Sådan accepterer du et opsigelsesbrev (med billeder)

Et af de mere udfordrende aspekter af forvaltning af medarbejdere beskæftiger sig med en medarbejders afgang.At have en struktureret separationspolitik på plads i forvejen vil hjælpe dig med at vide, hvordan man accepterer et opsigelsesbrev.Ved hjælp af nogle grundlæggende forretningsstyringsfærdigheder kan du lære at håndtere en medarbejders beslutning om at træde tilbage fra din virksomhed på en mindelig måde.

Trin

Del 1 af 3:

Vedligeholdelse af forretninger (administrative detaljer)

1. Udvikle et logisk system til håndtering af opsigelsesbreve. Du vil blive uprofessionel, hvis du ikke har en klar, kortfattet måde at håndtere udgående medarbejdere på.

Det kan være gavnligt at have generiske separationsinformationspakker til at give til at opsige medarbejdere. Hvis de kommer til dig med deres opsigelse, vil de nok gerne tale med dig om at gøre de nødvendige skridt for at gøre overgangen ud af din virksomhed gå så glat som muligt. Tilbyde dem professionel rådgivning og opretholde en struktureret oversigt for varer som fratrædelsespakker, efterlad varselkrav, levering af en fremsendelsesadresse for den endelige løn og eventuelle ansættelsesdatoer.

Billedet med titlen Acceptér et opsigelsesbrev Trin 2

2. Bestemme, hvornår der skal foretages kontraokere. Hver fratræden er anderledes og involverer forskellige faktiske scenarier. Som arbejdsgiver skal du bestemme, hvornår modhuntere er acceptable, og når du blot vil lade medarbejderen gå. Nogle arbejdsgivere har en politik for aldrig at forsøge at bevare en medarbejder, der tilsyneladende ikke vil være der. En politik, der giver mulighed for nogle forhandlinger, kan dog være fordelagtige, især når medarbejderen er værdifuld for dit hold.

Hvis den enkelte, der sender et opsigelsesbrev, er en høj ranking officer eller executive i din virksomhed, kan du måske forstå hans eller hendes bekymringer og rette dem, så medarbejderen forbliver.

Billede med titlen Acceptér et opsigelsesbrev Trin 3

3. Udkast til et svarbrev.Inkluderet i dit Standard Resondation Acceptance System skal være et svarbrev.Brevet skal angive, at du fortryder tabet af medarbejderen, men respekt og forstå deres beslutning.Informer dem om den dato, du har modtaget brevet og datoen for deres endelige arbejdsdag.Vær hjertelig og ønsker din udgående medarbejder bedst.

Et prøve-svarbrev kan læse:
"Kære [Medarbejdernavn],
Jeg fortlagdeligt modtaget din opsigelsesmeddelelse om [Datoafgangsmeddelelse blev indsendt].Din opsigelse er godkendt, og din endelige arbejdsdag vil være [Dato for den endelige arbejdsdag].Det har været en fornøjelse at arbejde med dig og på vegne af hele virksomheden, jeg vil ønske dig lykke i alle fremtidige bestræbelser.Venligst rette spørgsmål til dette kontor.Tak for dine mange års service.
Med venlig hilsen [Dit navn]."

Billede med titlen Acceptér et opsigelsesbrev Trin 4

4. Beskyt fortrolige forretningsoplysninger.Hvis din virksomhed har givet en individuel adgang til firmaets kreditkort, bankkonti, biler eller bærbare computere eller andet elektronisk udstyr, skal du sikre dig, at disse returneres.Når de gik afsted, eliminerer medarbejderens adgang til kontoret via sikkerhedskort og skift system logon info.Beskyttelse af din virksomhed og dets ejendom skal være øverst på din prioriterede liste, når du overvejer, hvordan man accepterer et opsigelsesbrev.

Hvis medarbejderne er forpligtet til at underskrive en ikke-konkurrerende aftale som en del af ansættelsesprocessen, skal du gennemgå dette dokument med medarbejderen på det tidspunkt, hvor du accepterer deres opsigelse.Dette vil sikre, at de er fuldt bevidste om deres begrænsninger i frigivelse af virksomhedsoplysninger og kontakter kunder eller associerede virksomheder i virksomheden.

