Sådan indsendes en klage (med billeder)

Klager kan opstå på arbejde, skole, hjemme eller ud i offentligheden. I et regeringskontor eller et stort selskab kan klager indgives vedrørende diskriminerende praksis, usikre arbejdsmiljøer eller ulovlige praksis. Hjemme kan klager være relateret til støjende naboer, ufarlige forhold eller uagtsomme udlejere. Skolelaterede klager spænder fra student mobning til misbrugte lærere til usikre miljøer. Afhængigt af situationen kan du indgive en klage over telefonen, personligt eller skriftligt.

Trin

Del 1 af 7:

Forbereder at indgive en klage

1. Identificer kerneproblemet (r). Fokus på de faktiske begivenheder, der fandt sted. Det er vigtigt at adskille fakta fra følelser, især i følelsesmæssigt ladede situationer.

Hvis situationen er særlig kompleks, kan du finde det nyttigt at skrive dine tanker og følelser ned i en journal. At få en bedre følelse af dine følelser kan hjælpe dig med at adskille dem fra dine klagepunkter.
Hvis du har problemer med at finde ud af, om du bør klage, overveje at konsultere en upartisk tredjepart. Hvis du gør dette, skal du sørge for, at det er en person, du stoler på, som ikke deler nogen detaljer om din situation uden din godkendelse.

Billedet med titlen forhør nogen trin 14

2. Spørg dig selv om det er værd at din tid. Indgivelse af en klage kan være en lang og stressende proces. Det er vigtigt at spørge dig selv, om indgivelse af en klage er værd at din tid - især hvis du har mange andre ting at gøre.

Eksempel: Du køber en $ 5 boks hårfarvestof, der undlader at farve dit hår den lovede farve. Du sender en e-mail til virksomheden, der beder om refusion eller en kupon til en anden kasse med farvestof, og de siger nej. Hvis du eskalerer situationen ved at bede om at tale med en overlegen, kan du stadig være i stand til at få det, du vil have, men det vil tage tid, og slutresultatet vil bruge mere af virksomhedens produkter. Du kan måske opdage, at det ikke er værd at besværet.

Billede med titlen Håndter en medarbejder

3. Bestem den rette klageprocedure. Hver indstilling vil kræve en anden procedure, som du skal kunne finde online (på din virksomheds eller skoles hjemmeside), i din medarbejder eller elevhåndbog eller ved at kontakte en administrator.

Kontaktpersonen kan være din vejleder, din udlejer, din skoles hovedstol eller en anden relevant person med ansvar.

Hvis den person, du ønsker at klage over tilfældet, er den primære kontakt for klager, bør du kontakte nogen højere op end dem - for eksempel, hvis du vil indgive en klage over din chef, vil du sandsynligvis nødt til at kontakte menneskelige ressourcer.

Du kan blive rådgivet til at tale til en bestemt person, vises personligt, skriv et brev eller udfyld en formular.

4. Ved, hvilken løsning du vil have. At vide, hvilken form for opløsning du vil have, og så tydeligt artikulerer det er nøglen til at indgive en effektiv klage, uanset om det er imod et firma eller en person. Løsninger vil variere afhængigt af konteksten i din klage:

Hvis du ringer eller sender et firma til at klage over et defekte produkt, skal du først gøre dig bekendt med deres returpolitik. Hvis de kun erstatter defekte produkter og ikke refunderer dem, men du ikke vil have det samme produkt, kan du spørge, om de kan give dig en butikskredit i stedet.

Hvis du klager over en chef eller en lærerforståelse, kan mulige beslutninger være, at du kan overføre til en anden arbejdsafdeling eller afdeling eller ændre klasser eller skoler - i mere ekstreme tilfælde, kan du endda tro på, at personen fortjener at miste deres job.

Billede med titlen Conduct Research Trin 19

5. Saml dine bilag. Hold disse i en fil (eller en mappe på din computer, hvis de er elektroniske dokumenter), og fortsæt med at opdatere dem, når din sag skrider frem. Jo mere bevis for, at du har, jo mere effektive din klage vil være.

