicin eller teknik, skal du være klar til at besvare eventuelle tekniske spørgsmål, der kan kastes din vej.

    • Video

    Ved at bruge denne service kan nogle oplysninger deles med YouTube.
    Del på sociale netværk :
    Lignende