Sådan redegøre til forudbetalte udgifter: 7 trin (med billeder)

Når du driver en virksomhed, er det meget almindeligt for flere udgifter - leje og forsikring, for eksempel - at blive betalt på forhånd. Disse udgifter, der betales på forhånd, er kendt som forudbetalt udgifter. At vide, hvordan man redegør for forudbetalt udgifter, indebærer for det første en forståelse af nogle vigtige regnskabsprincipper, efterfulgt af optagelsen af et par enkle journalposter.

Trin

Metode 1 af 2:

Forståelse forudbetalt udgifter

1. Bekendtgør dig med periodiseringsbaseret regnskab. For at forstå regnskabet for forudbetalt udgifter er det vigtigt at forstå det grundlæggende princip om periodiseringsbaseret regnskab. Helt enkelt, i periodiseringsbaseret regnskab, er indtægterne rapporteret om resultatopgørelsen, når de er optjent, ikke Når kontanterne modtages.

For eksempel, hvis du leverer en tjeneste på $ 1.000 i juni, og ikke modtager kontanter til tjenesten indtil august, vil indkomsten blive rapporteret om resultatopgørelsen som $ 1.000 af indtægter i juni. I august ville resultatopgørelsen ikke vise nogen indtægter (forudsat at der ikke var andre indtægter fra virksomheden). Dette skyldes, at du tjente indtægterne i juni.
Dette adskiller sig fra kontantbaseret regnskab, hvorved indtægterne registreres, når selve kontanterne er ydet, ikke når indtægterne er optjent.

Billedbetegnelse Konto for forudbetalte udgifter Trin 2

2. Lær definitionen af forudbetalt udgifter. En forudbetalt udgift er simpelthen en fremtidig udgift, der betales på forhånd. Typisk indebærer det en udgift i en regnskabsperiode, efterfulgt af forbruget af uanset forudbetaling var for over flere perioder. Fælles eksempler på forudbetalt udgifter omfatter forsikringspræmier, leje og eventuelle forretningskontrakter, der kræver betaling på forhånd.

For eksempel med forsikring, kan du betale din præmie seks måneder i forvejen (hvilket er almindeligt). Derefter vil denne præmie over en periode på seks måneder være "Brugt".

Billedbetegnelse Konto for forudbetalte udgifter Trin 3

3. Bekendtgør dig med forbindelsen mellem periodisering og forudbetalt udgifter. Accroual Accounting kræver, at indtægter indregnes i den periode, de er optjent (ikke når kontanter er modtaget), og det samme princip gælder for udgifter. Udgifter, på samme måde, indregnes ikke, når kontanter udbetales (eller når den forudbetalte udgift er betalt), og er ret anerkendt over tid, da det, der blev betalt, anvendes.

Som et eksempel, hvis du betaler leje seks måneder i forvejen, ville den forudbetalte udgift ikke registreres i måneden, når du sender check til udlejer. Udgiften vil snarere registreres i løbet af seks måneders periode, da udgiften er "opbrugt". I dette tilfælde vil en sjettedel af den samlede lejebeløb hver måned i seks måneders periode blive vist på resultatopgørelsen.

Noget kendt som det matchende princip er, hvad der regulerer behandlingen af forudbetalte udgifter. Dette princip dikterer, at udgifterne skal registreres, når de tilknyttede varer eller tjenesteydelser er blevet brugt, ikke når de betales for, så udgifterne Tændstikker Indtægterne, som udgifterne har bidraget til at tjene.

Metode 2 af 2:

Regnskab for forudbetalte udgifter

1. Forstå den grundlæggende regnskabsproces for forudbetalt udgifter. Den grundlæggende proces med regnskab for forudbetalt udgifter indebærer at placere den forudbetalte udgift på balancen som et aktiv, når udgifterne betales, og derefter gradvist opkræves den som en udgift i den periode, den anvendes.

Det betyder, at hvis du forudbetaler $ 12.000 værdi af leje i 1 år den 1. januar, ville det først blive placeret på balancen som et aktiv. Derefter vil det i løbet af året gradvist blive opkrævet som en udgift, hvilket reducerer aktivbalancen som tiden går videre.
I slutningen af januar vil aktivkontoen for eksempel reducere med $ 1.000 (hvilket afspejler 1/18 af den årlige betaling, der anvendes), og udgiftskontoen på resultatopgørelsen vil stige med $ 1.000.
Hvorfor er forudbetalt udgifter, der oprindeligt blev placeret på balancen som et aktiv? Dette skyldes, at virksomheden nu har ret til at modtage god eller tjeneste, i dette tilfælde leje. Fordi den forudbetalte udgift har værdi ($ 12.000), anses det for at være et aktiv.

Billedbetegnelse Konto for forudbetalte udgifter Trin 5

2. Optag journalposten for at gøre den forudbetalte udgiftsbetaling. Det første skridt begynder, når du udbetaler kontanter for den forudbetalte udgift. Der skal være en post i General Journal for at afspejle denne aktivitet.For eksempel overveje et firma, der betaler $ 12.000 for et års værdi af forsikringsdækning den 1. januar.

For at gøre dette skal du åbne uanset regnskabssoftware, du bruger, og vælg (eller opret) den forudbetalte forsikringskonto. Du kan derefter debitere denne konto for $ 12.000, og kredit kontantkontoen for $ 12.000

Da forudbetalt forsikring er en aktivkonto, vil ovennævnte poster i det væsentlige tilføje $ 12.000 til aktiver og trække $ 12.000 fra kontanter.

Asset Balance er upåvirket som den oprindelige transaktion, hvis fra en aktivkonto til en anden.

Billedbetegnelse Konto for forudbetalte udgifter Trin 6

3. Optag journalposten til bekostning af forudbetalt aktiv. Ved udgangen af hver regnskabsperiode bør den del af det forudbetalte aktiver, der er anvendt, udgiftsføres til resultatopgørelsen. I eksemplet ovenfor antager, at selskabet frigiver årsregnskabet kvartalsvis.

Den 31. marts, slutningen af første kvartal, skal en fjerde af den forudbetalte forsikring blive udgiftsført. At optage journalposten, debetforsikringsudgifter for $ 3.000 og kredit forudbetalt forsikring for $ 3.000.

Indgangen ovenfor reducerer kontosaldoen for forudbetalt forsikring og flytter den balance til resultatopgørelsen som en udgift. Dette skyldes, at 3 måneders værdi af forsikringsdækningen nu er blevet leveret af forsikringsselskabet og kan anerkendes som en udgift.

Billedbetegnelse Konto for forudbetalte udgifter Trin 7

4. Udgift det forudbetalte aktiv indtil slutningen af sit liv. Lav journalens indtastning ovenfor i slutningen af hver regnskabsperiode, indtil kontosaldoen på forudbetalt forsikring er 0. Hvis firmaet bruger året som regnskabsperiode, vil kun 1 journalindtastning være nødvendig for at registrere udgiften, som skal registreres den 31. december.

For eksempel, hvis regnskabsperioden er kvartalsvis, for pre-bytte på $ 12.000, vil hvert kvartal se $ 3.000 flytte fra den forudbetalte forsikringsaktiver, til forsikringsudgifter. Efter kvartal 1 ville den forudbetalte forsikringskonto have en værdi på $ 9.000, og ved udgangen af fjerde kvartal ville den forudbetalte forsikringskonto have en balance på 0.

Dette konkluderer processen med at tegne sig for en forudbetalt udgift, da omkostningerne gradvist blev brugt i løbet af året.