Eksempler på understøttende dokumenter til en detailtransaktion kunne omfatte salgsindtægter, produktfortegnelser og e-mail-udvekslinger.

For en klage over en chef eller lærer kan understøttende dokumenter omfatte upassende e-mails og Facebook-beskeder, journalposter, der beskriver forekomster, hvor du blev mishandlet eller brev af støtte fra vidner.

Billedet med titlen prioritere dine gæld trin 2

6. Hold optegnelser over alt. De typer af optegnelser, du beholder, afhænger af klageens sammenhæng.

Hvis du sender en klage over en virksomhed, vil du gerne have optegnelser over din kommunikation med dem samt eventuelle kvitteringer for købte produkter.

Hvis du har købt et defekt produkt, skal du holde posterne over de specifikke tider og måder, hvorpå det var fejlagtigt - desuden bemærk hvad du har gjort, hvis noget, for at forsøge at løse problemet.

Medmindre du har vidner, vil det være sværere at indgive en klage mod en chef eller lærer, der mundtligt misbruger eller chikanerer dig. Administratorer vil normalt bede om en detaljeret redegørelse for dine interaktioner med den pågældende person, så det er bedst at holde en journal.

Billedet med titlen Skriv en journal Trin 1

7. Hold en journal (valgfrit). Ofte i tilfælde af forseelse på arbejdspladsen eller skolen, vil mediatorer give mere vægt på din klage, hvis du har holdt en journal. Hvis du tror, at du måske har et problem med en chef, lærer eller anden overlegen, er det enormt nyttigt at holde en journal af dine interaktioner.

Dato dine sider og være så detaljeret som muligt om, hvad der blev sagt og gjort. Prøv at fokusere så meget som muligt på fakta i modsætning til følelser, som aflevering af en journal fuld af følelsesmæssige udbrud mod personen kan underminere din klage.

Hvis du vil give mere vægt til din journal, kan du overveje at gøre det i form af e-mails til dig selv, bare så datoerne registreres i noget andet end din egen håndskrift. Du kan beholde disse e-mails i en separat mappe på din e-mail-konto. Bare vær sikker på at du ikke ved et uheld sender dem til andre end dig selv!

At holde en journal kan virke dum, da du kunne gøre det hele op, men administratorer lægger stor vægt på det. Udover at opfylde administratorer, kan opretholdelse af en journal faktisk hjælpe dig med at holde dine fakta lige under, hvad der kan ende med at være en lang og forvirrende klagerproces.

Del 2 af 7:

Formulering af klagen

1. Vær specifik. Uanset om du klager over et produkt eller en persons adfærd, vil din klage være mere effektiv, hvis du er specifik om, hvad der er sket.

I tilfælde af en klage over en virksomheds service kan du skrive om, hvordan produktet specifikt brød ned - giver detaljerne i din kommunikation med virksomheden hidtil (inklusive eventuelle dokumenter / beviser mulig) - og derefter angive, hvordan du er utilfreds med Tjenesten, du har modtaget hidtil.
I tilfælde af en klage over en chef eller lærer til chikanering af dig, vil du beskrive, når problemet startede, præcis hvad chefen / læreren sagde eller gjorde, og hvor længe det fortsatte for (jeg.E. Giv en tidslinje af chikane). Du vil også inkludere beskrivelser af alt, hvad du gjorde for at forsøge at undgå, at personens uønskede opmærksomhed, og hvis det er relevant, fremlægge beviser for, hvordan deres adfærd påvirket dit arbejde.

Billede med titlen Skriv et tilskudsforslag Trin 3

2. Angiv tydeligt din ønskede opløsning. Når du sender en klage, vil folkene i den anden ende være mere tilbøjelige til at hjælpe dig, hvis du klart angiver din ønskede opløsning. Gør dette kan også hjælpe klagerprocessen, der bevæger sig meget hurtigere.

