3 nemme måder at kommunikere med kunder

Uanset hvilken type virksomhed du er involveret i, og hvilken rolle du spiller inden for virksomheden - om det er salg, kundeservice, lager eller økonomi, skal du være i stand til at kommunikere effektivt med kunderne. Stærke kommunikationsevner vil gøre kunderne til at føle sig hørt og forstået og kan bygge deres tillid og tillid til din virksomhed. Glat kommunikation er også en fantastisk måde at hjælpe vrede kunder roligt ned, og at løse uenigheder uden at miste kunderne.

Trin

Metode 1 af 3:

Engagere sig positivt med kunderne

1. Hold en positiv holdning i hele samtalen. Det kan være nemt at føle sig drænet af samtaler med kunder, især hvis kundeservice er en stor del af din dag. Din holdning kan dog gøre en stor forskel, så gør en indsats for at forblive positiv, når du kommunikerer. Kunderne vil afhente din positive holdning og hjælpsomme demeanor og vil sætte pris på den respekt, du har vist dem.

Selvom du kommunikerer over e-mail, kan du stadig være positiv. "Tak for din forespørgsel! Jeg håber, vi kan gøre forretninger sammen igen i fremtiden!"Lyder meget bedre end," farvel."

Billede med titlen kommunikere med kunder trin 2

2. Opretholde høflig øjenkontakt og kropssprog, når man taler personligt. Kropsprog er en afgørende ikke-verbal kommunikationsform, og en, som du bør være opmærksom på, når du har en ansigt til ansigt snak med en kunde. Gør hyppig øjenkontakt for at vise, at du er investeret i, hvad kunden siger. For at undgå at vise uinteresseret i en samtale, prøv ikke at:

Kig på dine fødder eller på anden måde undgå øjenkontakt

Stå i en aggressiv kropsholdning (e.G. med arme krydset)

Kant væk fra kunden som om du forsøger at flygte rummet

Billede med titlen kommunikerer med kunder trin 3

3. Brug positive udsagn snarere end at lave negative krav. Kunder kan føle sig modløs, hvis din kommunikation til dem føles negativ eller curt. Så prøv at kommunikere med positive krav. Især hvis dit svar er i det væsentlige et "nej", gå et skridt videre og forsøge at finde en positiv løsning på problemet. Kunden vil sætte pris på din positivitet og indsats.

For eksempel, sig ikke "Vi er solgt ud af det produkt, undskyld."I stedet, prøv," at produktet er ude af lager, men det skal genopfyldes inden for en uge. Vil du gerne have, at jeg kontakter dig, når den er tilbage på lager?"

Eller undgå at sige: "Din computer er brudt - den kan ikke løses."Prøv noget som:" Situationen ser ikke godt ud ... Men lad mig tage computeren over til en af vores tekniske medarbejdere - de kan have nogle indsigter, som jeg ikke gør det."

Billede med titlen kommunikere med kunder trin 4

4. Afslut samtalen med et høfligt spørgsmål. Undgå at virke som om du er i et rush for at afslutte en samtale med en kunde. Hvis kunden mener, at du forsøger at afslutte samtalen så hurtigt som muligt, er de mere tilbøjelige til at føle, at de ikke har tilstrækkeligt lyttet til dem eller mødte deres behov tilstrækkeligt. Så om du slutter en samtale over telefonen eller personligt, konkludere med et spørgsmål som:

"Er der noget andet, jeg kan hjælpe dig med?"

"Har du andre spørgsmål til mig?"

"Jeg håber, at denne samtale hjalp - kunne jeg svare på alle dine spørgsmål?"

Metode 2 af 3:

Sikring af glat kommunikation

1. Bliv involveret i samtalen for at vise, at du aktivt lytter. Når du engagerer sig med en kunde, er intet værre end at handle som om du keder dig eller uinteresseret af samtalen. For at undgå dette, lyt aktivt. Spørg kunden, der præciserer spørgsmål, når noget ikke er klart for dig. Eller for at sikre, at du forstår kunden korrekt, prøv at omformulere et af deres punkter og sige det tilbage til dem.

For eksempel siger noget som om, "hvis jeg forstår rigtigt, siger du, at dine Bluetooth-hovedtelefoner ikke forbinder med dit køretøjs lydsystem?"