Billede med titlen Acceptér et opsigelsesbrev trin 5

5. Sæt tingene op.Hvis den afskedige medarbejder er midt i et projekt eller en aftale, får dem til at afslutte det.Hvis det er umuligt for dem at afslutte deres nuværende arbejdsbyrde, før de afgår, får dem til at udarbejde en rapport, der beskriver, hvad der er gjort, og hvad der er blevet forladt, fortrydes.Lad dem vide, hvad der forventes af dem, før de forlader virksomheden.

Instruere medarbejderen til at levere en liste over vigtige e-mail-adresser, telefonnumre og computerfiler til deres udskiftning.

Anmod om, at medarbejderen giver en fremsendelsesadresse for deres skatteopgørelser og endelig lønseddel.

Billedet med titlen accepterer et opsigelsesbrev trin 6

6. Opret en slutdato.Normalt, Human Resources Retningslinjer mandat, at medarbejderen giver mindst to ugers varsel, inden de fratræder.I slutningen af de to uger er medarbejderen fri til at forlade.Baseret på, hvad du kender til medarbejderens nuværende arbejdsbyrde, kan du eller måske ikke anmode om at forlænge den frist.Slutdatoer kan variere med medarbejderens position inden for virksomhedens personer, hvor flere ansvarsområder typisk vil vente længere, før de officielt forlader virksomheden end Junior Rank-and-File-medarbejderne.

Forskellige stater har forskellige love om varsel. For eksempel, i Kansas, behøver en medarbejder ikke at give nogen meddelelse, når han eller hun afslutter. Men nogle stater kan kræve forudgående varsel. Sørg for at du tjekker dine lokale love for at sikre, at den etablerede slutdato er gyldig.

Billede med titlen Acceptér et opsigelsesbrev trin 7

7. Arbejde med at ansætte en erstatning.Stien mod at erstatte den medarbejder, der forlader med en anden medarbejder, skal begynde med det samme.Søg dit firma roster for en acceptabel kandidat.Spørg den udgående medarbejder for forslag til, hvem de tror, ville være en god pasform for stillingen.Hvis der ikke findes nogen kvalificerede medarbejdere i din virksomhed, skal du åbne ansættelsesprocessen til eksterne kandidater.At lokalisere og uddanne den udgående medarbejders udskiftning på en hurtig og rettidig måde vil sikre, at workflow-afbrydelsen minimeres.

Hvis du kan ansætte afgangsmedarbejderens udskiftning, før de forlader, lad dem træne under den udgående medarbejder.Dette sikrer en jævn overgang.

Billede med titlen Acceptér et opsigelsesbrev trin 8

8. Gennemfør et udgangsinterview.Et udgangsinterview giver den afgangsmedarbejder en chance for at tale om deres erfaring med dig og udtrykke, hvad de følte arbejdet i deres specifikke afdeling eller i virksomheden som helhed.Opmuntre din afgangsmedarbejder til at være ærlig i deres evaluering af virksomheden, hans kollegaer og ledelse under udgangsintervjuet.Lyt omhyggeligt og brug deres indsigter som en mulighed for at lære, hvordan du bedst kan identificere deres udskiftning og justere forventningerne til den person, der antager positionen.

Glem ikke at finde ud af mere om, hvorfor medarbejderen ønsker at forlade, når du udfører udgangsintervjuet.Der vil normalt være en grund, der leveres i opsigelsesbrevet, men det er en god ide at dykke dybere ind i, hvad der kunne gøres for at gøre medarbejderen.

Del 2 af 3:

Lave en modsætning

1. Bestem, om du vil acceptere medarbejderens opsigelse.Forhandlinger med en medarbejder til ophold er normalt en god ide, hvis du har råd til det, især hvis de har mange år med virksomheden, masser af institutionel viden og værdifulde kontakter, der kan følge ham eller hende til deres nye position.