I tilfælde af et defekt produkt: "Jeg købte XYZ app 20 dage siden, og siden da, når jeg bruger det, fryser min enhed, og den eneste måde jeg kan få den til at frigøre er at genstarte det. Jeg klagede til kundeservice for 10 dage siden og blev sendt et kort svar 9 dage siden, der fortalte mig at fjerne og genoptage appen. Det gjorde jeg for 9 dage siden, og det virker stadig ikke. Jeg sendte en e-mail for 7 dage siden og har ikke modtaget nogen svar. På dette tidspunkt vil jeg gerne refundere, hvis det er muligt."

I tilfælde af misbrug: "Den 10. september sidste år deltog jeg i en kontorstid med DR. Smith. I løbet af kontoret og i flere tilfælde efter den første gang, dr. Smith lavede seksuelt aggressive kommentarer og bevægelser mod mig, hvilket fik mig til at føle sig ubehageligt. Jeg kæmper, fordi jeg er afhængig af ham for at passere min klasse, men jeg føler mig ikke behagelig at arbejde sammen med ham alene. På dette tidspunkt vil jeg gerne rapportere sin adfærd for at forhindre ham i at gøre dette til andre mennesker - jeg vil også gerne blive flyttet til en anden klasse."

Billedet med titlen Skriv et tilskudsforslag Trin 5

3. Vær respektfuld.Klager kan få følelsesmæssige, især hvis du ikke opnår din ønskede opløsning. Det er vigtigt at forblive respektfuldt til enhver tid - fra det tidspunkt, hvor du sender din klage til den tid, du modtager beslutningen.

Alt hvad du gør eller siger til at foreslå, at du ikke kan styre dine følelser, kan afspejle dårligt på dig, hvilket gør det mindre sandsynligt, at din klage vil nå sine ønskede resultater. Dette gælder især for klager over andres misbrug.

Uanset hvad du klager over, er respektfuld og høflig, er mere tilbøjelige til at få folk til at hjælpe dig end råben og sværger. Nogle mennesker kan endda bare lige nægte at hjælpe dig, hvis du råber og sværger på dem, og med rette.

Billedet med titlen Reducer dine studielånsbetalinger Trin 1

4. Stil spørgsmål, der kræver mere end "ja" eller "nej" svar. I stedet for at sige "Kan jeg få en refusion?"Eller" vil han være disciplineret?"Du kan måske spørge," Hvad kan der gøres for at hjælpe denne situation?"

Billedet med titlen Skriv et tilskudsforslag Trin 9

5. Polere din klage. Uanset om du indgiver en verbal klage eller en skrevet, skal du skrive den ned og give den en redigering, før du sender den. Hvis det er en verbal klage, kan du skrive et script og læse det højt, før du beslutter dig for en endelig version.

Det handler ikke kun om at sikre, at du staver ting korrekt - det handler også om at sikre, at du har sagt alt, hvad du vil sige, og at du har gjort det på den mest effektive måde, der er muligt.

Del 3 af 7:

Indgive en verbal klage

1. Øv din verbale klage højt. Ekstrem frustration eller følelser kan skyde din tænkning - det er derfor, det er vigtigt at virkelig vide, hvad du vil sige, før du kalder en verbal klage.

Du kan finde det nyttigt at skrive et script, eller i det mindste skrive ned dine hovedpunkter, så du kan tjekke dem, mens du går.

Billedet med titlen kommunikerer effektivt trin 25

2. Fokus på fakta. Når du laver point / skriver et script til din verbale klage, fokus på fakta. Når du føler dig følelsesmæssig, tag en dyb indånding og se ned på dit script / noter, så vende tilbage til fakta.

At være overdrevent følelsesmæssig vil kun få dig til at se svag og upålidelig for de mennesker, du klager til. Nogle mennesker kan endda tro, at de har gået overhånden, når de ser, at du er følelsesmæssig.

Billedet med titlen kommunikerer effektivt trin 17

3. Rapportere fakta om situationen i detaljer. Det kan være fristende at glatte over detaljer, når du taler ud højt i modsætning til at skrive dem ned. Det er vigtigt at være lige så klart og detaljeret, når man laver en mundtlig klage.

Identificer de faktiske begivenheder, relevante samtaler og / eller vigtige transaktioner, der har ført til din klage.