Billede med titlen kommunikere med kunder trin 6

2. Forklare komplekse eller tech-tung problemer analogt. Hvis du arbejder på et felt, som din gennemsnitlige kunde ikke fuldt ud forstår fuldt ud (e.G., Tech, Mechanics, Medical), du har brug for kreative måder at forklare begreber på, som ellers ville være svært for en legeson at forstå. For effektivt at kommunikere disse koncepter til kunderne, prøv at tænke på en analogi, der gør dem let forståelige.

For eksempel sige, at en kunde ikke forstår værdien af antivirusprogrammer på deres computer. Sig noget som, "Tænk på antivirusprogrammet som en politimand på din computer. Det tjekker hver fil, der kommer ind, og sørger for, at ingen af det kan skade din maskine."

Billede med titlen kommunikere med kunder trin 7

3. Opfølgning med kunder ved hjælp af deres foretrukne metode. Nogle kunder har stærke præferencer, så vidt som de ønsker at blive kontaktet til opfølgningsspørgsmål eller fejlfinding. Yngre eller flere Tech-Savvy-kunder foretrækker måske at blive kontaktet via tekst eller e-mail, mens andre kunder kan sætte pris på direktivet om et telefonopkald. At bede om en foretrukken metode vil sikre, at kunden ikke er generet eller ubelejligt, når du forsøger at kontakte dem.

Når du følger op, sig noget som: "Hej, vi talte i sidste uge om den nye iPad du købte. Jeg ønskede at tjekke ind - er alt, der stadig arbejder, så godt som du gerne vil."

Metode 3 af 3:

Undgå almindelige fejl

1. Modstå impulsen for at afbryde dine kunder, som de taler. Generelt viser du en mangel på respekt og angiver, at du føler, at dine tanker og ord er vigtigere end deres. Når du afbryder en kunde, vil de sandsynligvis føle sig som om deres bekymringer ikke bliver hørt. Så vent indtil kunden er færdig med at tale, og så reagere på deres erklæring eller spørgsmål.

Prøv at sige noget som: "Du rejste flere gode spørgsmål i træk. Jeg svarer på din første først, og derefter adressere dit andet spørgsmål."

Billede med titlen kommunikerer med kunder trin 9

2. Udfyld ikke en samtale med jargon eller vilkår, der fremmedgør kunden. Mens du måske har en fast forståelse af de professionelle vilkår, som du bruger på en daglig basis, vil dine kunder sandsynligvis ikke. Det betyder, at enhver industrielle vilkår eller jargon, du bruger, når du kommunikerer, kan forvirre kunderne eller få dem til at føle, at hvis du taler over hovedet. Så rephrase teknisk sprog i forhold til, at ikke-specialister kan forstå.

For eksempel i stedet for at sige: "Brug en VPN eller maske din IP-adresse, så du kan downloade PDF`en uden at få malware," Sig noget som "Du skal finde en måde at beskytte dine downloads mod vira."

Billede med titlen kommunikere med kunder trin 10

3. Undgå nedslående til kunder eller ved hjælp af komplicerede sætninger. Hvis en vred eller forvirret kunde kommer til dig med en klage - om personen eller over telefonen ikke taler til kunden på en måde, der belaster deres viden eller utilsigtet fornærmet dem. Hvis en kunde taler hurtigt, prøv ikke at sige: "Sænk ned! Jeg kan ikke forstå, når du taler for hurtigt."I stedet skal du prøve:" Jeg har problemer med at følge dig - Kan du sige det igen?"

For eksempel undgå at sige noget som: "Hvad jeg forklarer er ret teknisk og svært at forstå, så det ville ikke overraske mig, hvis du er forvirret."

Hvis kunderne er ulykkelige, skal du undgå at fortælle dem at "roe ned."Dette lyder nedslående og vil ofte gøre kunderne vredere.

Tips

Når du opretholder øjenkontakt med en kunde, må du ikke stirre så længe, at du kommer ud som uhyggelig. Det er naturligt at bryde øjenkontakt efter 4-5 sekunder og derefter se tilbage 3-4 sekunder senere.

Selvom du forsøger ikke at afbryde kunder, kan de stadig afbryde dig fra tid til anden. Tag dette i skridt, og prøv ikke at vise frustration.

Del på sociale netværk :