Billede med titlen Acceptér et opsigelsesbrev Trin 10

2. Find ud af så meget som muligt om medarbejderens grunde til at forlade virksomheden.Brug denne forklaring til at afgøre, om medarbejderen kan forhandles med.Hvis din medarbejder forlader, fordi de hader deres job, skal du ikke forsøge at holde dem rundt.Men hvis de forlader for at forfølge et bedre job - med mere frihed, bedre løn eller mere prestige - kan du overveje at tale dem ud af det ved at lave en modforbrug.

Billede med titlen Acceptér et opsigelsesbrev Trin 11

3. Forvent ikke det uundgåelige.Ofte vil en counter for at beholde en medarbejder ikke holde dem på din virksomhed i det lange løb.Der kan være grunde ud over dem, de har fået til at få dem til at forlade din virksomhed.Dette er ikke at sige, at din medarbejder lyver, men de kan faktisk tro på, at deres nuværende position er værd at holde for penge alene.Medarbejderne forlader typisk ikke udelukkende på grund af størrelsen af deres lønseddel. At holde dem omkring er en midlertidig løsning, der bedst undgås.

Billedet med titlen Acceptér et opsigelsesbrev Trin 12

4. Overvej den besked, du sender.Hvis andre medarbejdere får vind af det faktum, at du har lavet en modforfer til din opsigelse med ansat for at få dem til at blive, kan de andre se dig så desperat for at holde folk fra at hoppe skib.Desuden kan de føle, at de også skal se på andre arbejdsmuligheder og true med at forlade for at få en hæve eller forfremmelse.

Billede med titlen Acceptér et opsigelsesbrev Trin 13

5. Tryk ikke medarbejderen for at blive.Hvis deres sind er lavet, vil du ikke få noget ved at læne sig på dem for at blive.Forvirring ikke eller hævder tvivl om kvaliteten af firmaet, din udgående medarbejder er tilsluttet.Hvis medarbejderen er mindre sikker på hans eller hendes beslutning om at træde tilbage, få dem til at føle sig dumme, skyldige, eller egoistiske ved at afslutte, er ikke kun uprofessionel og manipulerende, men er ikke i dine bedste interesser.Denne underhandlede adfærd er ubekymret af en leder.

Tryk på medarbejderen til at blive dårligt for både dem og dig.Uden at løse de underliggende grunde til medarbejderens utilfredshed, skaber du en opskrift på senere skuffelse, når de beslutter at forlade.

Billede med titlen Acceptér et opsigelsesbrev trin 14

6. Være ærlig.Løfte ikke et tilbagetagelsesmedarbejder Nye ansvarsområder eller en ændring i kontorkulturen, hvis du ikke kan levere på den.Sådan mendacity vil unbittere din udgående medarbejder og forlade dem med en dårlig smag i deres mund, når de endelig indser, at intet vil ændre sig.

Selvom du er velmenende, skridt tilbage og spørg, hvad der er muligt, og hvad der ikke er muligt på din arbejdsplads.For eksempel, hvis din medarbejder ønsker et job, der allerede er fyldt af en anden, og det ville være overflødigt at skabe en identisk position, være ærlig og lade medarbejderen vide, at du ikke kan give dem, hvad de vil have.

Del 3 af 3:

Siger farvel og viser påskønnelse

1. Opretholde din composure.Håndter fratræden professionelt.Dette er især vigtigt, når du afleveres tilbagetrækningsbrevet personligt og modtager den første meddelelse af medarbejderens forlader.Reagerer ikke følelsesmæssigt.Hvis du reagerer negativt, kan medarbejderen blive fornærmet og lash ud på dig eller deres kollegaer.

En sur medarbejder kan gøre de få uger, de forbliver hos virksomheden et mareridt.
Reagerer med tristhed, chok eller sorg, mens forståelig, kunne gøre situationen endnu mere stressende og vanskelig for den afskedige medarbejder.
Tilføj ikke til medarbejderens stress og ubehag ved at bede dem om at blive (medmindre du også tilbyder en forbedret løn og fordele).

Billede med titlen Acceptér et opsigelsesbrev Trin 16

2. Tilbyde medarbejderen et anbefalingsbrev.Disse bør præcist beskrive, hvad medarbejderens ansvar var.Arbejde med dem, hvis de ønsker specifikationer i deres brev om det arbejde, de gjorde for din virksomhed, men vær ærlig og oprigtig.Hold dine bogstaver af anbefalingskort og til det punkt.Hvis virksomheden modtager brevet har spørgsmål, vil de kontakte dig.