4. Stil spørgsmål. Hvis den person, som du taler, siger noget, som du ikke forstår, stop dem høfligt og bede dem om at afklare.

Billedet med titlen lykkes i netværksmarkedsføring Trin 4

5. Spørg om de næste trin. Før du er færdig med at tale til personen, skal du sørge for, at du ved, hvad de næste trin er. Mulige næste trin:

Når du kan forvente et svar.

Hvem kan kontakte dig næste gang.

Hvem du kan kontakte i mellemtiden, hvis du har spørgsmål eller husker flere detaljer, mens du venter på et svar.

Del 4 af 7:

Udfylde en klageformular

1. Bestemme hvilken form du har brug for. En standard klageformular kan være påkrævet ved indsendelse af klager i akademiske, virksomhedernes og offentlige indstillinger.

Nogle gange vil formularen variere afhængigt af arten af din klage. Hvis du har spørgsmål om, hvilken form du har brug for, skal du dobbeltkrydse med en administrator.
Hvis du har brug for at spørge om, hvilken form du har brug for, behøver du ikke være for specifik om arten af din klage - for eksempel "Jeg vil gerne indgive en klage over en lærer, der er seksuelt chikanerende mig."

Billedet med titlen Vær en vellykket iværksætter Trin 2

2. Giv fuldstændige oplysninger. Klageformularer vil anmode om dit navn, datoen for hændelsen, navnet på lovovertræderen og de handlinger og begivenheder, som du finder skadelig eller støtende. Sørg for at reagere på alle disse anmodninger så klart og specifikt som muligt.

Billede med titlen Køb en lager uden et børsmægler trin 7

3. Tegn og dato klagen formular. Klagerformer kræver generelt en underskrift og må ikke behandles uden en.

Billede med titlen notarize et dokument trin 3

4. Lav en kopi af klageformularen. Hold kopien på et sikkert sted, så du kan gennemgå fakta på et senere tidspunkt, hvis det er nødvendigt. Hvis du ikke har adgang til en kopimaskine, kan du lave en kopi af formularen ved at tage et højopløsningsfotografi af det med dit kamera eller telefon.

Hvis du ender med at tage et billede af formularen, skal du sørge for, at fotografiet er klart, før du sender formularen, ellers vil det ikke være en nyttig kopi til dig.

Hvis det er en online formular, kan du lave en kopi af det ved at gemme den som en PDF eller ved at tage et screenshot af det. Ofte bliver du bedt om at udskrive en formular, efter at du har udfyldt det - Hvis dette sker, skal du vælge "Udskriv til PDF" i udskrivningsprompten.

Del 5 af 7:

Skriver et klagebrev

1. Skriv et klagebrev i stedet for en formular. I visse miljøer må der ikke findes en formel klageprocedure. I så fald er det vigtigt at skrive et klagebrev for at dokumentere begivenhederne.

Du kan endda gerne gøre dette i kombination med en verbal klage, bare for at der er en skriftlig post, at din klage er blevet indsendt.

Billedet med titlen Start et bogstav trin 5

2. Giv de relevante oplysninger øverst på brevet. Dette omfatter den dato, hvor du skriver brevet, samt navnet, professionel position (hvis relevant) og adresse på den person, som du skriver på.

Billede med titlen Conduct Research Trin 23

3. Introducer dig selv. Hvis modtageren af klagebrevet ikke kender dig, skal du give tilstrækkelige relevante og personligt identificerbare oplysninger, som de får en følelse af, hvem du er. Sådanne oplysninger indeholder dit navn, position, adresse, telefonnummer og dit forhold til lovovertræderen (r).

Billedet med titlen Få et fuldt stipendium trin 1

4. Beskriv begivenhederne eller handlinger, der blev uddannet. Fortæller de relevante samtaler, datoer, transaktioner og eventuelle handlinger, du allerede har taget. Giv alle nødvendige oplysninger, f.eks. Hvor mange penge du tabte, eller hvem og hvor mange mennesker var involveret.

5. Bede om passende foranstaltninger, der skal træffes. Forklar dine forventninger, uanset om du forventer en tilbagebetaling, en undskyldning eller et andet middel.

Billedet med titlen annoncerer din pension Trin 8

6. Anmod om en bekræftelse på, at brevet er modtaget. Bed modtageren om at angive, at dit brev er blevet modtaget og for at præcisere tidsrammen for at løse problemet. Lad dem vide, hvordan de kontakter dig - for eksempel via telefon, e-mail, post eller alle tre.

Billedet med titlen Start et bogstav trin 6

7. Hold det så kort som muligt. Prøv at holde dit brev så kort som muligt. Holde sig til fakta og undgå at blive overdrevent følelsesmæssige. Hvis du beskriver en situation, hvor du blev chikaneret eller misbrugt, er det vigtigt at bemærke, at du følte dig ubehagelig eller risiko / usikker, men forsøger at angive dette i mere objektiv i modsætning til følelsesmæssigt sprog.

Mere mål: "Da jeg var på sit kontor, lukkede han døren og trak sin stol meget tæt på mig, inden for omkring 1 fod af mine knæ. Jeg flyttede min stol tilbage, men ramte muren, og han flyttede tættere og lænede sit ansigt mod mig og fortalte mig, hvor stor jeg kiggede stående foran klassen under min præsentation i dag. I det øjeblik følte jeg mig ubehagelig og fanget som jeg var imod muren og kunne ikke bevæge sig væk fra ham. Jeg ønskede ikke at forstyrre ham, så jeg fandt en undskyldning for at forlade, så snart jeg kunne."

Emotional: "Da jeg var på hans kontor, lukkede han døren og fangede mig inde med ham, da han flyttede tæt sammen imod mig og fortalte mig, hvor varmt jeg var før, selvfølgelig forsøger at kysse mig. Jeg følte mig skræmt og var bekymret for, at han kunne angribe mig, men jeg kunne ikke flytte, fordi han havde mig fanget mod væggen på det tidspunkt. Jeg løb ud, så snart jeg kunne."

Del 6 af 7:

Arbejder gennem klagen

1. Følg op på din klage. Hvis du ikke har hørt tilbage inden for den forventede tidsramme, skal du kontakte klagermodtageren for at høre om forsinkelsen.

Medmindre virksomheden / personen har fortalt dig ellers, kan en passende tid til at vente, være to uger.
Hvis du ikke har hørt noget inden for to uger, er det inden for grund til at kontakte dem og høfligt spørge, om de har modtaget din klage. Hvis du kommunikerer via e-mail, kan du vedhæfte en anden kopi af din klage til din besked, hvis de ikke modtog det første gang.

Billedet med titlen Vælg den rigtige skilsmisse advokat trin 1

2. Vær forberedt på at eskalere. Bekendtgør dig med niveauerne, at din klage vil gå igennem. Hvis du kæmper for at løse dit problem, skal du muligvis søge lovlig hjælp.

Hvis du har en klage over en virksomhed, skal dit første kontaktpunkt være lederen eller ejeren af virksomheden. Hvis det ikke virker, og hvis virksomheden er en kæde, kan du kontakte deres hovedkontor. Hvis det fejler, kan du overveje at indgive en klage til det bedre Business Bureau.

Hvis du har en klage over din chef eller en lærer, vær forberedt på din klage til at rejse gennem flere kanaler. Dens sti vil afhænge af din virksomheds / skoles proces for klager.

Et eksempel på at klage over en professor på et universitet ville være at forelægge først en skriftlig klage til din afdelingschef (så længe hovedet ikke er den fornærmende prof) - du måtte da være nødt til at tale med fakultetet Dekan og, afhængigt af På arten af din klage, et bestemt medlem af afdelingen, der vedrører din klage - e.G. Plagiering eller seksuel chikane vil blive behandlet af forskellige afdelinger.

3. Kend dine rettigheder. Nogle virksomheder og skoler vil forsøge at forsvare den person, der har været årsagen til din klage. De vil gøre dette, fordi det kunne være ret dyrt for dem at ild den person, selvom den person klart har været den, der mishandlede.