Anbefalingsbrev vil variere, men en standardformular består af en hilsen ("Kære SO-OR-SO") - En beskrivelse af, hvordan du kender den afskedige person, hvor du beskriver din oplevelse med at arbejde med ham - og en litany af kvaliteter, som gøre medarbejderen attraktiv for dig og formodentlig til en anden arbejdsgiver.Det erklærer, at medarbejderen vil fortsætte med at udmærke sig i deres valgte erhverv.Giv dine kontaktoplysninger ved foden af brevet og foreslår, at hvis den potentielle arbejdsgiver er interesseret, er du tilgængelig for at tale mere om den pågældende medarbejder.

Giv konkrete eksempler til at sikkerhedskopiere hver ros, du laver.For eksempel kan du skrive: "John viste vedvarende kreativitet ved at løse designproblemer."Så skal du citere tre eller fire tilfælde, hvor John kreativt løst de ovennævnte designproblemer.

Billede med titlen Acceptér et opsigelsesbrev Trin 17

3. Lad banden vide.Send et memo eller e-mail til de afskedigende medarbejders kollegaer, der annoncerer opsigelsen.Lad dem vide beklageligt, at den pågældende medarbejder forlader, og på vegne af det firma ønsker du dem godt i deres fremtidige bestræbelser.

En meddelelse email kan læse noget som: "Det er med dyb beklagelse, at jeg skal informere dig om, at [medarbejderens navn] vil flytte til en anden position.Deres sidste dag vil være [medarbejderens sidste dag].Vær venlig at være med mig i at ønske ham / hende godt i alle fremtidige bestræbelser."

Billede med titlen Acceptér et opsigelsesbrev Trin 18

4. Fejre medarbejderens beslutning.Selvom du er skuffet over at se en god arbejdstager (og måske endda en god ven) forlade, er det vigtigt, at de ved, at deres arbejde og bidrag blev værdsat.Kast en arbejdsfest i slutningen af deres sidste dag for at lade dem vide.Hvis du ikke ønsker at tage stillingstid væk fra alle, sørg for, at alle skal mødes for drikkevarer efter enden af medarbejderens sidste arbejdsdag.Hvis du mener, at en mere intim afgang er passende, skal du have en lille hold frokost på medarbejderens sidste dag.

Billede med titlen Acceptér et opsigelsesbrev Trin 19

5. Lad døren stå åben.Udvide muligheden for medarbejderen til at vende tilbage, hvis de finder deres nye arbejdsgiver ikke virker.Lad dem vide, at de altid vil have et hjem hos din virksomhed.

Dyrkning af gode relationer med udgående medarbejdere er god forretning.Når udgående medarbejdere føler deres arbejde blev værdsat, og de blev værdsat, vil de fungere som goodwillambassadører for din virksomhed og anbefaler din virksomhed til andre potentielle medarbejdere og partnervirksomheder eller agenturer.Tilslutningerne Din medarbejdergevinster i hans eller hendes næste position kan også gavne dig, og de kan sende kunder eller andre potentielle medarbejdere din vej.

Tips

Måden du reagerer på en medarbejderafgang, påvirker direkte, hvordan resten af dine medarbejdere ser dig og behandler den udgående medarbejder.Hvis du reagerer med rancor, frustration, vrede og skuffelse, kan dine medarbejdere behandle den udgående medarbejder dårligt.Uanset om du er skuffet eller elateret, forlader de, accepterer medarbejderens beslutning om at træde tilbage med en positiv holdning.

Kræver altid medarbejdere til at indsende en skriftlig meddelelse om opsigelse.Verbale fratræder ("Jeg holder op!") Kan senere føre til krav om uretfærdig afskedigelse af medarbejderne.

Advarsler

Brændende broer er aldrig en god ide, især når man beskæftiger sig med en medarbejder, der har spillet en afgørende rolle i succesen af din virksomhed.

Hver stat har forskellige love om ansættelsesforhold. Sørg for, at du forstår og overholder alle statslige og lokale love, hvor du arbejder.

Del på sociale netværk :