De kan forsøge at få dig til at føle, at du har lavet en fejl eller at du blæser tingene ud af proportioner. Det er muligt, at du er, men hvis du ved, du ikke er, lad dem ikke fortælle dig, at du tager fejl.

Hvis din klage er noget seriøst, fortjener det alvorligt behandling. Desværre, især i misbrugssager, vil virksomheden / skolen ofte beskytte lovovertræderen, hvis de er i en position over dig, for at indrømme forseelse kunne koste dem en masse penge.

Billedet med titlen kommunikerer effektivt trin 18

4. Bliv respektfuld. Din klage kan ikke gå på den måde, du vil have det til, men det er vigtigt at forblive respekt for alle involverede.

Lad ikke dine følelser få det bedre af dig. Jo mere følelsesmæssige du ser ud, desto mindre sandsynligt er folk at tage dig alvorligt eller vil hjælpe.

Billede med titlen Ansøg om stipendier Trin 10

5. Fortsæt med at holde registreringer af al kommunikation. Når du arbejder gennem klagen, skal du sørge for at holde poster over alle e-mails, telefonopkald og / eller andre kommunikationer.

Du skal muligvis henvise til disse for at beskytte dig selv eller minde virksomheden / skolen / osv. af ting, de har lovet.

Del 7 af 7:

Bevæger sig fremad efter klagen

1. Vær forberedt på ting at ændre. Chancerne er, den fornærmende part vil ikke være tilfreds med din klage. De kan endda kæmpe tilbage, og det kunne være stressende for dig. Du skal være forberedt på, at din klage kan gøre tingene sværere for dig.

Hvis du laver en klage over nogen på arbejdspladsen eller i skolen, kan du blive bedt om at sidde ned med den krænkende person og arbejde tingene ud, så du kan fortsætte med at arbejde sammen i fremtiden. Hvis det eskalerer til dette niveau, afhængigt af den fornærmende persons modenhed, kan de holde vrede mod dig, og tingene kan bare blive værre.
Hvis tingene bliver for vanskelige, kan du overveje at flytte til en anden skole eller job eller beder om at blive overført til en anden afdeling eller klasse, så du ikke behøver at se den person mere.

Billedet med titlen Die med værdighed Trin 5

Giv slip. Ideelt set vil din klage føre til en tilfredsstillende opløsning. Desværre gør mange klager ikke. Hvis din ikke gør det, skal du vide, hvornår det er på tide at give slip.

Husk at du lavede klagen, fordi du var utilfreds med, hvordan tingene gik på. Det vigtigste er, at du ikke længere er ulykkelig - du skal gøre dette fokus på din indsats, uanset hvad resultatet af klageprocessen er.

Billedet med titlen Find et interessant navn til dit band Trin 19

3. Lær af oplevelsen. Hvis der ikke er noget andet, der kan gøres, skal du prøve at lære en lektion fra din oplevelse og derefter arbejde på at gå videre. Hvis du er usikker på, hvad du kan lære af oplevelsen, overveje at spørge.

Dette kan være særligt nyttigt i en forsigtighedssituation, hvor du møder med folk, der er uddannet i konflikthåndtering. Når de giver dig de dårlige nyheder, kan du måske sige "Jeg må indrømme, at jeg er skuffet over dette resultat. Jeg vil ikke have det til at fortsætte med at påvirke mit liv. Har du nogle forslag til, hvordan jeg kan gå videre fra dette?"

Hvis din klage var hos en virksomheds defekte produkter og dårlig kundeservice, kan nogle lektioner, du måtte tage fra din oplevelse, indebære vrede management, klare kommunikationsevner og en finere indstillet evne til at søge velrenommerede virksomheder med gode produkter.

Billedet med titlen Die med værdighed Trin 1

4. Se en rådgiver. At se en rådgiver kunne hjælpe dig med at arbejde gennem eventuelle følelser, der måske er blevet opdraget under klageprocessen, især hvis det er en af en mere personlig karakter.

Video.

Ved at bruge denne service kan nogle oplysninger deles med YouTube.

Del på sociale netværk :

Sådan indgiver du en klage

Trin

Video.